Sicherheit & Account: 2FA, Code-Abfrage, Geräte und Sitzungen

Unter Einstellungen → Sicherheit & Account verwalten Sie Ihre eigenen Sicherheitseinstellungen: den zweiten Faktor, das Passwort, Sitzungen und Geräte. Das gilt für jede Rolle — jede Person sichert ihr eigenes Konto.

So finden Sie die Seite:

• Im Büro über das Zahnrad unten in der Seitenleiste und dann Sicherheit & Account in der Liste links.
• Als Steuerberater oder Prüfer über das Schild-Symbol unten in der Seitenleiste.
• In der App (Monteure und Mitarbeiter im Außendienst) unter Mehr → Einstellungen → Anmeldung: Dort richten Sie den zweiten Faktor ein und ändern Ihr Passwort.

Die Schalter für den ganzen Betrieb — Geräte aller Mitarbeiter, Zwei-Faktor-Pflicht und Offline-Modus — sehen nur Inhaber und Administratoren.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Im Abschnitt zur 2FA richten Sie einen zweiten Faktor ein: eine Authenticator-App auf Ihrem Smartphone, zum Beispiel Google Authenticator, Microsoft Authenticator oder 1Password. Sie scannen den angezeigten QR-Code und bestätigen einmal mit dem ersten Code aus der App. Ab dann fragt NexDeck bei der Anmeldung mit E-Mail und Passwort zusätzlich nach dem Code. Melden Sie sich mit Google, Microsoft oder Apple an, fragt NexDeck den Code bei der Anmeldung nur, wenn Sie Inhaber oder Administrator sind und die Zwei-Faktor-Pflicht des Betriebs eingeschaltet ist. Vor den kritischen Aktionen unten fragt NexDeck in jedem Fall.

Sicherheitsschlüssel und Passkeys lassen sich derzeit noch nicht einrichten; die Kachel dafür ist als „Nicht verfügbar“ markiert.

Wenn das Smartphone verloren geht

Ersatzcodes bietet NexDeck derzeit nicht an. Sichern Sie den Zugang deshalb gleich beim Einrichten — die Einrichtung zeigt dazu einen Hinweis:

• Schlüssel sichern: Neben dem QR-Code steht der Schlüssel als Text. Speichern Sie ihn in Ihrem Passwortmanager; damit lässt sich die App auf einem neuen Gerät wieder einrichten.
• Zweites Gerät: Scannen Sie denselben QR-Code zusätzlich mit einem zweiten Gerät, etwa einem Tablet. Beide zeigen dann dieselben Codes.
• Sicherung der App: Google Authenticator und Microsoft Authenticator können Ihre Einträge in Ihrem Konto sichern.

Sie können auch eine zweite Authenticator-App als eigenen Faktor einrichten („Weitere Sicherheitsfaktoren hinzufügen“). Bei der Anmeldung und bei der erneuten Code-Abfrage wählen Sie dann aus, von welchem Gerät der Code stammt.

Ist der Zugang trotzdem verloren:

• Teammitglieder (zum Beispiel Administratoren) bitten den Inhaber. Er öffnet unter Team → Mitarbeiter das Menü der Person und wählt 2FA zurücksetzen. Dafür braucht er selbst eine eingerichtete Zwei-Faktor-Anmeldung und bestätigt mit seinem aktuellen Code; der Vorgang wird protokolliert, und alle Anmeldungen der Person werden beendet. Als Inhaber prüfen Sie vorher, dass die Anfrage wirklich von der Person kommt (persönlich oder per Rückruf). Danach meldet sie sich ohne Code an und sollte die App sofort neu einrichten — erzwungen wird das nur, wenn die Zwei-Faktor-Pflicht für Ihren Betrieb eingeschaltet ist.
• Inhaber wenden sich an den NexDeck-Support. Nach einer Prüfung Ihrer Identität entfernt der Support die Sicherheitsfaktoren Ihres Kontos.

