Lohnvorbereitung und Lohnregel

Wo: Personal → Lohnvorbereitung

Was dieses Paket ist

Die Lohnvorbereitung stellt für einen Monat alles zusammen, was Ihre Kanzlei, Ihr Lohnbüro oder die Person, die bei Ihnen abrechnet, braucht. NexDeck bereitet vor und übergibt — es rechnet nicht ab. Die eigentliche Lohnabrechnung bleibt bei Ihrer Kanzlei oder Ihrem Lohnbüro.

Der Bereich Personal mit Lohnvorbereitung, Lohnregel und Personalakte ist in jedem Tarif enthalten und für neue Betriebe ab Werk eingeschaltet. Fehlt die Rubrik „Personal" in Ihrem Menü, ist der Bereich für Ihren Betrieb nicht aktiv.

Wer Zugang hat: Lohnvorbereitung, Lohnregel und die Prüfung der Zahlungsdatei öffnen nur Inhaber und Administrator. Das Recht „Team verwalten" allein genügt dafür nicht — auch nicht, wenn es über eine Schnellauswahl wie „Malermeister", „Reinigungsmeister:in" oder „Agentur-Inhaber:in / Consulting Partner" vergeben wurde. Eine solche Person pflegt das Team, öffnet aber weder Lohnvorbereitung noch Lohnregel noch die Prüfung der Zahlungsdatei. Menü und Seiten prüfen dieselbe Regel.

Dasselbe gilt für die Lohnangaben im Profil einer Person (Abschnitt „Lohnbuchhaltung": Steuer-ID, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung, vermögenswirksame Leistungen). Diesen Abschnitt sehen und pflegen nur Inhaber und Administrator — ein Manager mit „Team verwalten" sieht ihn nicht. Ihre eigenen Angaben sehen Mitarbeitende weiterhin in der Auskunft zur eigenen Personalakte.

Was im Monatspaket steht

Das Paket ist in Blöcke gegliedert:

• A — Stammdaten im Monat geändert: wer im Monat geändert wurde. Welches Feld sich geändert hat, wird nicht mitgeführt.
• B — Stunden: freigegebene Zeiten in Dezimalstunden.
• C — Abwesenheiten: Krankheit, Elternzeit und unbezahlte Abwesenheit tagesgenau.
• D — Sachbezüge: je Person und Monat; Sachbezüge erfassen Sie direkt hier.
• E — Provisionen: nur für angestellte Vertriebler. Haben Sie keine, bleibt der Block leer.
• F — Ein- und Austritte.
• G — Zuschläge und Zulagen: aus der Lohnregel auf freigegebene Stunden gerechnet. Daneben steht der Teil innerhalb der Prozentsätze des § 3b EStG — gerechnet, nicht eingeordnet. Ob ein Zuschlag steuerfrei ist, beurteilt Ihre Kanzlei.
• H — Monatsbuchungen: abgegoltene Überstunden, Zusatzzahlungen, Vorschüsse und deren Verrechnung.

Jeden Block können Sie einzeln als CSV-Datei herunterladen. Zusätzlich zeigt die Seite, was in diesem Paket nicht enthalten ist, und eine Liste von Anlässen, die nicht bis zum Stichtag warten (zum Beispiel ein Ein- oder Austritt). NexDeck übermittelt dazu nichts und stellt keine Frist fest — die Liste sagt nur, was die Lohnabrechnung in diesem Fall braucht.

Über Zeitraum zusammenstellen fassen Sie mehrere Monate zusammen. Jeder Monat wird dabei einzeln zusammengestellt; die Zahlen sind dieselben wie in den Monatspaketen.

Stichtag

Oben auf der Seite legen Sie den Stichtag fest: den Tag im Folgemonat (1. bis 28.), bis zu dem der Monat übergeben sein soll. Vorbelegt ist der 10. Die Seite zeigt, ob der Stichtag für den gewählten Monat schon vorbei ist.

Hat Ihr Betrieb schon einmal eine Übergabe festgehalten, erinnert NexDeck den Inhaber per E-Mail an offene Monate — vor dem Stichtag, am Stichtag und einige Tage danach, je Stufe einmal. Die Erinnerung erzeugt und übergibt nichts.

Der Vollständigkeitsbericht

Bevor Sie freigeben, zeigt die Seite unter „Vollständigkeit", was noch fehlt — zum Beispiel ein fehlendes Stammdatenfeld, Stunden ohne Personalnummer oder erfasste, aber nicht freigegebene Stunden. Zu jedem Punkt stehen Block, Person und was fehlt. Die offenen Punkte lassen sich als CSV-Datei herunterladen. Ein offener Punkt geht bewusst mit in die Übergabe, statt die Seite unvollständig aussehen zu lassen — die Entscheidung, ob das für den jeweiligen Monat reicht, trifft Ihr Betrieb oder Ihre Kanzlei.

