Steuerberater anbinden und DATEV-Export

Am Monatsende muss die Buchhaltung zur Kanzlei. Dafür gibt es in NexDeck zwei Wege, die sich nicht ausschließen: einen Export, den Sie verschicken, und einen eigenen Zugang für Ihre Kanzlei.

NexDeck bereitet die Daten auf — einen Buchungsstapel im EXTF-Format für Ihre Kanzlei, dazu die Belege. Die fachliche Prüfung, das Festschreiben und die Steuererklärungen bleiben bei der Kanzlei.

Der eigene Zugang für die Kanzlei

Wo: Einstellungen → Mitarbeiter → einladen, Rolle „Steuerberater"

Diese Rolle ist bewusst eng geschnitten. Ihre Kanzlei sieht die Buchhaltung — und sonst nichts:

Sichtbar	Nicht sichtbar
Rechnungen und Belege	Projekte, Aufmaße, Bautagebuch
Kundenstammdaten	Zeiterfassung, Einsatzplanung
Banking und Zahlungsabgleich	Lager, Fuhrpark, Werkzeug
DATEV-Export und Übergabestatus	Team-Postfach, Chats, Marketing

Das ist kein Misstrauen, sondern Datensparsamkeit: die Kanzlei braucht für ihre Arbeit keinen Blick auf Ihre Baustellenfotos, und was sie nicht sieht, muss sie auch nicht schützen.

Schreibrechte hat die Rolle an zwei Stellen: Sie kann Eingangsbelege kontieren und unklare Belege buchen, und sie kann im Bankabgleich Zahlungseingänge aus Ihren Bankumsätzen Rechnungen zuordnen oder eine Zuordnung wieder aufheben. Eine Differenz darf sie dabei als Skonto, Kulanz, Kosten des Zahlungsverkehrs oder Forderungsausfall ausweisen. Ist der offene Betrag damit ausgeglichen, gilt die Rechnung als bezahlt. Auf der Kundenseite kann sie außerdem ein Kundenguthaben mit einer Rechnung verrechnen oder die Rückzahlung eines Guthabens erfassen. Dazu stellt die Kanzlei über eine eigene Fläche Rückfragen an Sie.

Den Inhalt von Rechnungen oder Kundendaten ändern, Zahlungen am Abgleich vorbei erfassen oder etwas löschen kann die Rolle nicht — wer eine Rechnung schreibt oder einen Beleg löscht, tut das hier, nicht die Kanzlei.

Was die Kanzlei nach der Anmeldung sieht und wie sie das Paket einliest, steht in einem eigenen Artikel, den sie selbst aufrufen kann: Für Ihre Kanzlei: Zugang und Exportpaket.

Was Sie einmal eintragen müssen

Wo: Einstellungen → Firmenstamm & Branding → Abschnitt „DATEV / Buchhaltung"

Diese Angaben bekommen Sie von Ihrer Kanzlei. Raten Sie hier nicht — ohne die ersten drei ist der Stapel nicht einlesbar, und ein falscher Wert fällt oft erst beim Import auf:

• Kontenrahmen — SKR03 oder SKR04. Ein Stapel nach dem falschen Kontenrahmen ordnet Erlöse Konten zu, die etwas anderes bedeuten.
• Beraternummer (bis zu 7 Stellen) und Mandantennummer (bis zu 5 Stellen) — die Nummer der Kanzlei bei DATEV und Ihre Nummer bei dieser Kanzlei.
• Sachkontenlänge — Vorgabe 4. Sie muss zum Bestand der Kanzlei passen.
• Beginn des Wirtschaftsjahres — nur ändern, wenn Ihr Wirtschaftsjahr nicht am
  1. Januar beginnt (Format MM-TT, z. B. 07-01). Der Stapel trägt den Beginn dann im Vorlauf.
• Leistungsdatum im DATEV-Export — ab Werk aus. Schalten Sie es nur nach Absprache mit Ihrer Kanzlei ein: DATEV verlangt diese Absprache ausdrücklich, und ein gefülltes Leistungsdatum löst in DATEV eigene Abgrenzungsbuchungen aus.
• Gegenkonto für vorgestreckte Ausgaben — bewusst ohne Vorgabe; fragen Sie die Kanzlei, wie sie Auslagen von Mitarbeitenden führt.
• Konto für Mahngebühren und Konto für Verzugszinsen — leer lassen für die Vorgabe (SKR03 8603 und 2650, SKR04 4830 und 7100). Ein anderes Konto tragen Sie in Abstimmung mit Ihrer Kanzlei ein.
• § 19-Erlöskonto — nur für Kleinunternehmer, leer lassen für den Standard.

