Die NexDeck-Rollen erklärt

NexDeck arbeitet mit einem 2-Ebenen-Rollensystem:

1. Plattform-Ebene: Super-Admin (nur intern bei NexDeck) — verwaltet alle Betriebe
2. Betriebs-Ebene: mehrere Kern-Rollen, die du innerhalb deines Betriebs vergibst

Dieser Cheatsheet erklärt die Rollen — wer was darf, und welche Rolle du wem geben solltest.

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Rollen-Übersicht

Rolle	Kurzbeschreibung	Typischer Use-Case
Owner	Vollzugriff, einmalig pro Betrieb bei der Einrichtung vergeben	Geschäftsführer:in, Inhaber:in
Admin	Fast wie Owner, kann aber keinen neuen Zahlungsempfänger (Stripe) einrichten	Stellvertretung, IT-Verantwortliche:r
Manager	Mittlere Führung, sieht alle Einsätze und die Buchhaltung mit	Teamleiter:in, Bauleiter:in
Dispatcher	Plantafel, Umverteilung — die Disponenten-Rolle	Disponent:in, Einsatzleitung
Backoffice	Sekretariat, Kunden- und Rechnungs-Vorbereitung	Büro, Auftragsabwicklung
Worker	Operative Ausführung vor Ort, nur eigene Einsätze	Monteur:in, Handwerker:in, Reinigungskraft
Finance	Buchhaltung + Banking, mit Schreibrecht	Buchhalter:in, interne Finanzkraft
Steuerberater	Externe Kanzlei, reine Lesesicht auf die Buchhaltung + Rückfragen	Steuerberater:in, externe Kanzlei
Auditor Viewer	Externe Prüfer, nur Metadaten, read-only	Wirtschaftsprüfer:in, Betriebsprüfung

Hinweis zu „Member": Die alte Rolle member wird intern wie Worker behandelt. Für neue Mitarbeitende vergibst du direkt die Rolle Worker.

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Permission-Matrix (Kurzfassung)

Berechtigung	Owner	Admin	Manager	Dispatcher	Backoffice	Worker	Finance	Steuerberater	Auditor
Kunden anlegen/ändern	✅	✅	✅	👁	✅	👁 eigene	✏️ ändern	👁 lesen	❌
Angebote/Rechnungen erstellen	✅	✅	✅	👁	✅	❌	✅	👁 nur Rechnungen	❌
Plantafel (alle Einsätze sehen)	✅	✅	✅	✅	❌	❌	❌	❌	👁 (redigiert)
Plantafel (Termine zuweisen)	✅	✅	✅	✅	❌	❌	❌	❌	❌
Eigene Einsätze + My Day	✅	✅	✅	✅	✅	✅	❌	❌	❌
Banking + Zahlungsabgleich	✅	✏️ Abgleich	✏️ Abgleich	❌	❌	❌	✅	👁 lesen	❌
DATEV-Export	✅	✅	❌	❌	❌	❌	✅	✅	✅
Stripe Connect einrichten	✅	❌	❌	❌	❌	❌	❌	❌	❌
Mitarbeiter einladen/Rollen ändern	✅	✅	❌	❌	❌	❌	❌	❌	❌
Audit-Log einsehen	✅	✅	❌	❌	❌	❌	✅	❌	✅

Legende: ✅ Vollzugriff · 👁 nur lesen · ✏️ bearbeiten ohne neu anlegen · ❌ kein Zugriff

Ein neues Bankkonto verbinden oder Umsätze synchronisieren kann nur Owner oder Finance — Admin und Manager sehen Kontoumsätze und können eine Zahlung manuell einer Rechnung zuordnen (Abgleich), aber nicht selbst ein Konto anschließen.

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Admin und „Einstellungen speichern" — wichtige Einschränkung

Admin kann fast jede Einstellungsseite öffnen. Ob er dort auch speichern darf, ist uneinheitlich, weil zwei verschiedene Rechte dahinterstehen: der Seitenzugang prüft nur die Rolle, das Speichern oft zusätzlich das Recht „Einstellungen verwalten" — und das hat ausschließlich der Owner.

Admin kann speichern (eigenes Recht, kein „Einstellungen verwalten" nötig): Mitarbeiter einladen/Rollen ändern, Buchungstool-Einstellungen, Produktkatalog, Automatisierungs-Vorlagen, Einsatzgebiete anlegen und Mitarbeitende zuordnen.

