Für Ihre Kanzlei: Zugang und Exportpaket

Dieser Artikel richtet sich an die Kanzlei, die ein Betrieb über die Rolle „Steuerberater" eingeladen hat — und an den Betrieb, der wissen will, was die Kanzlei dort vorfindet.

NexDeck bereitet die Buchhaltungsdaten auf: einen Buchungsstapel im EXTF-Format für Ihre Kanzlei, die Stammdaten der Personenkonten und die Belege. Kontierung, Festschreibung und Steuererklärungen bleiben bei der Kanzlei.

Was Sie nach der Anmeldung sehen

Sie landen auf dem Übergabestatus: je Monat, ob übergeben wurde, wie viele Belege festgeschrieben oder noch offen sind und wie viele Rückfragen offen stehen (siehe Übergabestatus).

Im Menü finden Sie:

Nicht sichtbar sind Projekte, Angebote, Zeiterfassung, Einsatzplanung, Lager, Fuhrpark und Kommunikation — auch nicht über die Suche oder die Kundenseite. Rechnungen anlegen, Kundendaten ändern, Zahlungen am Abgleich vorbei erfassen, ein Bankkonto verbinden oder die Firmeneinstellungen ändern können Sie nicht.

Was der Betrieb eintragen muss

Beraternummer, Mandantennummer, Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04), Sachkontenlänge, den Beginn des Wirtschaftsjahres und das Gegenkonto für Auslagen trägt der Betrieb in seinen Firmeneinstellungen ein — Sie können das dort nicht selbst. Teilen Sie ihm die Werte mit, die zu Ihrem Bestand passen. Das Leistungsdatum (Feld 115) ist ab Werk aus; der Betrieb schaltet es nur nach Absprache mit Ihnen ein.

Das Exportpaket erzeugen

1. Unter DATEV Export den Tab „Buchungsstapel" öffnen.
2. Den Buchungszeitraum wählen, zum Beispiel ein Quartal. Ist der Voranmeldungszeitraum hinterlegt, schlägt NexDeck den passenden Zeitraum vor.
3. Auf „ZIP mit Belegen erstellen" klicken. Zuerst erscheint die Export-Vorschau mit Anzahl der Buchungen, Soll und Haben und dem Prüfergebnis.
4. Unten bestätigen, dass Sie den Bericht geprüft haben, und „Export erzeugen" klicken.

Exportiert werden nur festgeschriebene Rechnungen und geprüfte Belege. Nur prüfen, ohne Datei: „Probelauf (nur prüfen)" (siehe „Prüfungen vor dem Export“ weiter unten).

Das Paket einlesen

Das ZIP ist ein Transportcontainer — bitte auspacken. Die Datei 00_BITTE_ZUERST_LESEN.txt darin nennt für genau diesen Lauf, was beiliegt und was zu tun ist.

Mit DATEV (Reihenfolge nach DATEV Dok.-Nr. 1005516):

1. Die Belegpakete aus 2_Belege/ über DATEV Belegtransfer übertragen. DATEV Belege online muss dafür in der Bearbeitungsform Standard oder Erweitert laufen; andere Upload-Wege nehmen ZIP-Dateien nicht an.
2. Import prüfen.
3. Die CSV-Dateien aus 1_Buchungen/ einlesen: Bestand | Importieren | Stapelverarbeitung.

Feld 20 trägt den Beleglink; dieselbe Kennung steht in der document.xml und im Dateinamen des Belegs.

Mit ADDISON, Agenda, Simba oder einem anderen Programm, das EXTF liest: Diese Programme holen die Belege über den Dateinamen. Packen Sie das Belegpaket aus, legen Sie die CSV in denselben Ordner wie die PDF-Dateien und schalten Sie beim Import die Belegübernahme ein (in ADDISON etwa über den DatevPro-Treiber, Option „Dokumente archivieren"). Ohne diesen Schritt kommen die Buchungen an, die Belege nicht.

