Wie Sie neue Mitarbeitende einladen, ihre Rolle festlegen und einen Zugang beim Austritt sperren, ohne die Personalakte zu verlieren.

Mitarbeiter einladen, Rollen vergeben, Zugang sperren

Unter Personal → Mitarbeiter (auch über Einstellungen → Mitarbeiter) regeln Sie, wer Zugang zu NexDeck hat: einladen, Rolle, Rechte und Offline-Zugang. Die Übersicht sehen Betriebsleiter, Inhaber und Administratoren.

Wer einladen darf, richtet sich nach dem Recht „Team verwalten" — auch dann, wenn der Inhaber es einer Person einzeln gegeben oder entzogen hat. Inhaber und Administratoren haben es standardmäßig. Wer es unterhalb der Administration per Einzelrecht bekommen hat, sieht im Formular nur die Rollen, die er vergeben darf: die eigene Rolle, Außendienst und Rollen mit weniger Rechten als die eigene. Rollen ändern und Zugänge sperren bleibt Inhabern und Administratoren vorbehalten.

Mitarbeiter einladen

Im Abschnitt Mitarbeiter einladen tragen Sie E-Mail-Adresse und optional den Namen ein, wählen eine Rolle und können eine persönliche Nachricht hinzufügen. Die Einladung ist 7 Tage gültig; der Eingeladene bekommt eine E-Mail mit einem Registrierungslink. Die E-Mail nennt Ihren Betrieb und die vergebene Rolle.

Zusätzlich können Sie die Person als Mitarbeiter kennzeichnen — dann erscheint sie in Plantafel, Einsatzplanung und Urlaubsanträgen, und Sie können Position, Team/Abteilung, Wochenstunden und eine dienstliche Handynummer hinterlegen. Reine Büro-Rollen (Buchhaltung, Backoffice) brauchen das oft nicht; Sie können es später jederzeit nachträglich aktivieren.

Haben Sie für Ihr Konto eine Authenticator-App eingerichtet und liegt Ihre letzte Code-Eingabe mehr als fünf Minuten zurück, fragt NexDeck vor dem Anlegen der Einladung den Code aus der App ab. Ohne eingerichtete App erscheint keine Abfrage.

Den Einladungslink verschickt NexDeck ausschließlich per E-Mail an die eingeladene Adresse; in der Oberfläche wird er nicht angezeigt. Ist die E-Mail nicht rausgegangen, bleibt die Einladung trotzdem angelegt — unter „Offene Einladungen" können Sie sie mit Erneut senden noch einmal verschicken. Dabei entsteht ein neuer Link mit neuer Frist von 7 Tagen; der bisherige Link gilt dann nicht mehr. Erneut senden steht nur bei Einladungen, deren Rolle Sie selbst vergeben dürfen. Mit Einladung abbrechen ziehen Sie eine offene Einladung zurück; das geht für alle mit dem Recht „Team verwalten".

So nimmt die eingeladene Person an

Der Link in der E-Mail öffnet eine Seite mit dem Namen Ihres Betriebs und der eingeladenen E-Mail-Adresse, die dort nicht geändert werden kann. Was danach passiert, hängt davon ab, ob es für diese Adresse schon ein NexDeck-Konto gibt.

Noch kein Konto: Die Person trägt ihren Namen ein, legt ein Passwort mit mindestens 12 Zeichen fest, wiederholt es, bestätigt die angezeigten Hinweise und Bedingungen und klickt auf Account erstellen. Danach wird sie angemeldet und landet in NexDeck; klappt die Anmeldung nicht sofort, erscheint Jetzt anmelden. Statt eines Passworts kann sie auch Mit Microsoft annehmen oder Mit Google annehmen wählen — dann muss sie sich beim Anbieter mit genau der eingeladenen Adresse anmelden.

Schon ein Konto: Die Seite zeigt zunächst dasselbe Formular. Nach Account erstellen meldet sie, dass für die Adresse bereits ein Konto besteht, und fragt nach dem Passwort des bestehenden Kontos. Daneben steht Passwort vergessen?. Ein vorher eingetragenes Passwort wird dabei nicht übernommen. Ist das Konto zusätzlich mit einer Authenticator-App geschützt, fragt die Seite danach den Code aus der App ab. Anschließend erscheinen wieder Name und Zustimmungen und der Knopf Einladung annehmen. Das bisherige Passwort und die Anmeldedaten bleiben unverändert. Das Konto wird Ihrem Betrieb mit der vergebenen Rolle und dem eingetragenen Namen zugeordnet. Ist die Person bereits mit genau dieser Adresse angemeldet, sieht sie direkt Name, Zustimmungen und Einladung annehmen.