Darüber, unter den steuerlichen Angaben, steht die Gewinnermittlung (Bilanz oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung). Sie entscheidet unter anderem, wie Abschlagsrechnungen im Stapel stehen (siehe unten). Ist sie nicht festgelegt, behandelt NexDeck den Betrieb wie einen Einnahmen-Überschuss-Rechner.

Der Export

Wo: Finanzen → DATEV Export (Seite „Datenexport für Steuerberater")

Die Seite hat mehrere Reiter. Der wichtigste ist Buchungsstapel: Sie wählen einen Zeitraum (Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr — ist Ihr Voranmeldungszeitraum in den Firmeneinstellungen hinterlegt, ist der passende markiert) und bekommen entweder nur die CSV oder, mit dem Haken „ZIP-Archiv mit PDF-Belegen", ein vollständiges Paket. Für das Paket mit Belegen fragt NexDeck einen frischen Code Ihrer Authenticator-App ab, sofern Ihr Konto die Zwei-Faktor-Anmeldung nutzt (siehe Sicherheit & Account).

Das Paket ist ein Transportcontainer, den Ihre Kanzlei auspackt:

Ordner / Datei	Inhalt
00_BITTE_ZUERST_LESEN.txt	Anleitung: welche Datei wohin gehört, und was die Kanzlei einmal einrichten muss
1_Buchungen/	Buchungsstapel (EXTF, Kategorie 21), ggf. Nachtragsstapel, Debitoren- und Kreditoren-Stammdaten
2_Belege/	Belegpakete Rechnungsausgang und Rechnungseingang — werden als Ganzes übertragen
3_Lieferscheine/	nur wenn NexDeck Lieferscheine Eingangsrechnungen zugeordnet hat
audit-trail.json	Nachweis über den Exportlauf, für den Import nicht nötig

Belegtransfer — warum die PDFs dabei sind

In den Belegpaketen liegt neben den Belegen eine document.xml, die jedem Beleg eine Kennung gibt — und dieselbe Kennung steht im Buchungssatz und im Dateinamen des Belegs. Ergebnis: Ihre Kanzlei liest einmal ein und hat Buchung und Belegbild verknüpft, ohne dass jemand PDFs zu Buchungszeilen sucht. DATEV nutzt dafür die document.xml, andere Programme den Dateinamen.

Was im Stapel steht — und was nicht

• Ausgangsrechnungen stehen als Forderung im Stapel, Eingangsbelege mit ihrem Aufwand; bezahlte Eingangsbelege tragen eine Ausgleichszeile, damit der Lieferant nicht dauerhaft offen bleibt.
• Zahlungseingänge auf Ausgangsrechnungen stehen nicht im Stapel — weder Überweisung noch Stripe noch eine von Hand erfasste Zahlung (PayPal, „Sonstiges"). Sie stehen im Kontoauszug bzw. in den Stripe-Daten, die die Kanzlei ohnehin bucht; ein zweites Mal im Stapel ergäbe eine doppelte Buchung.
• Skonto, Mahngebühren und Kulanz einer Zahlung stehen als eigene Zeilen gegen den Kunden im Stapel.
• Barzahlungen stehen nicht im Buchungsstapel.
• Die Fälligkeit einer Ausgangsrechnung steht im Feld für die Fälligkeit, damit die Kanzlei sie in ihrer Offene-Posten-Liste sieht. Gutschriften und Stornos tragen keine.
• Festgeschrieben wird nichts — das bleibt der Kanzlei.