Nur der Owner kann speichern, auch wenn Admin die Seite sieht: Firmendaten/Logo/Briefkopf, Nummernkreise (Rechnungs-, Kundennummern), Dokumenten-Einstellungen, GPS, Mail-Versand (SMTP), Bank-Autoabgleich-Einstellungen, Fahrtzeit-Schätzung bei den Einsatzgebieten, Zeiterfassungs-Aufzeichnungspflicht, Offline-Sync, Rechnungs-Automatisierung, CRM-Pipeline-Vorlagen übernehmen, Branchen-Preset wechseln, DSGVO-Datenexport anfordern — und die Berechtigungs-Overrides einzelner Mitarbeitender (siehe unten). Admin bekommt dort beim Speichern eine Fehlermeldung.

Grund ist historisch, nicht böswillig: Diese Felder wirken mandantenweit oder berühren Vertrags-/Rechtsfragen, deshalb wurden sie bewusst dem Vertragspartner (Owner) vorbehalten.

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Owner

Die Rolle wird einmalig bei der Einrichtung deines Betriebs vergeben.

• Kann alles, was Admin kann
• Zusätzlich: einen neuen Zahlungsempfänger (Stripe Connect) einrichten, und als Einzige:r tatsächlich die zentralen Tenant-Einstellungen speichern (Firmendaten, Nummernkreise, GPS, Mail-Versand, Bank-Autoabgleich, Zeiterfassungs-Pflicht u.a. — siehe Kasten „Admin und Einstellungen speichern" oben) sowie Berechtigungs-Overrides einzelner Mitarbeitender setzen
• Diese Rolle lässt sich über die Mitarbeiter-Verwaltung nicht auf eine andere Person übertragen oder entziehen — sie ist an den Vertragsabschluss gebunden.

Wem geben? Geschäftsführer:in oder Inhaber:in — in der Regel die Person, die den Vertrag mit NexDeck abgeschlossen hat.

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Admin

Fast wie Owner.

• Mitarbeiter einladen, Rollen vergeben
• Alle operativen Module sehen und bearbeiten (Kunden, Angebote, Rechnungen, Plantafel)
• Banking einsehen und Zahlungen manuell einer Rechnung zuordnen (Abgleich) — ein neues Bankkonto verbinden bleibt Owner/Finance
• Öffnet fast jede Einstellungsseite, kann dort aber nur einen Teil wirklich speichern (Buchungstool, Katalog, Automatisierungs-Vorlagen, Einsatzgebiete anlegen) — zentrale Firmen-/Tenant-Einstellungen bleiben dem Owner vorbehalten (siehe Kasten oben)
• Kann NICHT: einen neuen Zahlungsempfänger (Stripe Connect) einrichten, Berechtigungs-Overrides einzelner Mitarbeitender speichern

Wem geben? Stellvertretende Geschäftsführung, IT-/Office-Verantwortliche:r, langjähriges Vertrauenspersonal.

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Manager

Mittlere Führung — Plantafel-Power, mit Lesesicht auf die Buchhaltung.

• Vollzugriff auf Plantafel: alle Einsätze sehen, zuweisen, verschieben, stornieren
• Kunden und Angebote bearbeiten
• Sieht Kontoumsätze und Rechnungen, kann eine Zahlung auch manuell einer Rechnung zuordnen (Abgleich) — aber nicht Stripe-Einrichtung, nicht DATEV-Export, kein Bankkonto verbinden
• Kann NICHT: Mitarbeiter einladen, Tenant-Einstellungen speichern

Wem geben? Teamleiter:in, Bauleiter:in, Filialleiter:in, Schichtleitung.

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Dispatcher

Plantafel + Umverteilung — die Disponenten-Rolle.

• Plantafel sehen und Termine zuweisen / umverteilen
• Dispatch-Board (Kanban) verwalten
• Kann NICHT: Angebote/Rechnungen erstellen, Banking, Mitarbeiter einladen, die Einstellungen für Online-Terminbuchung ändern (dafür braucht es mindestens Admin) oder Einsatzgebiete anlegen (ebenfalls mindestens Admin) — die Fahrtzeit-Schätzung auf derselben Seite ist sogar dem Owner vorbehalten

Wem geben? Disponent:in, Einsatzleitung, Zentrale, die Termin-Koordination macht.

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Backoffice

Sekretariat + Auftragsbearbeitung — das klassische Büro-Profil.

• Kunden anlegen und pflegen
• Angebote + Rechnungen erstellen, versenden, mahnen
• Posteingang (verbundene E-Mail-Kanäle) bearbeiten
• Kann NICHT: die Plantafel einsehen oder Termine zuweisen (das macht Dispatcher/Manager), Banking, Stripe

Wem geben? Büro-Mitarbeiter:in, Auftragsabwicklung, Kundenservice.

