Nummernkreise, Zusatzdokumente und E-Rechnung

Nummernkreise

Unter Einstellungen → Nummernkreise legen Sie die Präfixe für Ihre Belegnummern fest. Ab Werk folgt jede Nummer dem Aufbau Präfix-Jahr-Nummer. Im Reiter Belegnummern stellen Sie getrennt ein:

• Präfix für Angebote
• Präfix für Rechnungen
• Präfix für Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen und Stornorechnungen

Zu jedem Präfix sehen Sie sofort eine Beispielnummer. Eine Änderung am Präfix wirkt sich nur auf neue Dokumente aus — bereits vergebene Nummern bleiben unverändert, und eine Zähler-Historie zeigt Ihnen die bisherige Entwicklung.

Im Abschnitt Aufbau der Nummer ändern Sie für Rechnungen und Angebote Trennzeichen, Stellenzahl und Startwert. So kann ein bisheriger Nummernkreis aus einem anderen Programm weiterlaufen. Diese Angaben speichern Sie ausdrücklich, sie werden nicht automatisch übernommen.

Im Reiter Kundennummern legen Sie fest, wie Kundennummern vergeben werden (Präfix, Stellenzahl, Startwert), und ab welcher Nummer die DATEV-Debitorennummern beginnen.

Zusatzdokumente (Dokumentvorlagen)

Unter Einstellungen → Zusatzdokumente pflegen Sie eigene Vorlagen für Dokumente, die Sie Ihren Kunden zur Bestätigung schicken. NexDeck stellt dafür vier feste Kategorien bereit: Bevollmächtigung, Vertraulichkeit, Freigabe und Sonstiges. Den Inhalt jeder Vorlage füllen Sie selbst.

Jede Vorlage durchläuft einen Status: Entwurf → In Prüfung → Freigegeben. Danach kann sie archiviert werden. Auf der Karte einer Vorlage stehen die Knöpfe Bearbeiten und Duplizieren, dazu je nach Status Zur Freigabe (Entwurf), Freigeben (In Prüfung) oder Archivieren (Freigegeben).

E-Rechnung

Unter Einstellungen → E-Rechnung legen Sie fest, in welchem Format elektronische Rechnungen erzeugt werden. Ab 2027/2028 wird die elektronische Rechnung für Geschäfte zwischen Unternehmen in Deutschland schrittweise verpflichtend — die Einstellung hier bestimmt, wie NexDeck Ihre Rechnungen dafür aufbereitet.

Standard-Format und Profil

• ZUGFeRD 2.2 — ein PDF, in das die maschinenlesbaren Rechnungsdaten eingebettet sind. Für die meisten Geschäftskunden geeignet.
• XRechnung 3.0 — ein rein maschinenlesbares Format ohne eigenes PDF-Layout.

Dazu wählen Sie ein Profil: COMFORT (empfohlen, Standardprofil für die meisten B2B-Rechnungen) oder EXTENDED für komplexere Anforderungen. Das Profil bestimmt, welche Felder eine Rechnung tragen muss. Das gewählte Format lässt sich bei jeder einzelnen Rechnung noch einmal ändern — die Einstellung hier ist nur die Vorauswahl für neue Rechnungen.

E-Rechnung per E-Mail

Wenn Sie eine Rechnung über „Finalisieren & Versenden" abschließen, verschickt NexDeck die E-Rechnung per E-Mail an den Kunden — vorausgesetzt, für ihn ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt. Fehlt sie, wird die Rechnung finalisiert, aber nicht verschickt.

Mit dem Schalter E-Mail-Adresse beim Finalisieren verlangen verhindern Sie das: Eine Rechnung ohne E-Mail-Adresse des Kunden lässt sich dann gar nicht erst finalisieren, und NexDeck sagt Ihnen, was fehlt.

Reverse-Charge-Hinweis

Für Geschäfte, bei denen die Steuerschuldnerschaft auf den Rechnungsempfänger übergeht (§ 13b UStG), zeigt die Seite einen eigenen Hinweis — er ist ein Werkzeug zur Prüfung, keine steuerliche Bewertung durch NexDeck.