Abschlags- und Schlussrechnungen

Wie eine Abschlagsrechnung im Stapel steht, hängt an Ihrer Gewinnermittlung:

• Bilanz: Die Abschlagsrechnung steht als angeforderte Anzahlung ohne Umsatzsteuer auf dem Verrechnungskonto für erhaltene Anzahlungen (1593 im SKR03, 1495 im SKR04), zusammen mit einer Auftragsnummer. Die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung entsteht erst mit dem Geldeingang — den bucht die Kanzlei aus dem Kontoauszug, und die Umbuchung auf die erhaltenen Anzahlungen erzeugt ihr Programm aus der Auftragsnummer. Damit das klappt, muss die Kanzlei die Anzahlungsverknüpfung einmal einrichten; die Anleitung im Paket und der Kasten „Hinweise für die Kanzlei" beschreiben, wie.
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Die Abschlagsrechnung steht auf dem Erlöskonto wie jede andere Rechnung, ohne Anzahlungskette.

Die Schlussrechnung ist in NexDeck eine Restrechnung: Sie trägt nur den Betrag, der nach Abzug der Abschläge noch offen ist. Abgezogen werden nur festgeschriebene Abschlagsrechnungen — ein Abschlag im Entwurf zählt nicht.

Nachtragsstapel

Erfassen Sie eine Kulanz, eine Zahlungsgebühr oder einen Forderungsausfall erst, nachdem der Monat, zu dem sie gehört, schon übergeben war, legt NexDeck sie in eine eigene Datei für diesen Monat (EXTF_Buchungsstapel_Nachtrag_JJJJMM.csv). Sie trägt den Stichtag als Datum, weil die Umsatzsteuer in dem Zeitraum berichtigt wird, in dem die Änderung eingetreten ist (§ 17 Abs. 1 Satz 8 UStG). Ist die Voranmeldung für diesen Monat schon abgegeben, klärt Ihre Kanzlei, ob sie berichtigt wird — der Export weist bei jedem Nachtrag darauf hin.

Lieferscheine

Hat NexDeck beim Abgleich einer Eingangsrechnung Lieferscheine zugeordnet, liegen sie als eigenes Belegpaket in 3_Lieferscheine/. Sie sind mit keiner Buchung verknüpft; ob die Kanzlei sie überträgt, entscheidet sie.

Bevor Sie verschicken: Probelauf und Hinweise

• „Probelauf (nur prüfen)" prüft jede Buchung gegen die DATEV-Formatregeln, ohne eine Datei zu erzeugen oder etwas zu protokollieren. Beliebig oft wiederholbar.
• Entspricht eine Buchung nicht dem Format, ist der Export blockiert, bis sie korrigiert ist — der Fehler steht je Beleg da. So gelangen keine fehlerhaften Sätze in den Import Ihrer Kanzlei.
• Fehlt Kunden die Debitorennummer, bietet NexDeck an, sie automatisch zu vergeben. Alternativ können Sie bewusst auf ein Sammelkonto exportieren. Lieferanten ohne Kreditorennummer laufen auf ein Sammelkonto und werden als nachzukontieren ausgewiesen.
• „Hinweise für die Kanzlei" sammelt, was die Kanzlei wissen sollte, aber keine Sperre ist — etwa Abschläge auf dem Verrechnungskonto, Nachträge für frühere Monate oder ein Leistungsdatum, das für DATEV zu weit vor dem Stapelende liegt.
• Denselben Zeitraum noch einmal exportieren geht nur mit ausdrücklicher Bestätigung („Trotzdem exportieren (Korrektur-Export)") — und nur nach Abstimmung mit der Kanzlei.

Was NexDeck kontiert — und was nicht

NexDeck schlägt Konten vor, anhand von Steuersatz und Belegart: Erlöse nach Steuersatz getrennt, Vorsteuer nach Satz getrennt, Reverse-Charge auf die dafür vorgesehenen Konten. Bei gemischten Steuersätzen in einem Beleg entsteht pro Satz eine eigene Zeile. Ihre Vorschläge bestätigen oder ändern Sie unter Kontenzuordnung (siehe unten).

