Baubesprechung oder Baustellenbegehung im Auftrag festhalten — mit Teilnehmern, Punkten, Zuständigen, Fristen und Fotos — als PDF per E-Mail verteilen und offene Punkte als Aufgaben anlegen.

Protokolle: Besprechung und Begehung

Am Auftrag finden Sie den Reiter Protokolle (in der App unter Weitere Aktionen die Aktion Protokoll). Dort halten Sie fest, was bei einer Baubesprechung oder bei einer Baustellenbegehung gesagt, beschlossen oder festgestellt wurde — und wer bis wann etwas erledigt.

Besprechung oder Begehung

Besprechung — Datum, Ort, Teilnehmer, Punkte mit Beschluss, Zuständigem und Frist.
Begehung — Datum, Ort, Befunde mit Bereich oder Raum, Zuständigem und Frist, dazu Fotos.

Beides arbeitet gleich. Es ist ein Dokumentations-Werkzeug: Das Protokoll hält fest, was Sie erfassen. Es bewertet nichts und ersetzt weder eine Abnahme noch eine Mängelanzeige — dieser Hinweis steht auch auf dem PDF.

Erfassen

Neue Besprechung oder Neue Begehung wählen, Datum und Ort eintragen, Anlegen und erfassen.
Teilnehmer hinzufügen: aus Ihrem Team, aus den Ansprechpartnern des Kunden dieses Auftrags oder frei mit Name, Firma und E-Mail-Adresse. Je Person können Sie anwesend abwählen (entschuldigt).
Punkte bzw. Befunde eintragen: Text, optional Ergänzung und Bereich, Zuständig (Teammitglied oder frei, zum Beispiel die Firma eines anderen Gewerks) und Frist.
Fotos zum Protokoll oder zu einem einzelnen Punkt aufnehmen oder aus der Galerie wählen. Es sind nur Fotos aus diesem Auftrag möglich.

Bis zum Abschluss ist alles ein Entwurf. Monteure sehen alle Protokolle der Aufträge, denen sie zugewiesen sind, bearbeiten aber nur ihre eigenen Entwürfe.

Abschließen

Mit Protokoll abschließen (zweiter Klick zur Bestätigung) wird das Protokoll gesperrt: Angaben, Teilnehmer, Punkte und Fotos lassen sich danach nicht mehr ändern. NexDeck hält die abschließende Person, den Zeitpunkt und eine Prüfsumme des Inhalts fest. Offen bleibt die Nachverfolgung: Sie haken Punkte als erledigt ab, und Aufgaben lassen sich anlegen.

Einen Entwurf, den Sie nicht brauchen, löschen Sie über Entwurf löschen. Ein abgeschlossenes Protokoll lässt sich nicht löschen.

Als PDF und per E-Mail verteilen

PDF erzeugt auf Abruf ein Blatt mit dem Briefkopf Ihres Betriebs, Teilnehmern, Punkten mit Zuständig, Frist und Stand sowie den Fotos mit Zeitstempel. NexDeck legt das PDF nicht gesondert ab; es entsteht bei jedem Klick neu aus dem Protokoll. Ein noch nicht abgeschlossenes Protokoll trägt auf dem PDF den Vermerk „Entwurf – nicht abgeschlossen“. Fotos, die sich nicht abbilden lassen, erscheinen als nummerierter Platzhalter mit Grund. Der Stand (offen/erledigt) zeigt den Zeitpunkt der Erstellung dieses PDFs.
Per E-Mail verteilen (Büro, nur abgeschlossene Protokolle): Teilnehmer mit E-Mail-Adresse ankreuzen oder weitere Adressen eintragen, optional eine Nachricht ergänzen, Jetzt senden. Jeder Empfänger bekommt eine eigene Mail mit dem PDF im Anhang — über Ihr verbundenes Postfach, wenn vorhanden. Die gesendete Mail liegt damit auch im Gesendet-Ordner Ihres Postfachs, bei Versand über NexDeck im Postausgang, und in einem eingerichteten BCC-Archiv. Wer wann bekommen hat, steht im Versandprotokoll am Protokoll und im Postausgang. Adressen auf der Sperrliste werden übersprungen und gemeldet. Das Versandprotokoll zeigt, was NexDeck an den Mailversand übergeben hat; ob die Mail den Empfänger erreicht hat, sagt es nicht.

Aufgaben aus offenen Punkten

Bei einem abgeschlossenen Protokoll bietet Aufgaben anlegen (Büro) für jeden offenen Punkt mit Zuständigem aus dem Team oder mit Frist eine Aufgabe am Auftrag an — mit dem Punkt als Titel, dem Zuständigen und der Frist. Pro Punkt entsteht höchstens eine Aufgabe; der Punkt zeigt danach Aufgabe angelegt. Punkte mit nur einem freien Namen (ohne Person aus Ihrem Team) und ohne Frist bekommen keine Aufgabe.

Nex

Nex kann Protokolle anlegen und ergänzen: „Lege ein Besprechungsprotokoll für Projekt Müller an", „Begehung Bad Meier heute: Befund Fuge im Eck offen, zuständig Fliesenleger, Frist Freitag", „Ergänze im Protokoll Müller den Punkt Gerüst". Es legt immer einen Entwurf an und erkennt Teammitglieder am Namen; was es nicht eindeutig zuordnen kann, trägt es frei ein. Fotos, Abschließen und Verteilen erledigen Sie in der Oberfläche: „Schick das Protokoll an die Teilnehmer" zeigt Ihnen eine Karte, die zum Protokoll führt — gesendet wird erst, wenn Sie dort die Empfänger wählen und auf Jetzt senden klicken.

Rollen

Protokolle anlegen und bearbeiten können Inhaber, Admin, Manager, Backoffice und Disposition sowie Monteure in ihren zugewiesenen Aufträgen (eigene Entwürfe). Verteilen und Aufgaben anlegen sind dem Büro vorbehalten (Recht, Aufträge zu bearbeiten). Kundenkontakte und die E-Mail-Adressen der Teilnehmer sehen alle Rollen außer der Rolle Mitarbeiter (member) immer; für die Rolle Mitarbeiter gilt der Schalter »Monteure sehen Kundenkontakte« (Standard: aus). Prüfer und Vertriebspartner sehen Protokolle nicht.

Aufbewahrung

Protokolle zählen wie Bautagebuch und Meldungen zur Dokumentation der Ausführung. NexDeck löscht sie nicht automatisch. Welche Frist für Ihren Betrieb gilt, klären Sie mit Ihrer Beratung.