Zeiterfassung, Stundenzettel und Arbeitszeitkonto

Unter Zeiterfassung buchen Sie Ihre Arbeitszeit, unter ihren beiden Unterpunkten Stundenzettel und Arbeitszeitkonto wird sie freigegeben und ausgewertet.

Zeit buchen

Beim Starten einer Zeitbuchung wählen Sie den passenden Zeittyp: Arbeit, Fahrt, Pause, Besprechung oder Verwaltung. Optional können Sie mit GPS aktivieren den Standort beim Starten und Beenden mit erfassen lassen — das ist nicht voreingestellt, Sie schalten es pro Buchung ein. Gespeichert wird ein Standort nur, wenn GPS in Ihrem Betrieb freigeschaltet ist und Sie in Ihrem Profil eingewilligt haben. Eine Pause trägt nie einen Standort, auch wenn der Schalter an ist.

Standort zu einem Eintrag ansehen

Einträge mit Standort tragen in der Liste das Kennzeichen GPS. Ein Klick darauf öffnet Standort zum Zeiteintrag: Start- und Stoppzeit, Projekt und das Ergebnis des Abgleichs mit dem Einsatzort. Liegt ein solcher Abgleich vor, sehen Sie nur den Abstand zur Baustelle und das Ergebnis, keine Koordinaten; sonst einen ungefähren Ort, auf etwa 100 m gerundet. Unter Team-Zeiten öffnen Inhaber, Administrator, Betriebsleiter, Disponent, Backoffice und Buchhaltung diesen Dialog für alle Einträge, alle anderen sehen ihn nur bei ihren eigenen. Wie der Abgleich eingerichtet wird und wie lange Standorte gespeichert bleiben, steht in GPS-Tracking einrichten.

Stundenzettel — Freigabe und Festschreibung

Unter Zeiterfassung → Stundenzettel geben Sie eine Periode (Woche oder Monat) je Mitarbeiter:in frei und schreiben sie fest. Ein festgeschriebener Eintrag lässt sich danach nicht mehr ändern — das ist gewollt, zur Nachvollziehbarkeit der Abrechnung.

Für mehrere Personen auf einmal gibt es Für das Team freigeben: Sie wählen eine Woche, sehen, welche Einträge schon festgeschrieben sind, und geben die restlichen in einem Schritt frei und fest.

Freigeben und Festschreiben dürfen nur Inhaber, Admin und Manager.

Arbeitszeitkonto

Unter Zeiterfassung → Arbeitszeitkonto sehen Sie je Mitarbeiter:in Soll, Ist und Saldo:

Das Soll kommt aus dem hinterlegten Arbeitszeitmodell, gesenkt um Feiertage am Beschäftigungsort und um genehmigte Abwesenheit (z. B. Urlaub).
Das Ist zählt nur aus freigegebenen Stundenzetteln — ein noch nicht freigegebener Eintrag taucht hier nicht auf.
Der Saldo ist das Ergebnis — eine Berechnung nach den hinterlegten Angaben, keine Aussage darüber, wie Mehrarbeit ausgeglichen werden muss.

Arbeitszeitmodell, Feiertage und Aufzeichnungspflicht

Zwei Seiten, die Sie vom Arbeitszeitkonto aus öffnen, und eine Seite unter Einstellungen liefern die Grundlagen für das Arbeitszeitkonto und die Tagesbestätigung am Handy:

Arbeitszeitmodell (Link auf Zeiterfassung → Arbeitszeitkonto) — hier hinterlegen Sie je Mitarbeiter:in die vereinbarte Sollzeit. Sie speist nur den vorbelegten Vorschlag auf der Tagesbestätigung; zur tatsächlichen Aufzeichnung wird daraus erst etwas, sobald die Person den Tag selbst bestätigt — deshalb lässt sich das Modell jederzeit ändern, anders als eine schon gebuchte Zeit.
Feiertage (Link Feiertagsliste auf Zeiterfassung → Arbeitszeitkonto) — vorbelegt sind die landesweiten gesetzlichen Feiertage des hinterlegten Bundeslands, jeweils mit Fundstelle im Feiertagsgesetz. Feiertage, die nur in einzelnen Gemeinden gelten, ergänzen Sie selbst. An einem Feiertag entfällt das Soll im Arbeitszeitkonto, und ein Urlaubstag wird an diesem Tag nicht gezählt.
Einstellungen → Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG — diese Seite stellt die Frage, ob für Ihren Betrieb die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Abs. 1 MiLoG gilt, zeigt den Normtext und einen Vorschlag aus Ihrem Branchen-Preset. Die Antwort tragen Sie selbst ein; beantworten kann sie nur Ihr Betrieb zusammen mit Ihrer Steuerkanzlei.

Rollen

Zeit buchen darf jede Rolle für sich selbst. Stundenzettel-Freigabe und Arbeitszeitkonto sehen nur Inhaber, Admin und Manager. Arbeitszeitmodell und Aufzeichnungspflicht pflegen nur Inhaber und Administrator; Feiertage zusätzlich der Manager.

Am Handy

Die mobile Seite der Zeiterfassung — stempeln, einen Tag per Vorschlag bestätigen, einen vergangenen Tag nachtragen, Abwesenheit beantragen und das eigene Konto bzw. die eigenen Stundenzettel einsehen — beschreibt Zeiterfassung am Handy.