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Worker

Operative Ausführung — die Vor-Ort-Rolle.

• My Day (Tages-Übersicht: meine Einsätze heute)
• Nur EIGENE Einsätze sehen
• Zeit erfassen, Belege per Kamera scannen
• Eingesetzte Materialien dokumentieren, Foto-Dokumentation hochladen
• Kann NICHT: Angebote/Rechnungen erstellen, andere Einsätze sehen, Stammdaten ändern

Wem geben? Monteur:in, Handwerker:in, Reinigungskraft, Servicetechniker:in — alle, die operativ vor Ort arbeiten.

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Finance

Buchhaltung + Banking — mit Schreibrecht.

• Rechnungen + Mahnungen + Zahlungsabgleich, inklusive Ausgaben-Freigabe
• Banking-Modul (Kontoumsätze, Abgleich)
• DATEV-Export
• Sieht das Audit-Log
• Kann NICHT: Plantafel-Termine anlegen, Kunden neu anlegen (nur ändern), Mitarbeiter einladen

Wem geben? Interne Buchhaltung, Finanz-Controller:in.

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Steuerberater

Externe Kanzlei — Lesesicht auf die Buchhaltung, mit begrenztem Schreibrecht für Belege.

• Liest Rechnungen, Belege, Kontoumsätze und Kundenstammdaten (keine Angebote)
• Kann unklare Eingangsbelege kontieren/buchen und freigeben, und über die Fläche „Rückfragen zu Belegen" Fragen an den Betrieb stellen
• Zieht den DATEV-Export selbst
• Kann NICHT: Rechnungen anlegen oder ändern, Angebote sehen, Kundendaten ändern, Zahlungen/Bank verwalten

Wem geben? Eure Steuerkanzlei, eingeladen über eine eigene E-Mail-Adresse.

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Auditor Viewer

Externe Prüfer — nur Metadaten lesen, keine Bearbeitung.

• Lesezugriff auf redigierte Termine, DATEV-Exporte und das Audit-Log
• Sieht keine Angebote, Rechnungen, Kunden oder Banking-Daten im Klartext
• Kann keine Daten bearbeiten, anlegen oder löschen

Wem geben? Wirtschaftsprüfer:in, externer Auditor — temporär für die Dauer der Prüfung.

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Welche Rolle für welchen Use-Case?

Ein-Personen-Betrieb (Solo-Handwerker, Freelancer)

• 1× Owner — du machst alles

Kleiner Handwerksbetrieb (3–10 Personen)

• 1× Owner (Inhaber:in)
• 1× Backoffice (Büro)
• N× Worker (Monteur:innen)
• Optional: 1× Steuerberater (externe Kanzlei)

Mittlerer Handwerksbetrieb (10–30 Personen)

• 1× Owner
• 1× Admin (Stellvertretung)
• 1× Dispatcher (Einsatzplanung)
• 1–2× Manager (Bauleitung)
• 1× Backoffice
• N× Worker
• 1× Finance

Reinigungsdienst mit mehreren Touren

• 1× Owner
• 2× Dispatcher (für Touren-Planung)
• 1× Backoffice
• N× Worker

Agentur / IT-Beratung

• 1× Owner
• 1× Admin
• 2–3× Manager (Projektleitung)
• N× Worker (Berater:innen, Designer:innen, Entwickler:innen)
• 1× Finance

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Industry-Preset + erweiterte Berechtigungen

Zusätzlich zur Rolle wirkt das Branchen-Preset deines Betriebs. Bestimmte Module sind nur in bestimmten Presets aktiv (z.B. Aufmaß + Lager im Handwerk-Preset).

Unter Einstellungen → Mitarbeiter kannst du einzelnen Personen zusätzliche Rechte gewähren, über das, was ihre Rolle normalerweise erlaubt — das kann nur der Owner speichern. Als Admin siehst du den Editor, ein Speicherversuch wird abgelehnt.

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Rolle ändern oder Mitarbeiter:in einladen

1. Einstellungen → Mitarbeiter
2. „Mitarbeiter:in einladen" → E-Mail + Rolle → Einladungs-Link wird verschickt
3. Bestehende Person: Rolle ändern über die Mitarbeiter-Zeile
4. Änderungen werden im Audit-Log protokolliert

Hinweis: Du kannst dir selbst keine eigene Rolle entziehen, und die Owner-Rolle lässt sich über diesen Weg weder vergeben noch entziehen — sie ist einmalig bei der Betriebseinrichtung gesetzt.

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