Erneute Code-Abfrage bei kritischen Aktionen

Haben Sie einen zweiten Faktor eingerichtet, fragt NexDeck vor bestimmten Aktionen noch einmal nach einem Code aus Ihrer App — auch wenn Sie längst angemeldet sind. Liegt Ihre letzte Code-Eingabe weniger als fünf Minuten zurück, läuft die Aktion ohne Rückfrage durch. Ist sie älter, öffnet sich ein Dialog; die Aktion wird erst nach der Eingabe ausgeführt, vorher ändert sich nichts.

So kann jemand, der an eine offene Sitzung oder an Ihr Passwort gelangt, diese Aktionen nicht ohne Ihr Smartphone ausführen.

Den Dialog sehen Sie zum Beispiel bei:

• Bankverbindungen — Bankverbindung des Betriebs, Lohn-Bankverbindung einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters, Bankverbindung von Partnern
• Team — Einladungen verschicken, Rollen ändern, Einzelrechte vergeben
• Sicherheit — die Zwei-Faktor-Pflicht abschalten, einen Support-Zugang freigeben, die Authenticator-App entfernen oder ersetzen
• Exporte — vollständiger Datenexport, Auskunft über die eigenen Daten, Buchungsstapel mit Belegen, Datenträgerüberlassung, Rechnungsarchiv, Lohnunterlagen, Vorsorgekartei
• Konto und Vertrag — das eigene Konto löschen, Kündigung und Anbieterwechsel aus dem angemeldeten Bereich
• Zahlungen — Stripe verbinden oder trennen, Gutschriften mit Erstattung
• Nex — Freigabe von Aktionen, die Nex als kritisch einstuft

Die öffentliche Kündigungsseite fragt bewusst keinen Code ab.

Konten ohne zweiten Faktor fragt NexDeck bei diesen Aktionen derzeit nicht erneut. Richten Sie deshalb die Authenticator-App ein, damit dieser Schutz für Ihr Konto greift. Kritische Nex-Aktionen lassen sich ohne zweiten Faktor gar nicht freigeben.

E-Mail bei geänderter Bankverbindung

Wird in NexDeck eine Bankverbindung des Betriebs, eine Lohn-Bankverbindung oder die Bankverbindung eines Partners geändert, neu hinterlegt oder entfernt, verschickt NexDeck sofort eine E-Mail an die Inhaber des Betriebs und an die betroffene Person — bei Partnern auch an die bisherige E-Mail-Adresse. Die Mail nennt, was geändert wurde, wer es geändert hat und wann; die IBAN erscheint darin nur gekürzt. Diese Mail lässt sich nicht abbestellen.

Haben Sie die Änderung nicht selbst veranlasst, prüfen Sie die Bankverbindung sofort und ändern Sie Ihr Passwort.

Passwort, Sitzungen und Geräte

• Passwort ändern — Ihr Anmeldepasswort aktualisieren. Das Passwort muss mindestens 12 Zeichen lang sein; bestimmte Zeichenarten sind nicht vorgeschrieben. Am sichersten ist ein langer Satz, den nur Sie kennen. Dieselbe Regel gilt beim Zurücksetzen des Passworts und beim Annehmen einer Einladung. Mit eingerichtetem zweiten Faktor fragt NexDeck auch hier nach einem frischen Code.
• Aktive Sitzungen — an welchen Orten Sie gerade angemeldet sind.
• Meine Geräte — Ihre eigenen Geräte, auf denen NexDeck schon einmal mit Netz geöffnet war (App oder Browser). Mit Sperren löscht NexDeck den Offline-Speicher dieses Geräts, sobald es das nächste Mal online ist, und sperrt dort das Arbeiten ohne Netz — etwa wenn ein Handy verloren ging. Noch nicht übertragene Einträge gehen dabei verloren; ihre Anzahl wird protokolliert. Die Anmeldung beenden Sie zusätzlich unter Aktive Sitzungen.
• Geräte aller Mitarbeiter — Übersicht aller Geräte im Betrieb; nur für Inhaber und Administratoren.

