Kontaktformulare und Newsletter-Einbettung

Mit einem Kontaktformular binden Sie ein Anfrageformular auf Ihrer eigenen Website ein, ohne dass der Besucher NexDeck überhaupt zu sehen bekommt. Die Verwaltung dafür finden Sie unter Einstellungen → E-Mail & Kommunikation → Kontaktformulare.

Kontaktformulare sind eine eigene Funktion, die für Ihren Betrieb freigeschaltet sein muss. Wird Ihr Betrieb mit einer Branche angelegt (etwa Maler, Dachdecker, Reinigung oder Marketing), ist sie schon an. Fehlt sie, lassen Sie sie von NexDeck freischalten; bis dahin öffnet sich die Seite nicht.

Formular anlegen

Über „+ Neues Formular" legen Sie ein Kontaktformular mit eigenem Namen, Beschreibung und eigenen Feldern an. Jedes Formular bekommt dabei:

• eine eigene Embed-URL, die die Seite bei jedem Formular anzeigt und die Sie als iframe auf Ihrer Website einbetten,
• ein eigenes Branding,
• eine eigene Liste an Benachrichtigungs-Empfängern,
• eine eigene Liste erlaubter Embed-Origins — also der Websites, auf denen das Formular eingebaut ist. Ist die Liste leer, darf jede Website es einbetten.
• Breite und Höhe der Einbettung, die der Einbettcode übernimmt.

Jedes Formular lässt sich einzeln aktiv oder inaktiv schalten, unabhängig von den anderen. Ein Kontakt- oder Newsletter-Formular, das Sie nicht mehr brauchen, löschen Sie in seinen Einstellungen. Wo es eingebaut ist, erscheint danach „nicht gefunden"; bereits eingegangene Anfragen und Einwilligungen bleiben erhalten.

Ein bestehendes Website-Formular anbinden

Wo: Einstellungen → E-Mail & Kommunikation → Kontaktformulare → Eigenes Formular anbinden

Sie haben schon ein Formular auf Ihrer Website (zum Beispiel Contact Form 7, Gravity Forms, Elementor, WPForms, Webflow, Wix oder ein eigenes HTML-Formular)? Legen Sie eine Anbindung an und tragen Sie die angezeigte Adresse in Ihrem Formular als Ziel ein — die Seite nennt für jedes dieser Werkzeuge die Schritte. Senden Sie dann eine Testanfrage und ordnen Sie die erkannten Felder zu. Jede Anfrage landet mit allen Feldern und Ihren Beschriftungen im Posteingang und als Anfrage.

Eine Einwilligung in E-Mail-Werbung übernimmt NexDeck aus fremden Formularen nicht: Wortlaut und Häkchen sind dort nicht nachvollziehbar. Ein solches Feld erscheint höchstens als Zusatzangabe in der Anfrage.

Benachrichtigung bei neuen Einsendungen

Pro Formular stellen Sie ein, wie Sie über eine neue Einsendung informiert werden:

Wo die Einsendung landet

Eine ausgefüllte Einsendung wird nicht direkt zu einer Rechnung oder einem Projekt — sie legt eine neue Anfrage in Ihrem CRM an, genau wie eine Anfrage, die auf anderem Weg hereinkommt. Die Zuordnung (welcher Zuständigkeit, welcher Pipeline) läuft über die Konfiguration Ihres Branchen-Presets.

Alle Einsendungen sehen Sie gesammelt im Posteingang — der Knopf steht oben auf der Seite Anfragen. Der In-App-Hinweis zu einer neuen Einsendung öffnet direkt die angelegte Anfrage; nur wenn keine Anfrage entstanden ist, führt er in den Posteingang.

Aufbewahrung und Löschen

Einsendungen, aus denen kein Auftrag wird, löscht NexDeck automatisch — voreingestellt 3 Monate nach Eingang. Solange ein Angebot dazu noch offen ist (Entwurf, Versendet, Link aufgerufen), löscht NexDeck nicht automatisch. Die Zeit legen Sie unten auf der Seite Kontaktformulare fest (1, 3, 6, 12 oder 24 Monate). Im Posteingang können Sie eine Einsendung außerdem jederzeit selbst löschen, etwa wenn jemand darum bittet; die zugehörige Anfrage im CRM bleibt dabei bestehen.

