Einsatzplanung (Plantafel)

Unter Planung → Einsatzplanung verteilen Sie Einsätze auf Personen, Trupps, Baustellen und Fahrzeuge.

Die drei Reiter

• Plantafel — die eigentliche Planung. Daneben erreichen Sie in derselben Leiste das Dispatch-Board und die Tagesdisposition (siehe Dispatch-Board und Tagesdisposition).
• Kapazität — eine farbige Übersicht (Heatmap) Ihrer Auslastung. Ein Klick in eine Zelle öffnet die Schnellanlage für diese Person und diesen Tag.
• Statistik — Auswertung zu Ihren Terminen.

Mit den Auswahlfeldern Monat und Jahr neben den Pfeilen springen Sie direkt zu einem Monat; die gewählte Ansicht bleibt.

Drei Sichten: Mitarbeiter, Baustellen, Fahrzeuge & Geräte

Über Zeilen wählen Sie, was die Zeilen der Tafel sind:

• Mitarbeiter (Vorgabe) — eine Zeile je Person.
• Baustellen — eine Zeile je Baustelle wie auf einer Magnettafel. Die Bezeichnung folgt Ihrer Branche (zum Beispiel „Auftrag" oder „Objekt"). Weitere Baustellen holen Sie über + … einblenden dazu. Ziehen Sie einen Eintrag in eine andere Baustellenzeile, hängen Sie ihn dorthin um; waagerecht ändern Sie die Zeit.
• Fahrzeuge & Geräte — eine Zeile je Fahrzeug bzw. Gerät (wenn Ihr Betrieb den Fuhrpark nutzt). In eine andere Zeile gezogen, tauschen Sie das Fahrzeug bzw. Gerät am Termin.

Außerdem färben Sie die Einträge nach Baustelle oder nach Termin und schalten mit Kompakt auf eine Darstellung nur mit Titel, damit mehr Zeilen auf einen Bildschirm passen. Ihre Wahl merkt sich der Browser.

Ziehen, dazunehmen, tauschen

• Ziehen verschiebt einen Termin zeitlich oder zu einer anderen Person.
• Mit gedrückter Alt-/⌥-Taste in eine andere Personenzeile ziehen nimmt die Person dazu — derselbe Termin, die Zeit bleibt.
• Hat ein Termin mehrere Personen, tauscht das Ziehen aus der Zeile einer weiteren Person nur diese Person. Die Zeit gilt für alle; eine andere Zeit für eine einzelne Person stellen Sie in ihrer Zeile über Für diese Person abtrennen ein.
• Die Zeile Offen ist kein Ziel — eine Zuweisung entfernen Sie im Termin.

Überschneidungen mit anderen Terminen, eine Zeit außerhalb der Verfügbarkeit, ein belegtes Fahrzeug oder Gerät und — bei Verbraucheraufträgen — ein Termin vor dem rechnerischen Ende der Widerrufsfrist meldet die Tafel als Hinweis: der Termin wird trotzdem verschoben, und Sie sehen, worauf Sie achten sollten. Eine genehmigte Abwesenheit liegt als Hintergrund in der Zeile der Person; ziehen Sie einen Termin hinein, nennt NexDeck die Abwesenheit als Hinweis — etwa für einen Notfall-Einsatz. Gesperrt ist nur ein Fahrzeug, das in der Werkstatt steht.

Schnell anlegen

Ein Klick in eine freie Stelle der Tafel — oder die Taste N — öffnet die Schnellanlage: Baustelle, Titel, Personen, Fahrzeug und Zeit, vorbelegt aus der angeklickten Zelle. Bei der Baustellensuche spielen Groß-/Kleinschreibung und Umlaute keine Rolle („mueller" findet „Müller").

• Mit Vorlage übernehmen Sie Titel, Dauer, Personen bzw. Trupp und Fahrzeug aus einer Einsatzvorlage; Geräte und Checkliste kommen mit. Als Vorlage speichert die aktuellen Werte als neue Vorlage.
• Gibt es den Auftrag noch nicht, legen Sie ihn über + Neuer Auftrag direkt an (je nach Branche heißt der Knopf auch „Neue Baustelle" oder „Neues Projekt") — sofern Sie Projekte anlegen dürfen.
• Abwesenheit, Doppelbelegung oder ein belegtes Fahrzeug zeigt die Schnellanlage schon vor dem Speichern als Hinweis.
• Mehr… öffnet den vollständigen Termin-Dialog und nimmt alles Eingegebene mit — dort finden Sie auch Wiederholung, Gäste und das Kästchen Als Entwurf.

Entwürfe und Veröffentlichen

Ein Termin, den Sie anlegen, ist sofort veröffentlicht: die zugewiesene Person sieht ihn und bekommt eine Benachrichtigung. Soll das Team ihn noch nicht sehen, setzen Sie im Termin-Dialog das Häkchen Als Entwurf — dann geht keine Mail und kein Push hinaus. Auf der Tafel ist ein Entwurf gestrichelt und mit „Entwurf" gekennzeichnet.

Plan übernehmen kopiert einen Tag auf einen anderen Tag oder die Vorwoche in eine Woche — mit Personen, Ort, Fahrzeug und Gerät, immer als Entwurf.