Was Sie in Ihrem Bestand einmal einrichten

Ein EXTF-Stapel überträgt keine Einstellungen Ihres Bestands. Was zu den Dateien gehört:

• Anzahlungen (Bilanzierer): Abschlagsrechnungen stehen als angeforderte Anzahlung (Buchungstyp AA) ohne Umsatzsteuer auf dem Verrechnungskonto für erhaltene Anzahlungen (1593 im SKR03, 1495 im SKR04), mit Auftragsnummer (DATEV Dok.-Nr. 1070732, Buchungsvariante 2b). Den Geldeingang buchen Sie aus dem Kontoauszug; die Umbuchung auf erhaltene Anzahlungen mit Umsatzsteuer erzeugt DATEV über „Anzahlungsbuchungen erzeugen". Dafür im Anzahlungs-Assistenten (Ansicht | Eigenschaften | Anzahlungen → Automatische Buchungen) je Steuersachverhalt das Verrechnungskonto und das Konto der erhaltenen Anzahlung zuordnen, z. B. 19 %: 1718 (SKR03) / 3272 (SKR04), 7 %: 1711 / 3260; für § 13b-Abschläge das Konto ohne Umsatzsteuer aus Ihrem Kontenrahmen. Fehlt die Zuordnung, meldet DATEV #REW90938 „Steuersachverhalt unvollständig" — die Buchung wird trotzdem übernommen. In ADDISON entsprechen dem die Bauanzahlungsketten im Firmenstamm.
• Anzahlungen (Einnahmen-Überschuss-Rechnung): Die Abschlagsrechnung steht auf dem Erlöskonto wie jede andere Rechnung, ohne Anzahlungskette.
• Schlussrechnung: In NexDeck eine Restrechnung — sie trägt nur den Betrag nach Abzug der festgeschriebenen Abschläge.
• Leistungsdatum: Ist Feld 115 gefüllt, steht dort das erfasste Leistungsdatum bzw. das Ende des Leistungszeitraums, bei Ausgangs- und Eingangsbelegen. Hat der Betrieb „Erfasstes Leistungsdatum, sonst das Rechnungsdatum" gewählt, steht bei Leistung am Rechnungstag das Rechnungsdatum; Abschlagsrechnungen tragen keins, Feld 116 bleibt leer. Damit der Wert wirkt, muss „Leistungsdatum nutzen" für diesen Mandanten und dieses Wirtschaftsjahr aktiv sein (sonst #REW02842). Liegt ein Leistungsdatum mehr als 11 Monate vor dem Stapelende, weist DATEV die Buchung ab (#REW02847) — der Export meldet das vorher und empfiehlt einen Quartalsstapel.
• Sachkontenlänge: Feld 14 des Vorlaufs trägt die Länge aus den Einstellungen des Betriebs (Vorgabe 4). Passt sie nicht zum Bestand, weist DATEV den Stapel ab (#REW10153).
• Wirtschaftsjahr: Feld 13 trägt den Beginn des Wirtschaftsjahres, in dem der Stapel liegt — bei abweichendem Wirtschaftsjahr also z. B. 01.07. des Vorjahres. Das Wirtschaftsjahr muss im Bestand angelegt sein.
• Mahngebühren und Verzugszinsen: die Konten, die der Betrieb im Firmenstamm (Abschnitt „DATEV / Buchhaltung“) eingetragen hat; ohne Eintrag die Vorgabe SKR03 8603 und 2650, SKR04 4830 und 7100. Die Anleitung im Paket nennt die Konten dieses Stapels und ob sie eingestellt oder Vorgabe sind.
• Auslagen von Mitarbeitenden: Gegenkonto ist das Konto, das der Betrieb hinterlegt hat; ohne Eintrag steht die Auslage am Kreditor des Lieferanten.
• Fälligkeit: Ausgangsrechnungen tragen die Fälligkeit in Feld 117 (TTMMJJJJ) für Ihre Offene-Posten-Liste; Belegfeld 2 bleibt leer. Gutschriften und Stornos tragen keine Fälligkeit (sonst #REW02890).
• Festschreibung: Feld 21 des Vorlaufs und Feld 114 jeder Zeile stehen auf 0. NexDeck schreibt nicht fest.

