Die App auf dem Handy

NexDeck läuft auf dem Smartphone als eigene App. Was Sie dort sehen, ist auf die Arbeit vor Ort zugeschnitten — nicht einfach die Büro-Oberfläche verkleinert.

Ihr Menü sieht anders aus als bei Kolleg:innen

Welche Kacheln und Reiter Sie unten in der App sehen, hängt von zwei Dingen ab:

• Ihrer Rolle (grob: Feld-Rolle wie Monteur, Inhaber/Admin, oder Backoffice),
• dem Branchen-Preset Ihres Betriebs.

Deshalb kann es sein, dass die App bei Ihnen anders aussieht als bei einer Kollegin mit anderer Rolle oder in einem anderen Betrieb.

Was Sie typischerweise finden

• Heute (im Menü auch „Mein Tag") — Ihr heutiger Überblick: Termine, Aufgaben, der nächste Einsatz
• Zeit — Zeiterfassung, Stundenzettel, Arbeitszeitkonto, Abwesenheit, Verfügbarkeit nachtragen
• Plantafel — für Inhaber, Leitung, Disposition und Büro: die Tages- und Wochenplanung des Teams (siehe Einsatzplanung); im Außendienst stehen Ihre eigenen Einsätze unter Heute
• Kunden und Projekte — mit denselben Daten wie im Büro, für die mobile Nutzung aufbereitet
• Angebote und Rechnungen — ansehen und als PDF öffnen; Anlegen, Versenden und Annehmen erledigen Sie am Computer
• Beleg — einen Beleg fotografieren und direkt erfassen
• Lager, Werkzeuge, Mein Fahrzeug — was Sie mitführen oder verwalten
• Team, Nachrichten, Posteingang — Kommunikation
• Freigaben — was auf Ihre Bestätigung wartet
• Menü und Einstellungen — alles Weitere sowie Ihr Profil

Am Termin unter Heute nehmen Sie Sprachnotizen auf, auch ohne Verbindung — die Aufnahme wird beim nächsten Netz hochgeladen. Unter Einstellungen → Spracherkennung erteilen oder widerrufen Sie Ihre Einwilligung, dass Sprachnotizen abgeschrieben werden. Ohne Einwilligung wird eine Sprachnotiz gespeichert, aber nicht abgeschrieben.

Ihr Einsatz unter Heute

Am Einsatz zeigt die App immer einen großen Knopf für den nächsten Schritt: Anfahrt starten → Angekommen → Arbeit starten → Einsatz abschließen; danach steht dort „Erledigt". Sind Sie schon vor Ort, müssen Sie sich nicht durch Anfahrt und Ankunft tippen: Darunter steht Schon vor Ort? Arbeit starten und setzt den Einsatz direkt auf „in Arbeit". Gibt es zum Auftrag einen Stand zum Vorzeitigen Beginn (Widerrufsfrist bei Verbraucheraufträgen), steht er als Zeile über dem Knopf — eine Information, keine Sperre. Was bei jedem Schritt passiert — die E-Mail an den Kunden bei der Anfahrt, der automatische Zeiteintrag beim Abschluss, das Arbeiten ohne Netz —, steht in Ein Einsatz am Handy.

Fragt Sie jemand aus dem Team für einen Termin an, steht das oben unter Anfragen mit Zusagen und Absagen (mehr in Termine anlegen). Ein Termin, der nach seinem geplanten Ende noch läuft, heißt Nicht abgeschlossen, bis ihn jemand abschließt.

Material buchen

Unter Material buchen am Projekt buchen Sie verbrauchtes Material aus Ihrem Fahrzeug oder aus dem Zentrallager auf das Projekt. Buchen Sie innerhalb einer Minute denselben Artikel noch einmal in derselben Menge und aus derselben Quelle, fragt die App nach — mit dem Hinweis, wie viele Sekunden zuvor welche Menge aus welcher Quelle gebucht wurde. Mit Trotzdem buchen wird die zweite Buchung erfasst, mit Abbrechen nicht. Eine andere Menge oder eine andere Quelle bucht ohne Rückfrage.

Zur Auswahl stehen die bestandsgeführten Artikel aus dem Katalog; in der App können Sie den Artikel auch per Barcode scannen. Haben Sie ein Fahrzeug übernommen, wählen Sie unter Gebucht aus zwischen Ihrem Fahrzeug und dem Zentrallager; ohne Fahrzeug steht dort „Zentrallager — Sie haben aktuell kein Fahrzeug übernommen." Buchen Sie mehr, als der Bestand zeigt, sehen Sie einen Hinweis, die Buchung bleibt aber möglich. Reicht der Bestand im Fahrzeug nicht, bietet die App Trotzdem buchen (ohne Fahrzeugbestand) an. Preise sehen nur Rollen, die Verkaufspreise sehen dürfen. Ohne Netz merkt sich die App die Buchung und überträgt sie später.

