KI-Telefon

Der Telefonassistent geht für Ihren Betrieb ans Telefon, wenn Sie es nicht können. Er nimmt das Anliegen auf, fragt nach Name und Rückrufnummer und legt daraus eine Anfrage oder eine Rückrufaufgabe an. Bei einem echten Notfall verbindet er mit Ihrem Notdienst.

Das KI-Telefon ist ein Zusatzmodul. Sie finden es unter Kommunikation → KI-Telefon. Ist es noch nicht gebucht, zeigt die Seite Pakete und Preise; Inhaber und Administratoren können dort ein Paket anfragen oder einen Rückruf vereinbaren.

Pakete

• Gezählt wird je Kalendermonat, eine angefangene Minute zählt voll, nicht verbrauchte Minuten verfallen am Monatsende.
• Leitet der Assistent zu Ihrem Notdienst weiter, zählt die weitergeleitete Gesprächszeit mit.
• Werbeanrufe unter 30 Sekunden zählen nicht.

Ausgabenlimit: Für weitere Minuten gilt ein Limit, voreingestellt 50 € im Monat. Inhaber und Administratoren ändern es auf der Seite KI-Telefon im Abschnitt Kontingent, höchstens auf 1.000 €. Sind Inklusivminuten und Limit aufgebraucht, hört ein neuer Anrufer nur eine Ansage; seine Nummer kommt als Rückrufaufgabe zu Ihnen.

Bei 80 %, 90 % und 100 % der Inklusivminuten und beim Erreichen des Limits bekommen Sie eine Meldung in der Glocke; Inhaber und Administratoren zusätzlich eine E-Mail.

Einrichten

Rufnummer und Rufumleitung: Die Rufnummer des Assistenten schaltet NexDeck bei der Einrichtung für Sie. Sie steht danach oben im Abschnitt Einstellungen. Damit Anrufe dort ankommen, richten Sie bei Ihrem eigenen Telefonanbieter eine Rufumleitung auf diese Nummer ein.

Einstellungen (nur Inhaber und Administratoren — alle anderen sehen nur, ob der Assistent an ist):

• Telefonassistent nimmt Anrufe an — der Hauptschalter.
• Begrüßung — locker („Hallo, hier ist der KI-Assistent von …") oder förmlich („Guten Tag, Sie sprechen mit dem KI-Assistenten von …").
• Rückfallnummer — eine Nummer, unter der bei Ihnen jemand rangeht, etwa das Büro oder Ihr Handy. Dorthin geht der Anruf, wenn der Assistent einmal gestört ist oder der Notdienst nicht abnimmt. Ohne Rückfallnummer lässt sich der Assistent nicht einschalten.
• Besichtigungstermine am Telefon — wählen Sie einen Termintyp Ihrer Online-Buchung, bietet der Assistent bis zu drei freie Zeiten an. Ohne Auswahl notiert er nur die Wunschzeit.
• Ich biete einen Notdienst an — eingeschaltet tragen Sie die Notdienst-Nummer ein. Was für Ihr Gewerk als Notfall gilt (zum Beispiel Wassereintritt durch Decke oder Dach), steht direkt darunter. Wer am Notdienst-Telefon abnimmt, hört zuerst eine kurze Ansage und nimmt mit der Taste 1 an. Bei Gefahr für Leib und Leben verweist er immer auf die 112.

Bereitschaft: Unter den Einstellungen tragen Sie ein, wer wann Bereitschaft hat (Mitarbeiter, Von, Bis). Während einer Bereitschaft gehen Notfälle an das Telefon dieser Person, sonst an die feste Notdienst-Nummer. Die Telefonnummer kommt aus dem Personalbereich; wer keine hinterlegt hat, lässt sich nicht auswählen.

Inhaber und Administratoren können auch Nex fragen („Wer hat am Wochenende Bereitschaft?“). Nex kann Bereitschaft eintragen oder entfernen („Trag Max für das Wochenende in die Bereitschaft ein“) — er zeigt vorher eine Karte, und erst Ihr Klick auf Eintragen bzw. Entfernen ändert den Plan. Telefonnummern nennt Nex nicht.

Bevor der erste Anruf angenommen wird, braucht es zweierlei: Der Inhaber hat der aktuellen Fassung des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) zugestimmt, und in den Firmendaten steht die vollständige Anschrift (Straße, PLZ, Ort). Fehlt eines davon, nimmt der Assistent keine Anrufe an.

Steckbrief: was der Assistent über Ihren Betrieb sagt

Name, Anschrift, Leistungen und Öffnungszeiten kommen aus den Firmendaten. Alles Weitere steht im Steckbrief auf derselben Seite:

• Einzugsgebiet — zum Beispiel „Düsseldorf und 25 km Umkreis". Ob ein Ort dazugehört, klären Sie beim Rückruf.
• Preisregel — das Einzige, was der Assistent zu Preisen sagt, zum Beispiel „Die Besichtigung ist kostenlos." Ohne Preisregel sagt er: „Den Preis nennt Ihnen der Betrieb."
• Häufige Fragen — bis zu 20, mit der Antwort, die er geben soll.
• Fragen zum Auftrag — bis zu 10, die er bei einer neuen Anfrage stellt. Für Ihr Gewerk gibt es einen Vorschlag, beim Maler zum Beispiel „Geht es um innen oder außen?". Eine Frage, die mit „Nur bei …:" beginnt, stellt er nur in diesem Fall („Nur bei einer Fassade: Wie viele Stockwerke hat das Haus?").
• Adresse des Einsatzorts erfragen — vollständige Adresse, nur den Ort oder keine.

