Dispatch-Board und Tagesdisposition
Zwei Reiter der Einsatzplanung: das Dispatch-Board ordnet Termine nach ihrem Stand, die Tagesdisposition zeigt die Einsätze eines Tages je Person.
Dispatch-Board und Tagesdisposition
Unter Planung → Einsatzplanung stehen neben der Plantafel zwei weitere Reiter. Beide zeigen den Stand der Arbeit, aber von verschiedenen Dingen:
| Dispatch-Board | Tagesdisposition | |
|---|---|---|
| Zeigt | Termine | Einsätze |
| Geordnet nach | ihrem Stand, in sieben Spalten | Personen, im Stundenraster eines Tages |
| Zeitraum | die kommenden 14 Tage | ein Tag, Vorgabe heute |
| Stand ändern | Karte in eine andere Spalte ziehen | Einsatz anklicken, Knopf im Fenster |
Ein Einsatz ist die Arbeit vor Ort, die Ihr Team in der App Schritt für Schritt meldet (siehe Ein Einsatz am Handy); er kann an einem Termin hängen.
Wer die Reiter sieht: ab Werk Inhaber, Admin, Leitung, Disposition und Backoffice. Für das Dispatch-Board braucht es das Recht „Termine verwalten", für die Tagesdisposition „Alle Einsätze ansehen" — beide lassen sich je Person entziehen.
Dispatch-Board: Termine nach Stand
Die sieben Spalten von links nach rechts:
- Nicht zugewiesen
- Unbestätigt — auch geplante und bestätigte Termine
- Disponiert
- Auf dem Weg
- Vor Ort / Läuft — angekommen oder in Arbeit
- Pausiert — auch zurückgestellte Termine
- Erledigt — auch abgesagte und solche, bei denen niemand angetroffen wurde
Jede Karte zeigt Titel, Zeit, Kunde, Ort und die eingeteilte Person oder den Trupp, dazu die Priorität (Dringend, Hoch, Normal, Niedrig) und — wenn eine Frist gesetzt ist und näher rückt — einen Frist-Hinweis. Ein Klick auf die Karte öffnet den Termin in der Plantafel. Mit Aktualisieren oben rechts laden Sie den aktuellen Stand.
Stand per Ziehen ändern
Ziehen Sie eine Karte in eine andere Spalte, setzt NexDeck den ersten Stand dieser Spalte, der vom bisherigen aus erlaubt ist, und meldet den Wechsel (zum Beispiel „Disponiert → Auf dem Weg"). Ist kein Übergang erlaubt, erscheint „Übergang nach … nicht erlaubt" und die Karte bleibt, wo sie war. Ein Termin geht dabei Schritt für Schritt voran — von „Disponiert" etwa erst nach „Auf dem Weg", nicht direkt nach „Vor Ort / Läuft".
Achten Sie auf die Spalte Erledigt:
- Aus Läuft wird der Termin erledigt.
- Aus jedem anderen offenen Stand nimmt das Board die Karte nicht an und meldet „Übergang nicht erlaubt" — ein Abschluss ohne vorherigen Arbeitsbeginn ist dort nicht vorgesehen.
- Absagen ist kein Ziehen, sondern ein ausdrücklicher Schritt am Termin. Wer absagt, sagt auch den Einsatz zum Termin mit ab — dafür braucht es das Recht, Einsätze zu stornieren (Backoffice hat es ab Werk nicht).
Erledigt und Abgesagt sind Endstände; aus ihnen ziehen Sie eine Karte nicht wieder heraus. Einen Termin wieder öffnen Sie am Termin selbst.
Wird ein Termin erledigt, folgt der zugehörige Einsatz mit — ein automatischer Zeiteintrag entsteht auf diesem Weg nicht. Ist bei Ihnen der automatische Rechnungsentwurf beim Termin-Abschluss eingeschaltet, startet er auch hier.
Das Board ändert nur den Stand des Termins. Eine E-Mail „auf dem Weg" an den Kunden löst es nicht aus — die gibt es nur, wenn jemand am Einsatz in der App Anfahrt starten tippt.
Tagesdisposition: Einsätze eines Tages je Person
Die Tagesdisposition zeigt alle Einsätze eines Tages in einem Stundenraster von 7 bis 18 Uhr, eine Zeile je Person. Mit den Pfeilen neben dem Datum blättern Sie zum vorherigen oder nächsten Tag. Einsätze ohne Person stehen in der Zeile Nicht zugeordnet. Auf einem schmalen Bildschirm sehen Sie statt des Rasters je Person einen Block zum Aufklappen.
Ein Einsatz steht in der Zeile seiner Einsatzleitung und zusätzlich in der Zeile jeder weiteren Person, die ihm zugewiesen ist. Dort ist er mit „mit …" und dem Namen der Einsatzleitung gekennzeichnet und gestrichelt umrandet. Beginnt ein Einsatz vor 7 Uhr oder endet er nach 18 Uhr, rückt die Anzeige ihn an den Rand des Rasters.
Die Farbe zeigt den Stand: Geplant, Disponiert, Unterwegs, Angekommen, Vor Ort (in Arbeit), Erledigt oder Abgesagt.
Einen Einsatz öffnen
Ein Klick auf einen Einsatz öffnet ein Fenster mit Stand, Person, den weiteren Mitarbeitern (Mit), geplantem Zeitfenster, den tatsächlichen Start- und Endzeiten (sobald gemeldet), Aufgabe, Ort und Notizen.
- Mit Status: … setzen Sie den Einsatz einen Schritt weiter, etwa auf „Disponiert" oder „Unterwegs". Das geht mit dem Recht, Einsätze umzuplanen, oder wenn Sie selbst die Einsatzleitung sind.
- Mit dem Knopf zum Abbrechen sagen Sie den Einsatz ab — nur mit dem Recht, Einsätze zu stornieren.
- Fehlt Ihnen beides, steht im Fenster, wer den Stand ändern darf.
Die Schritte wirken hier wie in der App:
- Setzen Sie auf Unterwegs, hält NexDeck die Abfahrtszeit fest und informiert den Kunden per E-Mail, sofern Ihr Betrieb diese E-Mail eingeschaltet hat. Eine Meldung sagt Ihnen, ob die E-Mail hinausging oder warum nicht. In der E-Mail steht der Name der Einsatzleitung.
- Setzen Sie auf Erledigt, legt NexDeck den Zeiteintrag für die Einsatzleitung an — es sei denn, für diese Zeit ist schon Zeit erfasst; dann erscheint ein Hinweis (siehe Ein Einsatz am Handy).