NexDeck bucht nicht. Die fachliche Entscheidung trifft Ihre Kanzlei:

• Der Export ist ein Stapel zur Prüfung, kein festgeschriebener Buchungsbestand.
• Bei 0 % Umsatzsteuer verlangt NexDeck beim Festschreiben einen Grund — etwa steuerfrei nach § 4 UStG oder steuerpflichtig zum Nullsatz nach § 12 Abs. 3 UStG (Photovoltaik). Aus der Zahl allein ist das nicht ableitbar; erst der Grund bestimmt das Konto.
• Mahngebühren und Verzugszinsen stehen auf den Konten aus dem Firmenstamm; ohne Eintrag auf der Vorgabe (SKR03 8603 und 2650, SKR04 4830 und 7100). Die Anleitung im Paket nennt die Konten dieses Stapels.

Wie belastbar ist das?

• Die Dateiformate stimmen. Buchungsstapel und Stammdaten werden gegen die DATEV-Formatvorgaben geprüft und laufen ohne Beanstandung durch das DATEV-Prüfprogramm. Außerdem haben wir Stapel aus NexDeck in drei Testbestände von DATEV Rechnungswesen eingelesen (SKR03 mit Bilanz, Kleinunternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung, GmbH mit SKR04) — ohne abgewiesene Buchung.
• Eine Zertifizierung gibt es dafür nicht. DATEV zertifiziert Schnittstellen-Software, nicht das Erzeugen von Dateien; NexDeck ist kein DATEV-Produkt und nicht mit DATEV verbunden.
• Grün ist nicht gleich richtig gebucht. Ein formal fehlerfreier Stapel kann fachlich trotzdem falsch kontiert sein. Nur die Kanzlei kann das beurteilen — deshalb steht am Ende dieses Kapitels immer sie, nicht wir.

Wenn Ihre Kanzlei nicht mit DATEV arbeitet

Das EXTF-Format ist kein reines DATEV-Format: Programme wie ADDISON, Agenda oder Simba lesen denselben Buchungsstapel. Sie holen die Belege allerdings anders — die Anleitung im Paket beschreibt dafür einen eigenen Weg (Belegpaket auspacken, Stapel daneben legen).

Daneben bietet die Exportseite:

• CSV (Universal) und Excel — Ihre Kundenstammdaten (Kunden- und Debitorennummer, Firma, Adresse, Kontakt, Steuernummer) für beliebige Programme.
• Belege-Archiv — alle Belege eines Monats als ZIP, mit einer Übersichtsdatei.
• Datenüberlassung (Z3) — siehe nächster Abschnitt.
• Den eigenen Zugang: Die Kanzlei sieht Rechnungen, Belege und Zahlungen direkt und lädt herunter, was sie braucht.

Datenüberlassung (Z3)

Wo: Finanzen → DATEV Export, unten auf der Seite

Erzeugt ein ZIP mit den Einzelaufzeichnungen, die nach der Verdichtung in den Buchungsstapel nur in NexDeck liegen: Kunden, Rechnungen und Positionen, Zahlungen, Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Materialbewegungen, Wareneingänge und das Änderungsprotokoll — als CSV, dazu eine index.xml, die Felder und Verknüpfungen beschreibt. Gefiltert wird nach Rechnungsdatum. Auch hier fragt NexDeck bei Konten mit Zwei-Faktor-Anmeldung einen frischen Code ab.

Der Anspruch auf Datenzugriff in einer Außenprüfung richtet sich an Sie, nicht an uns. Ob Umfang und Form für Ihre Prüfung genügen, klären Sie mit Ihrer Kanzlei.

Was Sie zum Export aufbewahrt bekommen: die Export-Historie

Die Export-Historie ist derzeit über keinen Menüpunkt erreichbar.