Darunter stehen Ihre Buchungen der letzten 24 Stunden (aus dem Einsatz heraus: die Buchungen dieses Einsatzes). Eine eigene Buchung nehmen Sie mit Zurücknehmen zurück, solange sie noch nicht in einer Rechnung steht oder gesperrt ist.

Einen Lieferschein fotografieren Sie am Projekt über die Kachel Lieferschein, sofern das Modul eingeschaltet ist. Geprüft und gebucht wird er im Büro — siehe Lieferscheine.

Übersicht für Leitung und Büro

Inhaber, Leitung und Büro starten in der App auf Übersicht. Dort stehen:

• Ihr Tag im Überblick — eine kurze Zusammenfassung des Tages, als KI-Text gekennzeichnet, wenn sie so entstanden ist. Mit dem Pfeil-Knopf lassen Sie sie neu erstellen. Ist das KI-Kontingent für heute aufgebraucht, sagt die Karte das; die Zahlen darunter stimmen trotzdem.
• Hinweise, die Aufmerksamkeit brauchen — nur, wenn es etwas gibt: Einsätze ohne Mitarbeiter (führt zur Plantafel), offene Freigaben und wie viele heute abwesend sind (führt zum Team).
• Offene Forderungen — nur für Inhaber, Admin, Betriebsleitung und Finanzen: die Summe, aufgeteilt nach „Nicht fällig", „1-30 Tage", „31-60 Tage" und „Über 60 Tage". Wer Rechnungen ansehen darf, kommt per Tippen auf einen Betrag oder über Offene Rechnungen ansehen in die passende Liste.
• Finanzen — für dieselben Rollen, wenn Ihr Betrieb das Banking nutzt: der Kontostand mit dem Zeitpunkt des letzten Abgleichs und die Eingänge der letzten 30 Tage.
• Im Einsatz — wer gerade eingestempelt ist, seit wann.
• Termine heute — Uhrzeit, Titel und zugewiesene Person, mit Zur Plantafel.
• Meine Aufgaben — Ihre fälligen Aufgaben, mit Alle Aufgaben.
• Aktive Projekte — die Zahl, per Tippen zur Projektliste.

Freigaben

Unter Freigaben (unten in der Leiste, für Leitung und Büro) stehen Aktionen, die Nex, der Assistent, nicht ohne Zustimmung ausführt — etwa eine Nachricht versenden, einen Rechnungsentwurf anlegen oder einen Termin löschen. Jede Anfrage zeigt die Stufe (Gering, Mittel, Hoch, Kritisch), wer sie ausgelöst hat und wann.

Mit Annehmen oder Ablehnen entscheiden Inhaber und Administratoren über jede Anfrage, die Betriebsleitung nur über Aktionen, die sie selbst ausführen dürfte. Alle anderen sehen „Entscheidung durch Inhaber/Administration.". Bei Anfragen der Stufe Kritisch fragt NexDeck vor der Entscheidung einen frischen Code Ihrer Zwei-Faktor-Anmeldung ab. Ist nichts offen, steht dort „Keine offenen Freigaben."

Aufgaben

Unter Aufgaben legen Sie mit Neue Aufgabe schnell eine Aufgabe für sich an: Titel, optional eine Notiz — wenn Ihr Betrieb das Diktieren eingeschaltet hat, auch per Notiz diktieren —, die Priorität (Niedrig, Normal, Hoch, Dringend) und optional Fällig am. Nach Aufgabe anlegen sehen Sie sie in Ihrer Liste. Leitung und Büro landen bei Neue Aufgabe in der Aufgabenansicht der Büro-Oberfläche.

Kunden in der App

Unter Kunden öffnen Sie einen Kunden, um ihn zu erreichen: Ein Tippen auf die Telefonnummer ruft an, auf die E-Mail-Adresse öffnet Ihr Mailprogramm. Bei Adresse und Lieferadresse startet Navigation starten die Karten-App. Dazu sehen Sie Kundennummer und Notiz. Ändern lassen sich die Angaben nur in der Büro-Oberfläche. Kunden sieht, wer das Recht dazu hat; Mitglieder mit Einzelfreigabe sehen nur Kunden aus ihren eigenen Einsätzen.

