Von der Anfrage bis zur Mahnung

Dieser Artikel geht die Kette Anfrage → Angebot → Projekt → Rechnung → Mahnung Schritt für Schritt durch. Zu jeder Station steht, was du klickst, was von selbst passiert und wo du es einstellst.

1. Anfrage

Eine Anfrage legst du unter CRM → Anfragen an, oder sie entsteht von selbst aus einer Online-Terminbuchung oder einem Kontaktformular. An dieser Stelle wird nichts verschickt: Eine Anfrage bleibt intern, bis du daraus ein Angebot machst.

2. Angebot erstellen und verschicken

Unter CRM → Angebote legst du Positionen, Rabatte und Zahlungsbedingungen fest und siehst die PDF-Vorschau. Verschickt wird das Angebot erst, wenn du auf Versenden klickst. NexDeck verschickt kein Angebot von sich aus.

Dein Kunde nimmt das Angebot über den Link in der E-Mail an. Hat er dir telefonisch oder schriftlich zugesagt, trägst du das selbst ein: Als angenommen markieren.

3. Was beim Annehmen von selbst passiert

Sobald ein Angebot angenommen ist, erledigt NexDeck zwei Dinge:

• Projekt anlegen — im Angebots-Modus wird aus dem angenommenen Angebot automatisch ein Projekt. Im Pipeline-Modus (für Agenturen und Beratung) bleibt es ein gewonnener Deal in der Pipeline; das Projekt legst du dort selbst an. Welcher Modus gilt, siehst du unter Einstellungen → Workflow-Modus.
• Erste Rechnung — nur wenn du im Angebot einen Zahlungsplan mit einer Rate „bei Annahme fällig" hinterlegt hast. Ohne Zahlungsplan entsteht keine Rechnung von selbst; die erstellst du unter Finanzen → Rechnungen oder direkt aus dem Projekt.

4. Rechnung stellen

Pflichtangaben, E-Rechnung und Skonto erklärt der Artikel Rechnung stellen. Für die Kette wichtig: Entwurf und Festschreiben sind zwei Schritte, denn eine festgeschriebene Rechnung lässt sich danach nicht mehr ändern, nur noch stornieren. Standardmäßig schreibst du eine Rechnung von Hand fest. Unter Einstellungen → Rechnungs-Automatisierung kannst du das Festschreiben und Versenden für aus Angeboten entstandene Rechnungen auch automatisieren — das ist ein bewusst eingeschalteter Schalter, keine Vorgabe. Schlussrechnungen nimmt NexDeck davon in jedem Fall aus; die bleiben immer dein Klick.

Das Format beim Versand (PDF, ZUGFeRD oder XRechnung) stellst du unter Einstellungen → E-Rechnung ein, die Rechnungs- und Angebotsnummern unter Einstellungen → Nummernkreise.

5. Mahnung — die einzige Station, die ganz von selbst laufen kann

Die Mahnung kann vollständig automatisch laufen: Einmal täglich prüft NexDeck überfällige Rechnungen und verschickt die nächste Mahnstufe — aber nur, wenn du das Mahnwesen eingeschaltet hast.

Unter Einstellungen → Mahnwesen-Stufen legst du fest:

• ob das automatische Mahnwesen überhaupt läuft,
• welche Stufen, Fristen und Gebühren gelten,
• ob Mahnungen automatisch per E-Mail verschickt werden,
• und bei einzelnen Rechnungen, dass sie nicht automatisch gemahnt werden (zum Beispiel bei einer vereinbarten Ratenzahlung).

Ist das Mahnwesen aus, bleibt eine überfällige Rechnung liegen, bis du selbst mahnst.

Privatkunden werden nie automatisch angemahnt. Auch wenn der automatische Versand eingeschaltet ist, legt NexDeck für Privatkunden nur eine Mahnung zur Freigabe an — verschickt wird sie erst, wenn du sie bestätigst. Nur bei Geschäftskunden kann die Mahnung vollständig automatisch rausgehen.

Die Kette im Überblick

Mehr zum Zusammenspiel: Vom Angebot zum Geld — was passiert von selbst?