Vom Auftrag zum Geld — der Weg durch NexDeck
Anfrage, Angebot, Projekt, Rechnung, Zahlung: wie die Stationen zusammenhängen und was NexDeck dabei von selbst erledigt.
Vom Auftrag zum Geld
Die meisten Programme lassen dich Angebote schreiben und Rechnungen schreiben — als zwei Dinge, die nichts miteinander zu tun haben. In NexDeck hängt die Kette zusammen: was du einmal erfasst hast, wanderst du nicht noch einmal ein. Dieser Artikel zeigt, welche Stationen es gibt und was an jedem Übergang von selbst passiert.
Die Kette auf einen Blick
Anfrage → Angebot → [Kunde nimmt an] → Kunde + Projekt → Rechnung → Zahlung
Du kannst überall einsteigen. Wer schon weiß, für wen er arbeitet, legt direkt einen Kunden an und überspringt die Anfrage. Wer nur schnell eine Rechnung braucht, schreibt sie ohne Angebot. Die Kette ist ein Angebot, keine Pflicht — aber je weiter vorne du einsteigst, desto weniger tippst du später.
1. Anfrage (Lead)
Wo: CRM → Anfragen
Eine Anfrage ist jemand, der noch kein Kunde ist. Der Unterschied ist nicht kosmetisch: ein Lead darf verschwinden, ohne Spuren zu hinterlassen, ein Kunde nicht. Deshalb landen Interessenten zunächst hier und werden erst zu Kunden, wenn daraus etwas wird.
Anfragen entstehen von Hand, über dein Kontaktformular oder aus einer E-Mail im Team-Postfach.
2. Angebot
Wo: CRM → Angebote
Das Angebot ist die Stelle, an der die meiste Arbeit steckt — und die, an der NexDeck am meisten abnimmt:
- Positionen aus dem Katalog ziehen statt frei zu tippen: Preise, Einheiten und Texte stimmen dann überall gleich.
- Aus einem Aufmaß übernehmen: gemessene Flächen werden zu Angebotspositionen, ohne Übertragungsfehler.
- Als PDF versenden — der Kunde bekommt das Angebot als PDF-Anhang und zusätzlich einen Link, über den er direkt annehmen kann.
Der Kunde nimmt an — was dann automatisch passiert
Wenn dein Kunde das Angebot über seinen Link annimmt (oder du es intern auf „angenommen" setzt), passiert dreierlei ohne dein Zutun:
| Was | Warum das wichtig ist |
|---|---|
| Aus der Anfrage wird ein Kunde | Ab hier gilt Aufbewahrungspflicht — der Datensatz wird belastbar. |
| Ein Projekt wird angelegt — nur im Angebots-Modus (Standard für Handwerk/Reinigung); im Pipeline-Modus für Agenturen/Beratung legst du es selbst an | Zeiten, Fotos, Material und Nachträge haben sofort einen Ort. |
| Die Annahme wird protokolliert | Zeitpunkt und Weg der Annahme sind später nachweisbar. |
Eine erste Rechnung entsteht dabei nur, wenn du unter Einstellungen die Rechnungs-Automatisierung eingeschaltet hast — und dann zunächst als Entwurf, den du noch prüfst, bevor er verschickt wird.
Achtung bei der Frist. Ein Angebot mit Bindefrist ist nach deren Ablauf erloschen (§ 148 BGB). Nimmt der Kunde danach an, ist das rechtlich ein neues Angebot von ihm, das du erst annehmen musst (§ 150 Abs. 1 BGB). NexDeck lässt die Annahme deshalb nach Fristablauf nicht stillschweigend durchlaufen.
3. Projekt
Wo: CRM → Projekte
Das Projekt ist der Ort, an dem die Ausführung zusammenläuft: Zeiterfassung, Bautagebuch, Aufmaß, Materialentnahmen, Fotos, Nachträge. Wer später wissen will, warum die Rechnung so hoch war, findet die Antwort hier — nicht in einer Erinnerung.
Zwei Dinge, die hier oft übersehen werden:
- Nachträge gehören ins Projekt, nicht in eine formlose Nachricht. Nur so tauchen sie bei der Rechnung wieder auf, statt vergessen zu werden.
- Zeiten und Material wandern in die Rechnung, wenn du nach Aufwand abrechnest. Wer sie nicht erfasst, rechnet zwangsläufig zu wenig ab.
4. Rechnung
Wo: Finanzen → Rechnungen
Am schnellsten geht es aus dem Angebot heraus: Positionen, Kunde, Projektbezug und Zahlungsbedingungen sind dann schon gesetzt. Was du noch entscheidest, ist der Umfang — Schlussrechnung, Abschlag oder Teilrechnung.
Details dazu — Pflichtangaben, E-Rechnung, Skonto, Mahnungen — stehen im eigenen Artikel Rechnung stellen.
Ab dem Finalisieren ist die Rechnung unveränderlich. Das ist keine Schikane, sondern Aufbewahrungsrecht: eine ausgestellte Rechnung wird nicht korrigiert, sondern storniert und neu geschrieben. Deshalb lohnt der Blick vor dem Klick.
5. Zahlung
Wo: Finanzen → Rechnungen → Zahlung erfassen — oder von selbst
Es gibt drei Wege, wie eine Rechnung auf „bezahlt" kommt:
| Weg | Was du tust |
|---|---|
| Kunde zahlt per Link (Stripe) | Nichts. Die Zahlung wird der Rechnung automatisch zugeordnet. |
| Überweisung, Bankkonto verbunden | Vorschlag im Bankabgleich bestätigen. |
| Bar oder ohne Bankanbindung | Zahlung von Hand erfassen. |
Beim Erfassen von Hand kannst du zugleich festhalten, warum der Betrag abweicht: Skonto gezogen, Mahngebühren oder Verzugszinsen. Genau diese Angaben braucht die Buchhaltung später — ohne sie steht in den Büchern eine unerklärte Differenz.
Was du dafür einmal einrichten solltest
Vier Einstellungen sparen später an jeder Station Zeit:
- Firmendaten und Logo — landen auf jedem Angebot und jeder Rechnung (Einstellungen → Firmenstamm & Branding)
- Nummernkreise — Angebots- und Rechnungsnummern müssen lückenlos sein (Einstellungen → Nummernkreise)
- Katalog — die 20 Positionen, die du ständig brauchst (CRM → Katalog)
- Mahnstufen — nach wie vielen Tagen erinnert, gemahnt und eskaliert wird (Einstellungen → Mahnwesen-Stufen)
Häufige Stolpersteine
„Ich habe eine Rechnung geschrieben, aber sie taucht beim Projekt nicht auf." Dann wurde sie ohne Projektbezug angelegt. Beim Erstellen aus dem Angebot passiert das nicht — bei einer freien Rechnung musst du das Projekt selbst auswählen.
„Der Kunde hat angenommen, aber es gibt kein Projekt." Zwei mögliche Gründe: Entweder wurde das Angebot nie tatsächlich auf „angenommen" gesetzt (ein Angebot, das du selbst als „versendet" stehen lässt, löst nichts aus) — oder dein Betrieb arbeitet im Pipeline-Modus, dort entstehen Projekte bewusst nicht automatisch.
„Mein Monteur sieht das Projekt nicht." Das ist gewollt: Feld-Rollen sehen nur Projekte, denen sie zugewiesen sind. Weise die Person dem Projekt zu — oder gib ihr eine Rolle mit weiterem Blick, siehe Rollen-Übersicht.