Freigeben

Im Abschnitt „Freigeben und Übergabe festhalten" können Sie zuerst das Übergabeblatt als Entwurf ansehen. Danach setzen Sie den Vermerk „Geprüft und freigegeben" — er hält Name und Zeitpunkt fest. Er sagt nicht, dass die Zahlen stimmen, sondern dass jemand sie vor dem Absenden angesehen hat. Gibt es offene Punkte, bestätigen Sie zusätzlich, dass sie bewusst mitgehen. Über den Knopf „Übergabe … freigeben und festhalten" schließen Sie das Paket für den Monat ab.

Das Ergebnis geht an Ihre Kanzlei — wie, hängt von Ihrer Vereinbarung ab (Export, E-Mail, eigener Zugang). NexDeck versendet das Paket nicht von selbst.

Nachmeldungen aus Vormonaten

Wird nach dem Abschluss eines Monats noch Zeit für diesen Monat erfasst, bleibt der abgeschlossene Monat unverändert. Die Buchung erscheint als Nachmeldung in der nächsten offenen Übergabe — nur Stunden, ohne Betrag, mit einer eigenen Aufstellung je Ursprungsmonat. Mit „Nachmeldungen übergeben als" legen Sie fest, ob der Abrechnungszeitraum der Ursprungsmonat ist (Vorgabe) oder der laufende Monat. Welcher Weg gilt, sprechen Sie mit Ihrer Kanzlei ab. Eine Nachmeldung geht erst mit, wenn sie freigegeben ist; was schon übergeben wurde, wird nicht noch einmal übergeben.

Lohnregel — die Stammdaten dahinter

Wo: Personal → Lohnvorbereitung → Lohnregel

Hier legen Sie je Person fest, nach welcher Regel sie bezahlt wird:

• Vergütungsart: Stunde oder Monat.
• Anstellungsart: sozialversicherungspflichtig, Minijob, kurzfristige Beschäftigung, Auszubildende oder Werkstudent.
• Zuschläge lassen sich einzeln hinterlegen, als Prozent- oder Eurobetrag je Stunde, wahlweise auf alle Arbeitsstunden oder nur auf bestimmte Projekte beschränkt.

Jede Änderung legt eine neue Fassung mit eigenem Gültigkeitsdatum an — ältere Fassungen bleiben erhalten, damit sich ein zurückliegender Monat weiterhin mit der damals gültigen Regel abrechnen lässt.

Die Seite prüft den vereinbarten Satz gegen den bundesweit einheitlichen gesetzlichen Mindestlohn und zeigt einen Hinweis, wenn ein Wert auffällig ist. Gespeichert wird der Satz in jedem Fall — die Prüfung ist ein Hinweis, keine Sperre. Das Bundesland, das Sie hier hinterlegen, bestimmt nicht den Mindestlohn, sondern nur, nach welchem Feiertagskalender ein Feiertagszuschlag berechnet wird. Die Mindestlohn-Prüfung lässt sich je Person mit Begründung und Stichtag abschalten — die Bewertung, ob eine gesetzliche Ausnahme greift, treffen Sie oder Ihre Kanzlei.

Zugang zur Lohnregel haben dieselben Personen wie zur Lohnvorbereitung: Inhaber und Administrator.

Lohn-Zahlungsdatei gegenlesen

Wo: Personal → Lohnvorbereitung, im Kopftext der Link „gegenlesen" (Seite „Lohn-Zahlungsdatei prüfen")

Erzeugt Ihre Kanzlei aus der Lohnabrechnung eine SEPA-Zahlungsdatei (pain.001), können Sie sie hier ablegen, bevor Sie sie bei der Bank freigeben. Geprüft wird, ob die Empfänger zu Ihren Beschäftigten passen — Kontonummern werden dabei nur verkürzt angezeigt.

Was hier nicht geschieht: Es wird nichts überwiesen und nichts verändert. Die Datei geht unverändert von Ihrer Kanzlei an die Bank; diese Seite ist eine Ampel, kein Zahlungsauftrag. Die Datei selbst wird nicht gespeichert, nur das Prüfergebnis und — für den nächsten Vergleich — die verkürzten Kontonummern. Der Verwendungszweck wird zwar angezeigt, aber nicht geprüft.

Was der Assistent Nex bei der Lohnvorbereitung tut

• Lohnstichtag nennen: Auf die Frage „Wann ist der Lohnstichtag?" nennt Nex den eingestellten Stichtag und die Stichtage des laufenden und des vorigen Lohnmonats. Das können Inhaber, Administrator und Betriebsleiter fragen.
• Zur richtigen Seite springen: Bitten Sie Nex zum Beispiel „Öffne die Lohnvorbereitung", „Zeig mir die Lohnregel" oder „Ich will die Zahlungsdatei prüfen", öffnet Nex die passende Seite. Das gilt für Inhaber und Administrator; die Seite prüft den Zugang selbst noch einmal.
• Eigene Zeit buchen: Bucht jemand per Nex Zeit in einen Monat, der schon übergeben ist, sagt Nex das zuerst an. Die Buchung wird zur Nachmeldung, der abgeschlossene Monat bleibt unverändert.

Nex öffnet die Seiten nur. Es liest keine Lohnregeln, Stundensätze, Monatsbuchungen oder Übergaben, stellt kein Monatspaket zusammen, gibt nichts frei und schickt nichts an Ihre Kanzlei. Freigabe und Übergabe bleiben bei Ihnen.