Werkzeug und Fahrzeug

Unter Werkzeuge nehmen Sie ein Gerät aus dem Lager, geben es zurück oder bieten es einer Kollegin zur Übernahme an — sie bestätigt mit Annehmen. Wer Geräte verwaltet, kann direkt übergeben oder ebenfalls eine Übergabe mit Annahme anfragen. Unter Mein Fahrzeug übernehmen Sie ein Fahrzeug; ohne den Haken Dauerhaft mein Stammfahrzeug gilt das nur für den laufenden Tag. Oben rechts unter Mein Fahrzeug öffnet Verlauf den Bestandsverlauf Ihres aktuell übernommenen Fahrzeugs: die letzten Bewegungen wie „Ins Fahrzeug geladen", „Aus Fahrzeug entnommen", Wareneingang, Inventur oder Bestandskorrektur, jeweils mit Menge und Zeitpunkt. Mehr dazu in Werkzeug & Geräte und Fuhrpark.

Start und Anmeldung

Nach dem Öffnen der App landen Sie direkt in der Ansicht für Ihre Rolle: Wer auf der Baustelle oder beim Kunden arbeitet, kommt auf Heute, Büro und Leitung auf Übersicht. Auf einem Tablet im Querformat (breiter Bildschirm) zeigt die App die Büro-Ansicht wie am Computer. Steuerberatung, Prüferinnen und Prüfer sowie Vertriebspartner bleiben immer in der Büro-Ansicht.

Melden Sie sich in der App über einen Anbieter an (zum Beispiel Google oder Microsoft), öffnet sich zunächst dessen Anmeldeseite. Danach kehren Sie in die App zurück und sehen kurz „Anmeldung wird abgeschlossen …". Dieser Hinweis bleibt nie dauerhaft stehen: Klappt die Anmeldung, öffnet sich Ihre Startseite. Schlägt sie fehl, sehen Sie wieder die Anmeldeseite mit einem Hinweis. Antwortet die Anmeldung nicht, prüft NexDeck nach spätestens etwa 20 Sekunden selbst, ob Sie angemeldet sind, und führt Sie entsprechend weiter. Wie im Browser gilt dabei: Nur wer zu einem Betrieb eingeladen wurde, kommt hinein, und ausstehende Zustimmungen werden vorher abgefragt.

Ohne Anmeldung öffnet die App direkt die Anmeldeseite. Auf dem iPhone stellt die App Ihre Anmeldung schon vor dem ersten Laden wieder her — nach einem Neustart der App bleiben Sie angemeldet, solange Ihre Anmeldung gültig ist.

Aus einer Benachrichtigung öffnen

Tippen Sie auf eine Benachrichtigung, öffnet die App die Stelle, um die es geht — zum Beispiel den Chat eines Projekts —, auch wenn die App vorher ganz geschlossen war. Sind Sie dort schon, bleibt die Ansicht stehen. Was Sie nicht sehen dürfen oder was zu einem anderen Betrieb gehört, öffnet die App nicht.

Manche Benachrichtigungen tragen eigene Knöpfe: Bei einer Termin-Anfrage antworten Sie mit Zusagen oder Absagen, bei einer Werkzeug-Übergabe mit Annehmen oder Ablehnen. Die App öffnet dazu die Stelle des Vorgangs und führt Ihre Antwort dort aus — mit denselben Prüfungen wie der Knopf auf der Seite; ohne Anmeldung passiert nichts. Eine ältere App-Fassung zeigt die Benachrichtigung ohne Knöpfe — halten Sie die App aktuell.

Eine Nachricht im Projekt- oder Objekt-Chat kommt als Benachrichtigung mit Absender, Projekt und dem Anfang der Nachricht. Wie viel davon auf dem gesperrten Bildschirm steht, legt Ihr Betrieb unter Sperrbildschirm-Privatsphäre fest.

Push-Benachrichtigungen einschalten

Die App fragt beim Start nicht von sich aus nach der Erlaubnis für Benachrichtigungen. Sie schalten Push selbst ein: Menü → Einstellungen → Benachrichtigungen. Dort steht über dem Knopf, welche Daten dafür an wen gehen. Tippen Sie dann auf Push aktivieren: Erst mit diesem Tippen erteilen Sie Ihre Einwilligung, danach erscheint die Abfrage Ihres Geräts. Lehnen Sie dort ab, bleibt Push aus und es wird nichts registriert; wichtige Hinweise sehen Sie weiterhin in der App. Antwortet die Abfrage nicht innerhalb von etwa einer Minute und hat Ihr Gerät bis dahin auch nichts erlaubt, zeigt die App einen Hinweis: Tippen Sie dann erneut auf Push aktivieren oder erlauben Sie Benachrichtigungen für NexDeck in den System-Einstellungen Ihres Geräts. Unter Berechtigung zeigt die Seite, ob Ihr Gerät Benachrichtigungen gerade erlaubt; steht dort Nicht erteilt, obwohl Sie Push eingeschaltet hatten, wurde die Erlaubnis in den Geräteeinstellungen entzogen. Mit Push deaktivieren an derselben Stelle stellt NexDeck den Versand an Sie ein und nimmt in der App auch Ihre Einwilligung beim Push-Dienst zurück. Die Erlaubnis in den System-Einstellungen Ihres Geräts bleibt davon unberührt; die ändern Sie dort selbst.

