Urlaub & Abwesenheit

Wo: Personal → Urlaub & Abwesenheit (für alle, die genehmigen dürfen). In der App stellen Sie einen Antrag unter Zeit → Abwesenheit beantragen.

Einen Antrag stellen

Sie wählen Zeitraum und Art der Abwesenheit:

Start- und Enddatum sind Pflicht. Ein Antrag beginnt im Status „Offen".

Genehmigen oder ablehnen

Genehmigen oder ablehnen dürfen Inhaber, Administrator, Betriebsleiter und die Disposition. Sobald jemand einen Antrag für sich stellt, erhalten alle, die genehmigen dürfen, eine Benachrichtigung (Glocke) „Neuer Abwesenheitsantrag“ — außer der Person, die den Antrag gestellt hat. Die Benachrichtigung nennt nur Name und Zeitraum, nicht die Art der Abwesenheit.

Eine berechtigte Person genehmigt oder lehnt den Antrag ab. Eine Ablehnung verlangt eine kurze Begründung (mindestens drei Zeichen) — der Status wechselt dann auf „Abgelehnt", bei Zustimmung auf „Genehmigt". Einen eigenen, noch nicht abgeschlossenen Antrag können Sie jederzeit selbst stornieren.

Wer den Grund sehen darf

Die betroffene Person selbst sowie Inhaber, Administrator und Betriebsleiter sehen die genaue Art einer Abwesenheit. Alle anderen — auch die Disposition, selbst wenn sie den Antrag genehmigt — sehen lediglich, dass jemand „Abwesend" ist, ohne den Grund und ohne die Notiz zum Antrag. Das schützt Angaben wie eine Krankmeldung, die mehr über eine Person verraten können als nötig.

Der Inhaber kann das Einzelrecht „Abwesenheiten genehmigen" anpassen:

• Geben lässt es sich Mitarbeitenden, dem Büro und der Buchhaltung. Sie dürfen dann genehmigen, sehen die Art und dürfen Abwesenheiten auch für andere erfassen.
• Nehmen lässt es sich Administrator und Betriebsleiter: sie genehmigen dann nicht mehr, sehen die Art nicht mehr und erfassen nichts mehr für andere. Der Disposition nimmt es nur das Genehmigen.
• Die Disposition genehmigt ohnehin — die Art sieht sie auch mit diesem Recht nicht.

Wirkung auf die Planung

Eine genehmigte Abwesenheit erscheint mit der Genehmigung von selbst in der Einsatzplanung — ein eigener Schritt ist nicht nötig:

• Auf der Plantafel liegt sie als Hintergrund in der Zeile der Person.
• Plant jemand die Person in diese Zeit ein, zeigt NexDeck einen Hinweis: beim Ziehen auf der Tafel und beim Verschieben „Überlappung mit genehmigter Abwesenheit … Bitte mit Mitarbeiter:in klären.", in der Schnellanlage den Namen mit der Art der Abwesenheit (zum Beispiel „Urlaub" oder „Abwesend"). Gespeichert wird trotzdem; ob es eine Ausnahme gibt, entscheiden Sie.
• Auf dem Hallenbildschirm steht die Person nur als „abwesend", ohne Grund.
• Im Arbeitszeitkonto senkt die genehmigte Abwesenheit das Soll.