Entwürfe einer Woche veröffentlichen zeigt alle Entwürfe der gewählten Kalenderwoche vorausgewählt; einzelne wählen Sie ab. Beim Veröffentlichen bekommt jede zugewiesene Person für jeden Termin einzeln ihre Benachrichtigung — genauso, als hätten Sie jeden Termin einzeln veröffentlicht. Wer Push für sich ausgeschaltet hat, bekommt keinen Push.

Rückgängig

Fast jede Änderung auf der Tafel — Verschieben, Dazunehmen, Tauschen, Umhängen — können Sie zurücknehmen:

• über Rückgängig in der Meldung, die nach der Änderung erscheint,
• mit Strg+Z bzw. ⌘+Z (nicht, solange ein Eingabefeld aktiv ist),
• über den Knopf Rückgängig in der Kopfleiste der Tafel.

Der Verlauf gilt nur für diese Sitzung der Tafel (neu laden leert ihn) und umfasst höchstens 20 Schritte. Hat inzwischen jemand anderes denselben Termin geändert, nimmt Rückgängig dessen Änderung nicht zurück, sondern meldet, dass es nicht möglich ist.

Tastenkürzel

T heute · J/K zurück/vor · D/W/M Tag/Woche/Monat · N neuer Termin · ? zeigt die Übersicht. Bewusst ohne Pfeiltasten, damit Scrollen nicht den Zeitraum wechselt.

Nicht eingeplant, Filter und Export

• Die Leiste Nicht eingeplant zeigt Aufgaben und Projekte ohne Termin. Archivierte Projekte stehen dort nicht, auch nicht in der Projektauswahl der Tafel.
• Gelöschte Konten erscheinen nur dann als Zeile, wenn im gezeigten Zeitraum noch etwas auf ihnen steht — so bleiben vergangene Einsätze sichtbar, ohne leere Zeilen.
• Schnellfilter wie „Nur Konflikte" oder „Nur heute" grenzen die Tafel ein.
• iCal-Export und Excel (CSV) laden den sichtbaren Zeitraum mit den gesetzten Filtern herunter.

Hallenbildschirm

Über Hallenbildschirm richten Sie einen Bildschirm im Betrieb ein, der den Plan anzeigt — ohne Anmeldung, nur zum Lesen, und er aktualisiert sich jede Minute:

1. Name eingeben (zum Beispiel „Halle 1") und Link erzeugen.
2. Den Link am Bildschirm öffnen. Er wird nur dieses eine Mal angezeigt — wer ihn kennt, sieht den Plan.
3. Je Bildschirm stellen Sie das Namensformat ein (Vorname + Initial, voller Name oder Kürzel) und ab welcher Uhrzeit zusätzlich der Folgetag erscheint.

Zu sehen sind Projekt, Ort (Postleitzahl und Stadt), Zeit, Personen und Fahrzeug — keine Kundendaten; Abwesende stehen nur als „abwesend", ohne Grund. Stellen Sie den Bildschirm nur im internen Bereich auf, nicht im Kundenverkehr. Mit Widerrufen schalten Sie einen Bildschirm ab. Einrichten dürfen ihn Inhaber, Admin, Betriebsleitung und Disposition, nicht das Backoffice.

Die Tafel auf dem Handy

In der App finden Inhaber, Leitung, Disposition und Büro die Plantafel mit Tages- und Wochenleiste; seitlich wischen wechselt den Tag. Termine stehen nach Personen gruppiert, darunter Ohne Termin alle, die an dem Tag frei sind.

• Antippen öffnet ein Blatt: Verschieben (andere Zeit, auf morgen oder gestern), Zuweisen, Kopieren (als Entwurf auf einen anderen Tag) und Löschen.
• Am Griff gedrückt halten und ziehen gibt den Termin einer anderen Person. Kolonnen-Termine lassen sich nur zeitlich verschieben, nicht auf eine einzelne Person ziehen.
• Vortag übernehmen kopiert den Vortag als Entwurf; … Entwürfe veröffentlichen erscheint, sobald es Entwürfe gibt.
• Konflikte zeigt das Blatt als Hinweis — gespeichert wird trotzdem.

Ändern kann auf dem Handy, wer Termine verwalten darf; alle anderen sehen eine Nur-Lese-Ansicht. Außendienst-Rollen haben die Plantafel nicht — sie sehen ihre eigenen Einsätze unter Heute.

Trupps, Verfügbarkeiten und Co.

Die Stammdaten, mit denen Sie hier planen — Trupps, Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Kapazität und Einsatzvorlagen — finden Sie gesammelt unter Trupps & Ressourcen.

Rollen

Einsatzplanung sehen Inhaber, Admin, Manager, Disposition und Backoffice. Das Backoffice plant ein und verschiebt, storniert aber keine Einsätze und richtet keinen Hallenbildschirm ein.

Zu jedem Einsatz gehört ein Termin im Kalender der eingeteilten Person. Verschieben Sie einen solchen Termin, wird der Einsatz mit verschoben — deshalb ändern Zeit und zuständige Person nur Rollen, die Einsätze planen dürfen.