Mit Als Entwurf speichern ändern Sie noch nichts am Telefon. Erst Freigeben macht den Steckbrief gültig — ab dem nächsten Anruf. Was nirgends steht, beantwortet der Assistent nicht.

Inhaber und Administratoren können auch Nex fragen („Was sagt mein Telefonassistent zum Preis?") oder ihn den Entwurf ändern lassen („Der Telefonassistent soll nur nach dem Ort fragen"). Freigeben müssen Sie selbst auf der Seite KI-Telefon.

Was im Anruf passiert

• Gleich im ersten Satz sagt der Assistent, dass hier eine KI für Ihren Betrieb spricht und dass er das Anliegen notiert. Dieser Hinweis lässt sich nicht abschalten.
• Will der Anrufer nicht, dass etwas notiert wird, genügt ein Wort — dann hält der Assistent nur den Widerspruch fest und beendet das Gespräch.
• Auf Wunsch liest er die Datenschutzhinweise vor.
• Er ordnet das Anliegen ein (neue Anfrage, bestehender Auftrag, Rechnung, Termin ändern, Reklamation, Nachricht für eine Person oder Rückrufwunsch) und stellt dazu die passenden Fragen.
• Den Nachnamen lässt er buchstabieren und liest ihn zurück, ebenso die Rückrufnummer. Will der Anrufer unter der Nummer zurückgerufen werden, von der er anruft, übernimmt er diese.
• Bei einem Notfall nach Ihren Kriterien verbindet er mit Ihrem Notdienst.

Was danach bei Ihnen ankommt

• Neue Anfrage von jemandem, der noch nicht Kunde ist → eine Anfrage unter Kommunikation → Anfragen.
• Alles andere (Bestandskunde, Reklamation, Rechnung, Termin …) → eine Aufgabe „Rückruf: …" mit dem Anliegen. Gibt es zur Nummer schon eine offene Anfrage, hängt die Aufgabe daran statt einer zweiten Anfrage.
• Ist der Anrufer als Kunde oder Anfrage bekannt, steht der Anruf auch in dessen Verlauf.
• Termine sind nur vorgemerkt. Hat der Anrufer eine angebotene Zeit gewählt, bestätigen Sie sie unter Online-Buchung → Anfragen und sagen dem Kunden schriftlich zu. Eine Vormerkung hält die Zeit 72 Stunden frei.

Benachrichtigung: Zu jedem neuen Anruf kommt eine Meldung in der Glocke. Inhaber, Administratoren und Betriebsleiter bekommen zusätzlich eine E-Mail — nur mit Art und Dringlichkeit und einem Link, ohne Namen, Nummern oder Anliegen. Mit Mail bei neuen Anrufen an mich schalten Sie diese Mail für sich ab.

Die Anrufliste

Oben stehen die Zahlen des Monats: Anrufe, Minuten, erfasste Anliegen und Notfälle. Darunter die Anrufe (die letzten 200) mit Anliegen, Dauer und Ergebnis. Sie können suchen und filtern (Offen, Erledigt, Notfälle, Weitergeleitet …).

• Als erledigt abhaken — wenn Sie zurückgerufen haben; mit einem weiteren Klick ist der Anruf wieder offen.
• Diesem Kunden zuordnen — erscheint, wenn der Name zu einem Bestandskunden passt, die Adresse aber fehlte oder nicht eindeutig war. Ein Klick verknüpft Anruf und Rückrufaufgabe mit dem Kunden.

Datenschutz

Für Anrufe, die der Assistent annimmt, ist Ihr Betrieb verantwortlich. Unten auf der Seite steht ein Textvorschlag für Ihre Datenschutzerklärung, passend zu dem, was der Assistent am Telefon vorliest. Ergänzen Sie die Angaben in eckigen Klammern und übernehmen Sie den Text. Ob er für Ihren Betrieb vollständig ist, prüfen Sie bitte selbst.

Nach 90 Tagen werden Anrufernummer und Zusammenfassung eines Anrufs geleert. Dauer und Minuten bleiben für die Abrechnung. Was daraus als Anfrage oder Aufgabe entstanden ist, bleibt dort, bis Sie es löschen oder es nach den Regeln dieses Bereichs gelöscht wird.

Kündigen

Das Zusatzabo kündigt nur der Inhaber: Einstellungen → Mein NexDeck-Vertrag → KI-Telefon kündigen. Es endet zum Ende des bezahlten Monats; bis dahin läuft der Assistent weiter. Ihr NexDeck-Vertrag bleibt davon unberührt.