Wurde ein Angebot zu einer Einsendung angenommen, oder wurde die Anfrage gewonnen bzw. in einen Kunden oder ein Projekt umgewandelt, bewahrt NexDeck sie sechs Jahre ab Ende des Eingangsjahres auf und löscht sie danach (§ 257 HGB, § 147 AO). Bis dahin lässt sie sich nicht löschen. Ob eine Einsendung in Ihrem Fall aufzubewahren ist, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.

Datenschutzhinweise unter dem Formular

Unter Kontaktformular, Newsletter-Anmeldung und Terminbuchung verlinkt NexDeck die Datenschutzerklärung und das Impressum Ihres Betriebs — die Adressen, die Sie unter Einstellungen → Rechtliches hinterlegen (bei der Terminbuchung in deren eigenen Einstellungen). Daneben steht ein Link „Plattform-Hinweise NexDeck“. Ist keine Adresse hinterlegt, erscheint nur dieser Plattform-Link. Ob Ihre Datenschutzerklärung die Formulare abdeckt, prüft NexDeck nicht.

Einwilligungsnachweise

Wer im Formular in E-Mail-Werbung einwilligt oder sich zum Newsletter anmeldet, bekommt zuerst eine Bestätigungs-E-Mail (Double-Opt-In). Für jede Anmeldung, Bestätigung und Abmeldung hält NexDeck Zeitpunkt, die gekürzte IP-Adresse, Browser, Quelle und den Wortlaut der Einwilligung fest, dazu Betreff und Text der versandten Bestätigungs-E-Mail. Unter Einstellungen → Rechtliches & Compliance → Einwilligungsnachweise sehen Sie die Zahlen und laden alle Ereignisse als CSV herunter. Nach einer Abmeldung bewahrt NexDeck die Nachweise drei Jahre ab Ende des Abmeldejahres auf und löscht sie dann.

Schutz gegen Missbrauch

Damit das Formular nicht für Spam oder automatisierte Angriffe missbraucht wird, läuft jede Einsendung durch mehrere Prüfungen: ein Proof-of-Work-Verfahren gegen Bots (ALTCHA) und ein Limit von fünf Einsendungen je zehn Minuten pro Formular und Besucher. Die Liste erlaubter Websites hält Ihr Formular von fremden Seiten fern, ist aber kein Schutz gegen automatisierte Einsendungen. Gespeichert wird dabei nur ein Hashwert der IP-Adresse, nicht die IP-Adresse selbst.

Newsletter-Einbettung

Für eine reine Newsletter-Anmeldung (ohne die übrigen Felder eines Kontaktformulars) gibt es ein eigenes Modul Newsletter-Einbettung. Ist es für Ihren Betrieb freigeschaltet, finden Sie die Verwaltung unter Einstellungen → E-Mail & Kommunikation → Newsletter-Einbettung. Auch hier bekommt jedes Formular eine eigene Embed-URL und eine Liste erlaubter Herkunfts-Websites.

Das Modul ist ab Werk aus; für Agenturen (Branche Marketing) ist es beim Anlegen schon an. Fehlt die Kachel, lassen Sie es von NexDeck freischalten. Ist das Modul aus, nimmt auch ein bereits eingebettetes Formular keine Anmeldungen mehr an.

Eine Anmeldung wird nicht sofort aktiv: Vor dem ersten Versand muss die Adresse den Double-Opt-In bestätigen — ein Bestätigungslink per E-Mail. Bis dahin steht der Eintrag auf „ausstehend". Optional tragen Sie ein, dass bestätigte Adressen automatisch in eine bestimmte E-Mail-Serie aufgenommen werden.

Die Kontaktformular-Verwaltung finden Sie ebenfalls in der Einstellungen-Übersicht (Gruppe „E-Mail & Kommunikation"), nicht in der linken Seitenleiste.