Leistungsbestätigung am Handy
Wie der Kunde vor Ort oder per Link bestätigt, dass eine Leistung erbracht wurde — mit oder ohne Unterschrift, mit beanstandbaren Positionen.
Leistungsbestätigung am Handy
Nach einem Einsatz lässt sich die erbrachte Leistung direkt vor Ort vom Kunden bestätigen lassen — über das Projekt, in der mobilen Ansicht.
Was die Bestätigung ist: Mit der Unterschrift bestätigt der Auftraggeber die oben aufgeführte Leistung. Es ist eine einfache elektronische Unterschrift auf dem Gerät. Welche rechtliche Wirkung sie im Einzelfall hat, beurteilt NexDeck nicht.
Drei Wege zur Bestätigung
| Weg | Ablauf |
|---|---|
| Unterschreibt jetzt | Der Kunde unterschreibt direkt auf dem Gerät vor Ort. |
| Per Link | Der Kunde bekommt die Zusammenfassung per E-Mail, unterschreibt am eigenen Gerät. Die Bestätigung entsteht erst mit seiner Unterschrift; danach erhält er automatisch eine PDF-Kopie. |
| Nicht anwesend | Für den Fall, dass der Kunde nicht anwesend ist — ohne Unterschrift, mit Pflichtangabe, warum. |
Bei „Per Link" kann die beanstandende Prüfung der Positionen nur der Kunde selbst vornehmen; vor Ort können Sie gemeinsam mit dem Kunden jede Position einzeln beanstanden — mit Pflichtgrund.
Das Beanstanden einzelner Positionen, vor Ort wie per Link, ist erst verfügbar, wenn der Inhaber der aktualisierten Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zugestimmt hat. Bis dahin sehen Sie an dieser Stelle einen Hinweis.
Wenn schon ein Link offen ist
Wartet bereits ein Bestätigungs-Link auf die Unterschrift des Kunden und wird trotzdem vor Ort abgeschlossen, entstehen zwei Belege, sobald der Kunde den Link ebenfalls unterschreibt. Deshalb zeigt die Seite in diesem Fall eine Warnung mit der Möglichkeit, den offenen Link zurückzuziehen — das kann, wer den Link verschickt hat, oder die Leitung — oder bewusst trotzdem einen zweiten Beleg anzulegen.
Den Link im Blick behalten
Am Termin in der App sehen Sie, wie es um einen verschickten Link steht:
- Wartet auf Unterschrift — mit dem Datum des Versands. Wer den Link verschickt hat, und die Leitung können ihn erneut senden oder zurückziehen.
- Bestätigung fehlt — der Link ist abgelaufen oder wurde zurückgezogen, ohne dass der Kunde unterschrieben hat. Der Termin bleibt erledigt; Sie können den Link neu senden oder den Kunden vor Ort unterschreiben lassen.
Beim Zurückziehen geben Sie einen Grund an, sobald der Inhaber der aktualisierten Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zugestimmt hat; bis dahin sehen Sie dort einen Hinweis. Mit dem Häkchen Termin wieder öffnen (Nacharbeit) — anfangs aus — steht der Termin danach wieder in Arbeit; das darf nur die Leitung (Inhaber, Admin, Betriebsleiter oder Disponent). Ohne Häkchen bleibt der Termin erledigt.
Auf der Plantafel und in der App tragen die Terminkarten dazu kleine Kennzeichen: wartet auf Unterschrift, Klärfall (der Kunde hat Positionen beanstandet) und Bestätigung fehlt. Im Büro finden Sie alle Links eines Projekts auf der Karte Unterschriftslinks. Erneut senden verschickt einen neuen Link mit neuer Frist; der alte gilt dann nicht mehr. Eine automatische Erinnerung an den Kunden gibt es nicht.
Was gespeichert wird
Mit der Unterschrift werden Name, Unterschrift und Zeitpunkt, die Positionen samt etwaiger Beanstandungen sowie technische Zugriffsdaten (gekürzte IP-Adresse) als Nachweis gespeichert. Verantwortlich dafür ist der ausführende Betrieb. Der Eintrag lässt sich danach in NexDeck nicht mehr ändern oder löschen und ist als Beleg abrufbar.