Ein paar Sonderfälle:

Mit einem anderen Konto angemeldet: Die Seite nennt beide Adressen und bietet Abmelden an; erst danach lässt sich die Einladung annehmen.
Konto bei einem anderen Betrieb: Ein Konto gehört immer nur zu einem Betrieb. Die Einladung kann dann nicht angenommen werden — laden Sie die Person mit einer anderen E-Mail-Adresse ein.
Früher bei Ihnen gesperrter Zugang: Hat Ihr Betrieb den Zugang einer Person zuletzt gesperrt und nimmt sie eine neue Einladung an, wird ihr bisheriges Konto wieder freigeschaltet. Ein im Formular eingegebenes neues Passwort gilt dabei nicht; die Seite zeigt einen Hinweis und Jetzt anmelden. Sie meldet sich danach mit ihrem bisherigen Passwort an. Eine Einladung, die älter ist als der Austritt, gilt nicht mehr.

Abgelaufen oder abgebrochen: Ist die Frist von 7 Tagen vorbei, wurde die Einladung abgebrochen, bereits verwendet oder durch Erneut senden ersetzt, zeigt der Link „Einladung ungültig" mit einem Weg Zur Anmeldung. Es wird dann nichts angelegt und nichts geändert. Senden Sie in diesem Fall eine neue Einladung bzw. nutzen Sie bei einer noch offenen Einladung Erneut senden.

Wenn alle Nutzerplätze belegt sind

Stößt die Einladung an die Platzgrenze Ihres Tarifs, bietet Ihnen der Dialog direkt an, einen zusätzlichen Platz hinzuzubuchen — mit Preis und, falls günstiger, einem Hinweis auf einen passenderen Tarif. Plätze hinzubuchen kann nur der Inhaber; allen anderen zeigt der Dialog stattdessen den Hinweis, den Inhaber zu bitten. Mehr dazu und wie Sie Plätze später wieder verringern: Ihr NexDeck-Vertrag.

Rollen und was sie dürfen

Beim Einladen und beim nachträglichen Ändern stehen dieselben Rollen zur Wahl — wer nur per Einzelrecht einlädt, sieht davon nur die Rollen, die er vergeben darf. Zu jeder Rolle zeigt NexDeck eine kurze Beschreibung und die wichtigsten Rechte:

Rolle	Kurzbeschreibung
Inhaber	Vollständiger Zugriff, inklusive Vertrag/Abrechnung und Mandanten-Verwaltung
Administrator	Fast alle Rechte wie der Inhaber, ohne Vertrag und ohne Mandanten-Löschung
Betriebsleiter	Team-Sicht, Freigaben und Eskalationen — keine Benutzerverwaltung
Disponent	Plantafel-Vollzugriff und Einsatzplanung — kein Finanzmodul und keine Kundenverwaltung
Backoffice / CRM	CRM-Vollzugriff, Angebote und Rechnungen vorbereiten, plant Einsätze ein und um — kein Banking
Außendienst	Nur eigene Einsätze, Zeiterfassung und Checklisten
Buchhaltung	Vollzugriff auf Finanz- und Rechnungsmodul — kein CRM-Edit und keine Einsatzplanung
Auditor (Read-Only)	Rein lesender Prüfzugang, keine personenbezogenen Daten
Steuerberater (Buchungszugriff)	Für die eigene Kanzlei: Buchhaltung einsehen, kontieren, Zahlungen zuordnen und exportieren

Die Rolle Inhaber lässt sich weder beim Einladen noch über Rolle ändern vergeben.

Um eine Rolle zu ändern, öffnen Sie bei der betreffenden Person das Aktionsmenü und wählen Rolle ändern. Als Inhaber können Sie zusätzlich für einzelne Mitglieder einzelne Rechte abweichend von der Standardrolle freigeben oder entziehen. Diese Einzelrechte gelten überall in NexDeck — ein entzogenes Recht wirkt auch, wenn die Person die Funktion auf einem anderen Weg aufruft. Welche Rolle was darf, steht ausführlich unter Die NexDeck-Rollen erklärt.

Zugang sperren (Austritt)

Verlässt jemand den Betrieb, wählen Sie im Aktionsmenü Zugang sperren (Austritt) und geben das Austrittsdatum an. Die Person kann sich danach sofort nicht mehr anmelden und sieht keine Daten des Betriebs mehr — Personalakte, Verträge und Zeiten bleiben dabei vollständig erhalten.

Gesperrte Zugänge finden Sie unterhalb der Mitarbeiterliste unter Gesperrte Zugänge. Von dort lässt sich ein Zugang jederzeit wieder öffnen, solange die Person nicht inzwischen einem anderen Betrieb zugeordnet wurde.