Jeder DATEV-Export der letzten 90 Tage steht hier mit Status (gesendet, aktiv, abgelaufen, widerrufen), einem anonymisierten Empfänger-Hinweis, der Zahl der Zugriffe und dem Zeitpunkt des letzten Zugriffs. Ein noch aktiver Freigabe-Link lässt sich hier auch widerrufen.

Offene Posten und Forderungsalterung

Zwei verwandte, aber unterschiedlich sortierte Berichte:

• Offene Posten (OPOS) — eine Liste aller offenen Rechnungen, gruppiert nach Fälligkeits-Zeitraum (noch nicht fällig, 0–30, 30–60, 60–90, über 90 Tage), mit Kundenfilter und Exportfunktion.
• Forderungsalterung — dieselben Fälligkeits-Zeiträume, aber als Matrix je Kunde aufbereitet, mit Summen je Kunde und insgesamt, exportierbar als CSV oder PDF.

Beide finden Sie unter Finanzen → Finanz-Übersicht → Berichte.

Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA)

Wo: Finanzen → Finanz-Übersicht → Reiter „Umsatzsteuer"

Die Seite ermittelt die Kennzahlen eines Voranmeldungszeitraums zur Prüfung — Jahr und Zeitraum stehen dabei in der Adresse, damit Sie oder Ihre Kanzlei genau denselben Bildschirm später wieder aufrufen können. Eine Jahresprüfung gleicht die einzelnen Zeiträume eines Jahres auf Konsistenz ab. Abgeben müssen Sie oder Ihre Kanzlei die Voranmeldung selbst; NexDeck übermittelt nichts ans Finanzamt.

Kontenzuordnung bestätigen

Wo: Einstellungen → Kontenzuordnung

Hier bestätigen Sie die Kontierungsvorschläge aus dem DATEV-Export oder legen für einzelne Fälle ein abweichendes Konto fest, statt sich bei jedem Export erneut auf den Systemvorschlag zu verlassen.

Einsichten externer Zugänge

Wo: Einstellungen → Einsichten externer Zugänge

Eine reine Protokoll-Ansicht: Sie zeigt, was Ihre Steuerkanzlei oder ein anderer externer Zugang in NexDeck aufgerufen und heruntergeladen hat — ohne Wertung. Ein Zugriff der Kanzlei auf die Buchhaltung ist schließlich ihre Aufgabe.

Was die Kanzlei im Audit-Trail sieht

Wo (für die Kanzlei): Menüpunkt „Audit-Trail“

Die Kanzlei liest den Audit-Trail in einer geschwärzten Fassung: Sie sieht, wer wann welchen Vorgang ausgelöst hat — aber nicht den Inhalt der Änderung, und IP-Adresse und Browserkennung sind ausgeblendet. Die Einträge der „Einsichten externer Zugänge“ erscheinen dort nicht; sie bleiben bei Ihnen. Vollständig sehen den Audit-Trail nur Inhaber und Administratoren Ihres Betriebs.

Nicht zu verwechseln mit der Datei audit-trail.json im Export-Paket: Sie hält nur fest, was wann exportiert wurde.

Häufige Fragen

„Kann ich einen Zeitraum zweimal exportieren?" Ja, mit ausdrücklicher Bestätigung als Korrektur-Export. Der Export verändert nichts an Ihren Daten, und jeder Lauf wird protokolliert, damit später nachvollziehbar ist, was die Kanzlei wann bekommen hat. Liest die Kanzlei den neuen Stapel ein, löscht sie vorher den alten — sonst stehen die Buchungen doppelt da.

„Meine Kanzlei sagt, der Stapel sei leer." Dann liegen im gewählten Zeitraum keine finalisierten Belege. Entwürfe werden nicht exportiert — sie sind buchhalterisch nicht existent.

„Muss ich meiner Kanzlei einen Zugang geben?" Nein. Der Export allein genügt. Der Zugang spart nur den monatlichen Versand und erlaubt der Kanzlei, bei Rückfragen selbst nachzusehen, statt Sie anzurufen.

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• Für Ihre Kanzlei: Zugang und Exportpaket
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