Ein Einsatz am Handy — von der Anfahrt bis zum Abschluss
Welche Knöpfe Sie unter Heute an einem Einsatz tippen, wann der Kunde eine E-Mail bekommt, was ohne Netz passiert und warum beim Abschluss ein Zeiteintrag entsteht.
Ein Einsatz am Handy — von der Anfahrt bis zum Abschluss
Ihre Einsätze stehen in der App unter Heute. An jedem Einsatz zeigt die App immer nur einen großen Knopf — den nächsten Schritt. Was dabei im Hintergrund passiert, steht hier.
Die Schritte
| Stand des Einsatzes | Knopf | Was passiert |
|---|---|---|
| disponiert | Anfahrt starten | Der Einsatz steht auf „unterwegs"; der Kunde kann eine E-Mail bekommen (siehe unten). |
| unterwegs | Angekommen | Der Einsatz steht auf „angekommen". |
| angekommen | Arbeit starten | Der tatsächliche Beginn wird festgehalten. |
| in Arbeit | Einsatz abschließen | Das tatsächliche Ende wird festgehalten; danach steht dort Erledigt. |
Während die App den Schritt überträgt, steht im Knopf zum Beispiel „Status wird gesendet …". Danach bestätigt eine kurze Meldung, etwa „Auf dem Weg — Status aktualisiert."
Die Schritte setzen dürfen die Einsatzleitung, die weiteren Mitarbeiter am Einsatz und die Disposition.
Anfahrt starten: E-Mail an den Kunden
Tippen Sie mit Verbindung auf Anfahrt starten, kann Ihr Betrieb den Kunden automatisch per E-Mail informieren, dass Sie auf dem Weg sind — mit der geplanten Ankunftszeit. Die übrigen Personen am Einsatz bekommen eine Benachrichtigung.
Die E-Mail entfällt, und der Einsatz steht trotzdem auf „unterwegs", wenn
- Ihr Betrieb diese E-Mail nicht eingeschaltet hat — ab Werk ist sie aus,
- der Einsatz an keinem Projekt mit Kunden hängt oder beim Kunden keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist,
- der Kunde die E-Mails abbestellt hat,
- gerade Ruhezeit ist — ab Werk von 20 bis 7 Uhr.
Einschalten, die Vorlage anpassen und die Ruhezeit festlegen können Inhaber und Admins unter Einstellungen → Mein Konto → Benachrichtigungen im Abschnitt zu „Auf dem Weg" (siehe Benachrichtigungen). In jeder dieser E-Mails steht ein Link zum Abbestellen; antwortet der Kunde, geht die Antwort an die E-Mail-Adresse Ihres Betriebs.
Schon vor Ort? Arbeit starten
Sind Sie bereits beim Kunden, müssen Sie sich nicht durch Anfahrt und Ankunft tippen: Solange der Einsatz „disponiert" oder „unterwegs" ist, steht unter dem großen Knopf Schon vor Ort? Arbeit starten. Damit springt der Einsatz direkt auf „in Arbeit". Eine Anfahrt-E-Mail an den Kunden geht dabei nicht hinaus.
Vorzeitiger Beginn
Gehört der Einsatz zu einem Auftrag mit Widerrufsfrist (Verbraucherauftrag), zeigt die App über Arbeit starten eine Zeile Vorzeitiger Beginn mit dem Stand. Liegt der Einsatz noch in der Frist und hat der Kunde keinen vorzeitigen Beginn verlangt, ist die Zeile als Warnung hervorgehoben. Sie ist immer nur ein Hinweis — der Knopf bleibt aktiv.
Einsatz abschließen: der Zeiteintrag entsteht automatisch
Mit Einsatz abschließen legt NexDeck einen Zeiteintrag an — von „Arbeit starten" bis „Einsatz abschließen", als abrechenbare Arbeitszeit mit dem Vermerk „Automatisch aus Einsatz". Die Anfahrt gehört nicht dazu. Zugleich wird der zugehörige Termin abgeschlossen.
Wichtig dabei:
- Der Zeiteintrag gilt nur für die Einsatzleitung — auch dann, wenn eine Kollegin oder die Disposition den Einsatz abschließt. Ist keine Einsatzleitung eingetragen, entsteht keiner.
- Weitere Mitarbeiter am Einsatz bekommen keinen automatischen Eintrag. Sie erfassen ihre Zeit wie gewohnt selbst (siehe Zeiterfassung am Handy).