Hatten Sie Push in der App eingeschaltet und Benachrichtigungen danach in den System-Einstellungen entzogen und später wieder erlaubt, holt die App die Anmeldung beim Push-Dienst beim nächsten Start nach. Haben Sie die Abfrage beim Einschalten abgelehnt, tippen Sie nach dem Erlauben erneut auf Push aktivieren. Den Schalter kann jede Rolle für sich selbst umlegen; wer Push ausgeschaltet hat, bekommt keinen Push.

App-Sperre mit Face ID oder Fingerabdruck

Unter Menü → Einstellungen schalten Sie die App-Sperre ein, wenn Ihr Gerät Face ID, Touch ID, einen Fingerabdruck oder wenigstens einen Gerätecode eingerichtet hat. Dann fragt NexDeck beim Öffnen und nach mehr als fünf Minuten im Hintergrund nach der Entsperrung; bis dahin ist der Inhalt der App verdeckt. Ein- und Ausschalten verlangen selbst eine erfolgreiche Prüfung.

Die Einstellung gilt nur für dieses Gerät. Die Prüfung übernimmt das Gerät selbst — NexDeck erfährt nur, ob entsperrt wurde; Ihr Gerätecode dient als Rückweg. Lädt das Handy die App neu, während Sie entsperrt arbeiten (etwa unter der Kamera beim Scannen), fragt sie innerhalb dieser fünf Minuten nicht erneut. Ein abgebrochener Face-ID- oder Fingerabdruck-Versuch zählt nicht als Fehlversuch.

Nachrichten

Unter Nachrichten stehen die Chats der Projekte, die Sie sehen und die nicht archiviert sind. Ein Tippen auf einen Projekt-Eintrag öffnet direkt den Chat. Am Projekt erreichen Sie ihn auch über die Kachel Projekt-Chat. Hängt das Projekt an einem Kunden, führt ein Link im Chat zum Kundenverlauf (in Reinigung und Field Service: Objektverlauf), dem Chat zu diesem Kunden. Lesen und schreiben können Sie in beiden Chats nur als Mitglied; sonst zeigt die App „Sie sind kein Mitglied …". Beide gibt es nur, wenn Ihr Betrieb den Projekt-Chat nutzt. Was die Haken an Ihren eigenen Nachrichten bedeuten und wie Sie Lesebestätigungen abschalten, steht in Chats und Kundenkommunikation.

Fenster von unten schließen

Viele Auswahlen und Details öffnen sich in der App als Fenster, das von unten hereinfährt. Sie schließen es mit dem X, durch Tippen daneben oder durch Wischen nach unten — am Griff oben oder am Kopf des Fensters, im Inhalt nur, wenn dieser ganz nach oben gescrollt ist. Beim Scrollen durch eine lange Liste schließt sich das Fenster also nicht versehentlich. Bei Formularen, die ungespeicherte Eingaben schützen, fragt die App vor dem Schließen nach — egal ob Sie wischen, daneben tippen oder das X nutzen.

PDFs, Fotos und Videos ansehen

PDFs aus den Unterlagen eines Projekts und aus dem Projekt-Chat öffnen sich direkt in der App: Sie blättern Seite für Seite, oben steht „Seite … von …", und Sie vergrößern mit den Knöpfen oder mit zwei Fingern. Über Teilen / Sichern geben Sie die Datei an eine andere App weiter oder speichern sie auf dem Gerät — auch große Pläne.

Fotos und Videos aus Unterlagen, Chat und Bautagebuch öffnen sich groß. Das X zum Schließen sitzt unterhalb der Statusleiste Ihres Handys; Sie können auch auf den dunklen Hintergrund tippen. Bei Videos gibt es zusätzlich einen Schließen-Knopf unten in Daumenreichweite.

Ohne Netz

Die App arbeitet auch im Keller weiter: Öffnen Sie sie ohne Netz, erscheint die Offline-App mit Ihren Einsätzen, Terminen und Aufgaben — vorausgesetzt, Sie haben die App vorher einmal mit Netz geöffnet. NexDeck im Browser kann das nicht im gleichen Umfang. Was wo geht, steht in Offline arbeiten.

Wenn etwas fehlt

Fehlt Ihnen eine Funktion, die ein Kollege hat, kann das an Ihrer Rolle oder am Branchen-Preset Ihres Betriebs liegen — fragen Sie im Zweifel Ihre Admin-Ansprechperson.

Rollen

Jede Rolle (Feld, Inhaber/Admin, Backoffice) bekommt eine eigene Zusammenstellung der App — die Berechtigung dahinter prüft serverseitig dieselben Regeln wie am Schreibtisch.