GPS-Tracking einrichten

Unter Einstellungen → GPS-Tracking aktivieren Sie die GPS-Standortverarbeitung. Sie hängt einen Ortsstempel an einzelne Vorgänge. Eine fortlaufende Ortung oder eine Live-Karte Ihrer Mitarbeitenden gibt es nicht. Sie aktivieren diese Funktion als Arbeitgeber und datenschutzrechtlich Verantwortlicher selbst — NexDeck verarbeitet die GPS-Daten dabei ausschließlich nach Ihrer Weisung.

Einschalten kann nur der Inhaber. Abschalten kann jede Person, die die Einstellungen speichern darf, also auch ein Administrator.

Bevor Sie aktivieren

Vor der Aktivierung bestätigen Sie nacheinander sechs Punkte, die Sie vorher für Ihren Betrieb geklärt haben sollten:

1. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung wurde durchgeführt und intern dokumentiert.
2. Ein Datenschutzbeauftragter ist bestellt — oder Ihr Betrieb ist dazu nicht verpflichtet.
3. Eine Betriebsratsvereinbarung liegt vor — oder es existiert kein Betriebsrat und stattdessen eine interne Datenschutz-Richtlinie.
4. Alle betroffenen Mitarbeitenden wurden schriftlich informiert (Zweck, Rechtsgrundlage, Speicherdauer, Widerrufsrecht, Empfänger, ihre Rechte).
5. Die Erweiterung des Auftragsverarbeitungsvertrags zur GPS-Standortverarbeitung wurde akzeptiert.
6. Sie bestätigen als Verantwortlicher, dass alle vorstehenden Punkte erfüllt sind — diese Erklärung hält NexDeck mit Zeitpunkt, Ihrer Person und Ihren Bestätigungen im Aktivitätsprotokoll fest.

Optional können Sie einen Link zur Betriebsratsvereinbarung oder zur internen Richtlinie hinterlegen.

Wann ein Standort gespeichert wird

Ein Standort entsteht nur, wenn beides zutrifft: GPS ist in Ihrem Betrieb freigeschaltet, und die einzelne Person hat in ihrem Profil eingewilligt. Fehlt eins davon, wird der Vorgang trotzdem gespeichert — nur ohne Standort, und das Gerät wird gar nicht erst gefragt.

Das Gerät wird nur in einzelnen Momenten nach dem Standort gefragt:

• beim Starten und Beenden der Zeiterfassung, wenn die Person dort den Schalter Standort beim Start erfassen eingeschaltet hat,
• beim Hochladen eines Baustellenfotos (in der Fotoaufnahme der App nur, wenn die Person Standort mitspeichern wählt),
• beim Öffnen einer Sprachnotiz oder eines Barcode-Scans in der Materialerfassung,
• bei einer Fahrzeug-Inspektion, wenn die Person die Standortaufzeichnung einschaltet.

Dazu kommt der Aufnahmeort von Lieferscheinfotos — ebenfalls nur mit Freischaltung und Einwilligung. Im Projekt- und Kundenchat lässt sich kein Standort teilen.

Pausen tragen nie einen Standort. Wer die Pause beginnt, beendet damit seinen Arbeitsabschnitt — geortet wird höchstens dieses Ende und später der Wiederbeginn mit Weiter, nicht die Pause selbst.

Abgleich mit dem Einsatzort

Für Branchen mit Arbeit vor Ort finden Sie auf der Projektseite unter Projekt-Einstellungen den Abschnitt Geofence / GPS-Check-In. Ist er eingeschaltet und hat das Projekt Koordinaten, vergleicht NexDeck beim Start einer Zeitbuchung mit Standort diesen Standort mit dem Einsatzort:

• Der Radius ist für neue Projekte auf 300 m voreingestellt und lässt sich zwischen 50 m und 2.000 m einstellen. Bei Projekten, deren Abgleich Sie schon vorher eingeschaltet hatten, bleibt der dort eingestellte Radius stehen.
• Abgeglichen wird nur der Start — nicht der Stopp und keine Pause.
• Das Ergebnis ist ein Hinweis, der Start wird nie gesperrt, und die gebuchte Zeit ändert sich nicht. Liegt der Start außerhalb des Radius, zeigt der laufende Timer am Handy „Außerhalb des Radius um den Einsatzort gestartet".
• Fehlen dem Projekt noch Koordinaten, setzen Sie den Standort direkt in diesem Abschnitt über die Adresssuche.
• Ist GPS in Ihrem Betrieb nicht freigeschaltet, sagt das Formular das und verlinkt auf die GPS-Einstellungen — ohne Freischaltung kommt kein Standort an und es findet kein Abgleich statt.

Wer den Standort sieht

In der Zeiterfassung tragen Einträge mit Standort ein Kennzeichen GPS. Ein Klick darauf öffnet Standort zum Zeiteintrag mit Start- und Stoppzeit, Projekt und Check-in-Ergebnis:

• Gibt es einen Abgleich mit dem Einsatzort, zeigt der Dialog nur den Abstand zur Baustelle und das Ergebnis (zum Beispiel „an der Baustelle" oder „außerhalb (≈ 340 m)") — ohne Koordinaten.
• Ohne Abgleich zeigt er einen ungefähren Ort, auf etwa 100 m gerundet. Eine Umwandlung in eine Straßenadresse findet nicht statt.

Den Dialog öffnen Inhaber, Administrator, Betriebsleiter, Disponent, Backoffice und Buchhaltung für alle Einträge, alle anderen nur für ihre eigenen. Eine Karte gibt es nicht.

Auf der Seite Wer ist wo? sehen Inhaber und Administrator, wer gerade eingestempelt ist, auf welchem Projekt, seit wann und ob der Start innerhalb des Radius lag — ohne Koordinaten. Die Seite zeigt den Stand beim Aufruf; für einen neueren Stand laden Sie sie neu. Im Menü ist sie nicht eingetragen — Sie erreichen sie über den Link hier.

Wie lange der Standort bleibt

Die Koordinaten werden 90 Tage nach der Erfassung automatisch geleert — an Zeiteinträgen, Baustellenfotos, Sprachnotizen, Barcode-Scans, Fahrzeug-Inspektionen (samt dort gespeicherter Adresse) und Lieferscheinfotos. Der Eintrag selbst bleibt mit seiner eigenen Frist stehen, ebenso das Ergebnis des Abgleichs mit dem Einsatzort. Besteht für Ihren Betrieb eine Aufbewahrungssperre, wird bis zu ihrer Aufhebung nichts geleert. Den Abstand zum Einsatzort berechnet NexDeck aus den Koordinaten — nach dem Leeren wird er nicht mehr angezeigt, nur noch das Ergebnis.

Einwilligungen der Mitarbeitenden

Ist GPS-Tracking aktiv, zeigt die Seite, wie viele Mitarbeitende ihre individuelle Einwilligung bereits erteilt haben. Diese Einwilligung erteilt jede Person ausschließlich selbst — Sie als Administrator können sie nicht stellvertretend setzen. Ein Widerruf gilt sofort für neue Standorte. Als Nachweis speichert NexDeck dazu das Konto, den Zeitpunkt und die Fassung des Einwilligungstexts — keine IP-Adresse und keine Browserkennung.

Wieder abschalten

GPS-Tracking lässt sich auf derselben Seite jederzeit wieder deaktivieren.