Mitarbeiter einladen und verwalten
Wer Zugang zu NexDeck bekommt, welche Rolle er braucht und wie Sie Rechte im Einzelfall anpassen.
Mitarbeiter einladen und verwalten
Wo: Personal → Mitarbeiter
Hier sehen Sie, wer Zugang zu Ihrem Betrieb hat, laden neue Leute ein und entscheiden, was jede Person sehen und tun darf.
Jemanden einladen
Im Abschnitt „Mitarbeiter einladen" tragen Sie E-Mail-Adresse und Rolle ein. Die Person bekommt eine Einladungsmail. Hat sie noch kein NexDeck-Konto, legt sie über den Link ein eigenes Passwort fest. Gibt es für die Adresse schon ein Konto, meldet sie sich mit ihrem bisherigen Passwort an und nimmt die Einladung an. Ihr Passwort bleibt dabei unverändert. Einzelheiten im Artikel Mitarbeiter einladen, Rollen vergeben, Zugang sperren.
Welche Rolle passt
Jede Rolle ist auf einen Aufgabenbereich zugeschnitten:
| Rolle | Für wen |
|---|---|
| Inhaber | Geschäftsführung — sieht und darf alles |
| Administrator | Verwaltung mit fast allen Rechten |
| Betriebsleiter | Führt den Betrieb operativ |
| Disponent | Plant Einsätze, Fahrzeuge, Material |
| Backoffice / CRM | Vertrieb, Angebote, Kundenkontakt |
| Außendienst | Mitarbeiter im Einsatz vor Ort |
| Buchhaltung | Rechnungen, Banking, Zahlungen |
| Auditor (Read-Only) | Externe Prüfung — liest den Audit-Trail ohne Änderungsinhalte und die Verfahrensdokumentation |
Für Ihre Kanzlei gibt es eine eigene Rolle „Steuerberater" — bewusst eng geschnitten auf Buchhaltung, Banking und den DATEV-Export, ohne Blick auf Projekte, Aufmaße oder Ihr Team-Postfach. Mehr dazu im Artikel zum Steuerberater-Zugang.
Nur Inhaber und Administrator können einladen und Rollen ändern; einzelne Rechte einer Person passt nur der Inhaber an. Ein Betriebsleiter sieht die Liste, verwaltet sie aber nicht mit. Gibt der Inhaber einer Person das Einzelrecht „Team verwalten", kann sie ebenfalls einladen — Rollen ändern und Zugänge sperren bleibt bei Inhaber und Administrator.
Vertriebspartner (nur, wenn Ihr Betrieb den Bereich nutzt — er gehört zum Marketing-Paket) laden Sie unter CRM → Vertriebspartner ein, nicht hier. Ihr Zugang erscheint nach der Annahme zwar in der Liste, ihre Rolle lässt sich hier aber nicht ändern, und eine Personalakte gibt es für sie nicht.
Einzelne Rechte anpassen
Passt eine Rolle fast, aber nicht ganz — zum Beispiel soll ein Disponent zusätzlich Rechnungen sehen dürfen —, legen Sie das bei der Person selbst als Ausnahme fest, statt ihr eine andere Rolle zu geben. Das ändert nur diese eine Person, nicht die Rolle für alle.
Offline-Zugriff
Für Mitarbeitende, die auf der Baustelle oder beim Kunden ohne Netz arbeiten, lässt sich der Offline-Zugriff der Mobile-App einzeln freigeben oder entziehen.
Zugang sperren
Verlässt jemand Ihren Betrieb, sperren Sie den Zugang — gelöscht wird nichts. Vergangene Buchungen, Zeiterfassungen und Dokumente bleiben nachvollziehbar erhalten, und ein gesperrter Zugang lässt sich bei Bedarf wieder öffnen. Beim Zugang eines Vertriebspartners endet damit nur die Anmeldung, nicht sein Vertriebspartner-Vertrag.