- Haben Sie als Einsatzleitung für diese Zeit schon selbst Zeit erfasst — am Termin oder am Projekt, auch mit einer noch laufenden Stoppuhr —, legt NexDeck keinen zweiten Eintrag an. Stattdessen erscheint der Hinweis „Kein automatischer Zeiteintrag: …". Prüfen Sie dann Ihre Zeiten unter Zeit und beenden Sie eine noch laufende Stoppuhr.
- Ein Eintrag entsteht für denselben Einsatz nur einmal.
- Wird der Termin an anderer Stelle abgeschlossen (zum Beispiel im Büro), zieht der Einsatz mit, aber ohne automatischen Zeiteintrag.
Ohne Netz
Die Schritte funktionieren auch im Funkloch: Die App merkt sich den Schritt, zeigt „Offline gespeichert — wird bei Verbindung synchronisiert." (bei der Anfahrt: „Offline gespeichert — die Anfahrt-Meldung an den Kunden entfällt ohne Netz.") und stellt die Karte sofort auf den neuen Stand. Beim nächsten Netz wird übertragen — mit dem Zeitpunkt, zu dem Sie vor Ort getippt haben. Zwei Dinge laufen dabei anders als mit Verbindung:
- Starten Sie die Anfahrt ohne Netz, geht keine E-Mail an den Kunden — auch nicht, wenn später wieder Netz da ist.
- Schließen Sie den Einsatz ohne Netz ab, entsteht der automatische Zeiteintrag beim Übertragen — mit den Zeiten, zu denen Sie vor Ort „Arbeit starten" und „Einsatz abschließen" getippt haben, nicht mit dem Zeitpunkt der Übertragung. Es gelten dieselben Regeln wie mit Verbindung: Ist für diese Zeit schon Zeit erfasst, entsteht keiner. Einen Hinweis dazu zeigt die App ohne Netz nicht; die Disposition sieht ihn im Verlauf des Einsatzes. Der Termin wird mit abgeschlossen.
Wurde der Einsatz in der Zwischenzeit storniert, übernimmt NexDeck den Schritt nicht; die Karte sagt Ihnen, warum. Mehr in Offline arbeiten.
Die Terminseite: Einsatzbericht und Bestätigung des Kunden
Unter den Schritten führt Einsatzbericht zum Termin. Dorthin kommen Sie auch, wenn Sie auf eine Benachrichtigung zu einem Termin tippen. Die Seite gibt es nur, wenn Ihr Betrieb die Terminplanung nutzt.
Oben stehen Datum, Uhrzeit, Ort und das Projekt — ein Tippen auf den Projektnamen öffnet das Projekt. Darunter folgen, falls vorhanden, die Notizen zum Termin und die Liste Mitnehmen / laden mit dem Material, den Geräten und Fahrzeugen, die das Büro für den Termin eingeplant hat.
Wurden Sie für den Termin nur angefragt, steht oben „Sie wurden für diesen Termin angefragt. Erst mit Ihrer Zusage steht er in Ihrem Plan." mit Zusagen und Absagen. Den Einsatzbericht sehen Sie erst nach Ihrer Zusage.
Der Abschnitt Einsatzbericht bündelt, was am Termin entsteht — je nachdem, welche Module Ihr Betrieb nutzt:
- Zeit — wie viel erfasst ist und ob gerade jemand arbeitet; mit Starten bzw. Stoppen,
- Fotos — mit Aufnehmen,
- Checkliste — „… von … erledigt", mit Ansehen springen Sie zur Checkliste weiter unten,
- Material — was für diesen Einsatz gebucht ist, mit Buchen.
Darunter holen Sie die Bestätigung des Kunden ein: Solange keine vorliegt, führt Einsatz abschließen zur Leistungsbestätigung. Ist der Termin schon erledigt, heißt der Knopf Leistungsbestätigung einholen. Liegt eine Bestätigung vor, steht dort „Vom Kunden unterschrieben am …" (oder „Ohne Unterschrift abgeschlossen am …") mit Bericht als PDF und Weitere Bestätigung. Termine einer Tour, die an keinem Projekt hängen, melden Sie stattdessen mit Tour als erledigt melden. Wie die Bestätigung selbst funktioniert, steht in Leistungsbestätigung am Handy.
Weiter unten nehmen Sie, sofern Ihr Betrieb das nutzt, Sprachnotizen zum Termin auf (siehe Die App auf dem Handy). Bei einem privaten Termin oder einem Termin, dem Sie nicht zugewiesen sind, zeigt die Seite nur eine eingeschränkte Ansicht.