Zwei-Faktor-Pflicht für Inhaber und Administratoren

Als Inhaber können Sie festlegen, dass alle Inhaber und Administratoren dieses Betriebs einen zweiten Faktor verwenden müssen, nicht nur Sie selbst. Die Einstellung ist zunächst ausgeschaltet.

Ist sie eingeschaltet, leitet NexDeck ein Inhaber- oder Administratorkonto ohne zweiten Faktor beim Öffnen einer Seite hierher zur Einrichtung um. Wer einen Faktor hat, die Anmeldung aber noch nicht damit bestätigt hat, wird zur Code-Eingabe geleitet. Zum Abschalten der Pflicht fragt NexDeck erneut nach dem Code.

App-Sperre mit Face ID oder Fingerabdruck

In der App (iPhone, Android) können Sie NexDeck zusätzlich mit der Gerätesperre schützen: Ist die App-Sperre an, fragt NexDeck beim Öffnen und nach mehr als fünf Minuten im Hintergrund nach Face ID, Touch ID oder Fingerabdruck; Ihr Gerätecode funktioniert als Rückweg. Kurze Wechsel — ein Anruf, ein Foto mit der Kamera — sperren nicht.

Den Schalter finden Sie hier unter Sicherheit & Account und in der App unter Mehr → Einstellungen. Er erscheint nur in der App und nur, wenn auf dem Gerät Face ID, Touch ID, Fingerabdruck oder ein Gerätecode eingerichtet ist; im Browser fehlt er. Ein- und Ausschalten bestätigen Sie jeweils mit der Gerätesperre. Die Einstellung gilt nur für dieses Gerät; die Prüfung übernimmt das Gerät selbst, NexDeck erfährt nur, ob entsperrt wurde.

Bildschirm-Schutz

Auf Android lässt sich ein Bildschirm-Schutz einschalten, der Screenshots und die Vorschau der App im Hintergrund unterbindet — ähnlich wie bei Banking-Apps. Auf iOS und im Browser wird diese Einstellung automatisch ausgeblendet, weil sie dort technisch nicht greift.

Eigenes Konto löschen

Ihr eigenes Konto löschen Sie so:

• In der App: Mehr → Einstellungen → Konto & Daten → Konto löschen.
• Im Browser: Einstellungen → Sicherheit & Account → Meine persönlichen Daten → Löschung einleiten. Diesen Bereich erreicht jede Rolle; dort laden Sie auch Ihre eigenen Daten herunter.

Zur Bestätigung tippen Sie LÖSCHEN ein; mit eingerichtetem zweiten Faktor fragt NexDeck zusätzlich nach einem frischen Code. Die Löschung erfolgt sofort: Sie werden abgemeldet und können sich danach nicht mehr anmelden — auch nicht mit Apple, Google oder Microsoft. An Ihre bisherige E-Mail-Adresse geht eine Bestätigung.

Entfernt werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Ihre Sprachnotizen, Benachrichtigungen und gespeicherten Geräte; Ihr Name erscheint in NexDeck danach als „Gelöschter Benutzer". Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungsfrist bleiben bei Ihrem Betrieb: Arbeitszeiten, Rechnungen und Buchungsbelege sowie die Personalakte. Termine des Betriebs behalten ihren Inhalt; private Termine werden geleert.

Inhaber können ihr Konto nicht einzeln löschen, weil es am Vertrag des Betriebs mit NexDeck hängt. Der Weg ist die Kündigung unter Einstellungen → Mein NexDeck-Vertrag; was danach passiert, steht unter Ihr NexDeck-Vertrag.

Offline-Modus abschalten

Inhaber und Administratoren sehen hier zusätzlich den Schalter für den Offline-Zugang des gesamten Betriebs; umschalten kann ihn nur der Inhaber — beschrieben in Offline-Synchronisation.