Welche Zahlungen im Stapel stehen

• Zahlungseingänge auf Ausgangsrechnungen — per Überweisung, Stripe oder von Hand erfasst (PayPal, „Sonstiges") — stehen nicht im Stapel. Sie buchen sie aus dem Kontoauszug bzw. den Stripe-Daten.
• Skonto, Mahngebühren und Kulanz einer Zahlung stehen als eigene Zeilen gegen den Debitor.
• Barzahlungen stehen nicht im Buchungsstapel.
• Bezahlte Eingangsbelege tragen eine Ausgleichszeile Kreditor an Bank.

Wechselt ein Betrieb aus einem Programm zu NexDeck, das Überweisungen mitgeliefert hat, fehlen diese Zeilen deshalb — gewollt.

Nachtragsstapel je Stichtagsmonat

Wird eine Kulanz, eine Zahlungsgebühr oder ein Forderungsausfall erst erfasst, nachdem der Monat des Stichtags schon übergeben war, liegt sie in einer eigenen Datei EXTF_Buchungsstapel_Nachtrag_JJJJMM.csv: Vorlauf = dieser Monat, Belegdatum = Stichtag (§ 17 Abs. 1 Satz 8 UStG).

• Einlesen wie den Hauptstapel. Für einen Monat eines früheren Wirtschaftsjahres muss dieses Jahr im Bestand angelegt und geöffnet sein; DATEV bietet danach an, die Saldovorträge ins Folgejahr zu übernehmen (#REW01864).
• DATEV Rechnungswesen compact lässt höchstens zwei Buchungsperioden gleichzeitig offen (#REW90030). Ist der Nachtragsmonat die dritte, müssen zuerst Stapel einer früheren Periode festgeschrieben werden.
• Ist die Voranmeldung für diesen Monat schon abgegeben, entscheiden Sie, ob sie berichtigt wird.
• Exportiert der Betrieb denselben Zeitraum noch einmal, enthält das neue Paket dieselben Nachtragsstapel erneut — dann den alten Stapel vorher löschen.

Lieferscheine

Hat NexDeck beim Abgleich einer Eingangsrechnung Lieferscheine zugeordnet, liegen sie in 3_Lieferscheine/ als eigenes Belegpaket (document.xml und je Lieferschein eine PDF). Der Dateiname nennt Rechnung und Lieferschein. Die Lieferscheine sind mit keiner Buchung verknüpft und tragen keinen Belegtyp; ob und wie Sie das Paket übertragen, entscheiden Sie.

Prüfungen vor dem Export

• Format: Jede Buchung wird vor dem Export gegen die Feldregeln der Formatbeschreibung geprüft. Entspricht eine nicht, ist der Export blockiert, bis sie korrigiert ist — der Fehler steht je Beleg da. Mit „Probelauf (nur prüfen)" sehen Sie das Ergebnis, ohne dass eine Datei entsteht oder etwas protokolliert wird.
• „Hinweise für die Kanzlei": Was keine Sperre ist, aber Ihre Aufmerksamkeit braucht — etwa Abschläge auf dem Verrechnungskonto, Nachträge für frühere Monate oder ein zu frühes Leistungsdatum. Gehören Rechnungen zu Kunden ohne Debitorennummer, hält der Export an: Sie vergeben die fehlenden Nummern mit „Debitorennummern automatisch vergeben" oder bestätigen die Buchung auf dem Sammelkonto ausdrücklich.
• Doppelter Export: Denselben Zeitraum ein zweites Mal zu exportieren verlangt eine ausdrückliche Bestätigung als Korrektur-Export.

Eine formale Prüfung sagt nichts darüber, ob die Kontierung fachlich stimmt. Das beurteilen Sie.

Datenüberlassung (Z3)

Auf derselben Exportseite erzeugen Sie ein ZIP mit den Einzelaufzeichnungen, die im Buchungsstapel verdichtet sind: Kunden, Rechnungen und Positionen, Zahlungen, Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Materialbewegungen, Wareneingänge und das Änderungsprotokoll — als CSV mit einer beschreibenden index.xml. Gefiltert wird nach Rechnungsdatum. Ob Umfang und Form für eine Prüfung genügen, beurteilen Sie gemeinsam mit dem Betrieb.

Verwandte Themen

• Übergabestatus für die Kanzlei
• Auslagen und Rückfragen zu Belegen