Was Ihr Betrieb Mitarbeitenden für vorgestreckte Ausgaben schuldet — und wie Ihre Kanzlei zu einem Beleg nachfragen kann.

Auslagen und Rückfragen zu Belegen

Auslagen

Wo: Finanzen → Ausgaben → Auslagen

Hat jemand aus Ihrem Team Geld für den Betrieb vorgestreckt — Parkgebühren, ein kleiner Materialeinkauf unterwegs — trägt das Büro den Beleg hier als Auslage dieser Person ein, und Sie sehen auf einen Blick, was der Betrieb noch schuldet.

So geht's:

Im Abschnitt „Beleg als Auslage vermerken" wählen Sie den Beleg und unter „Ausgelegt von" die Person aus und bestätigen mit „Vermerken".
Der Beleg erscheint in der Liste mit Person, Beleg und Betrag.
Nach der Überweisung klicken Sie bei diesem Beleg auf „Erstattet".

Eine eigene Auslage vermerken darf, wer Ausgaben erfassen darf (ab Werk Inhaber, Admin, Backoffice und Buchhaltung). Eine Auslage einer anderen Person zuschreiben darf nur, wer zusätzlich Ausgaben freigeben darf (ab Werk Inhaber, Admin und Buchhaltung). Auf „Erstattet" klicken darf, wer Ausgaben freigeben darf (ab Werk Inhaber, Admin, Manager und Buchhaltung).

Eine Auslage läuft bewusst über Beleg und Überweisung, nicht über das Kassenbuch: Die besonderen Aufzeichnungspflichten für eine Barkasse greifen nur bei einer tatsächlichen Kasse, nicht bei einer Erstattung per Überweisung.

Im DATEV-Export steht eine vermerkte Auslage gegen das „Gegenkonto für vorgestreckte Ausgaben“, das Sie unter Einstellungen → Firmenstamm & Branding → „DATEV / Buchhaltung" eintragen. Das Feld hat bewusst keine Vorgabe — wie Auslagen von Mitarbeitenden geführt werden, entscheidet Ihre Kanzlei. Ohne Eintrag steht die Auslage am Kreditor des Lieferanten.

Rückfragen zu Belegen

Wo: Finanzen → Finanz-Übersicht → Reiter „Übergabe“, dort in der Spalte „Rückfragen offen“ auf die Zahl klicken (erscheint, sobald eine Rückfrage offen ist). Für Ihre Kanzlei: Finanzen → Ausgaben → Rückfragen zu Belegen.

Rückfragen stellt ausschließlich Ihre Kanzlei über die Rolle „Steuerberater" (siehe Steuerberater anbinden). Sie kann zu einer Eingangsrechnung bzw. einem Beleg oder zu einer Ausgangsrechnung eine Rückfrage stellen — etwa wenn ein Steuersatz unklar ist.

Sie beantworten die Rückfrage direkt an der Stelle, über „Antworten" (oder „Antwort ändern", falls Sie nachbessern möchten). Ist die Sache geklärt, schließt Ihre Kanzlei die Rückfrage mit „Als erledigt markieren" ab.