Projekte

Unter CRM → Projekte (je nach Branche auch „Aufträge" genannt) finden Sie alle laufenden und abgeschlossenen Projekte.

Wie ein Projekt entsteht

Arbeiten Sie im Angebots-Modus, entsteht ein Projekt meistens automatisch aus einem angenommenen Angebot — Details dazu in der Kette Von der Anfrage bis zur Mahnung. Im Pipeline-Modus (bei Marketing/Vertrieb üblich) bleibt ein gewonnener Vorgang zunächst ein Deal, ohne automatisches Projekt. Sie können ein Projekt in jedem Fall auch direkt anlegen.

Projekte suchen, filtern und sortieren

Über der Liste finden Sie eine Filterleiste:

• Suche — findet Projekte über Name, Projektnummer, Ort, Postleitzahl und den Kundennamen, auch wenn der Kunde im Kundenstamm angelegt ist. Ab drei Zeichen schlägt NexDeck bis zu acht passende Projekte vor; ein Klick auf einen Vorschlag öffnet das Projekt direkt. Ohne Auswahl filtert sich die Liste nach einer kurzen Tipp-Pause selbst nach dem Begriff (sofort mit Enter).
• Status, Kunde und Projektleiter — grenzen die Liste weiter ein.
• Frist — Überfällig zeigt Projekte, deren Frist verstrichen ist, Nächste 14 Tage die bald fälligen. Berücksichtigt werden dabei nur laufende und pausierte Projekte; ein abgeschlossenes Projekt gilt nie als überfällig.
• Sortierung — zum Beispiel neueste zuerst, zuletzt geändert, Name, Start, Frist oder Projektnummer. Projekte ohne Datum oder Nummer stehen dabei immer am Ende.
• Ansicht — aktive oder archivierte Projekte.
• Mir zugewiesen — zeigt nur die Projekte, denen Sie zugeordnet sind (für Büro und Leitung; Feld-Rollen sehen ohnehin nur ihre zugewiesenen Projekte).

Ist ein Filter gesetzt, sehen Sie die Zahl der Treffer und können mit Zurücksetzen alles auf einmal aufheben. In der Tabellenansicht sortiert ein Klick auf die Spalte mit dem Projektnamen oder auf Frist über alle Treffer; die übrigen Spalten sortieren nur die gerade geladene Liste.

Projekte in der App

In der App zeigt die Projektliste die laufenden Projekte. Sie finden dort dieselbe Suche mit Vorschlägen ab drei Zeichen, eine Sortierung und — für Büro und Leitung — die Auswahl Projektleiter; mit Anwenden übernehmen Sie Ihre Auswahl. Darunter filtern Sie per Antippen nach Status, nach Überfällig, Nächste 14 Tage und (für Büro und Leitung) Mir zugewiesen.

Die Liste zeigt 25 Projekte je Seite; mit Weitere und Zurück blättern Sie. Öffnen Sie ein Projekt und gehen zurück, bleiben Ihre Suche und Ihre Filter erhalten. Hat ein Projekt, das nicht mehr läuft, noch ein unfertiges Aufmaß, erscheint es unter Offene Aufmaße, damit Sie es abschließen können. Diesen Abschnitt sehen Sie auf der ersten Seite, solange keine Suche und kein Filter gesetzt ist.

Die Projektseite

Oben sehen Sie den Status des Projekts sowie, falls vorhanden, Links zur ursprünglichen Anfrage, zum Angebot und zur Rechnungskette. Darunter führen Unterseiten zu allen Werkzeugen rund um das Projekt — je nachdem, welche Module bei Ihnen aktiv sind, sehen Sie eine Auswahl davon:

• Aufgaben — die To-dos im Projekt

• Material — eingeplantes und verbrauchtes Material

• Aufmaß — Aufmaße zu diesem Projekt

• Einsatzplanung — die geplanten Termine/Einsätze dieses Projekts

• Zeiten — gebuchte Arbeitszeit im Projekt

• Tagesberichte — Material-Tagesberichte; nicht zu verwechseln mit dem Bautagebuch, das als eigene Karte daneben steht

• Aufwandsnachweise — erst freigegebene, dann nachgewiesene Regieleistungen (Material, Gerät, Zeit außerhalb des Angebots)

• Leistungsbestätigungen — vom Kunden unterschriebene Leistungen

• Abnahme — Abnahmeprotokoll und Mängel (bei Bau-Gewerken)

• Nachkalkulation — Soll und Ist des Projekts, in den Reitern Übersicht und Material-Detail (EK). Beide rechnen mit derselben Summe für das Material:

  • Materialkosten aus den Eingangsrechnungen, die diesem Projekt zugeordnet sind (Kategorie Material bzw. Wareneinkauf, ab dem Status „geprüft“, netto),
  • plus gebuchte Lieferscheine — ist einem Lieferschein eine solche Rechnung zugeordnet, zählt nur die Rechnung,
  • plus Material aus Lager oder Fahrzeug, mal Einkaufspreis zum Zeitpunkt der Buchung,
  • abzüglich Rückgaben.

  Im Reiter Material-Detail (EK) sehen Sie, woraus sich die Summe zusammensetzt (Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Lager und Fahrzeug), und die Zeilen je Artikel. Buchungen ohne Einkaufspreis fehlen in der Summe; ihre Zahl wird dort angezeigt. Läuft Ware über das Lager und ist ihre Rechnung zusätzlich diesem Projekt zugeordnet, zählt sie doppelt — ordnen Sie solche Rechnungen dem Lager zu. Genau ist die Summe so weit, wie Rechnungen, Lieferscheine und Einkaufspreise erfasst sind.

• Fotos — Bilder zum Projekt

• Chat — die projektbezogene Kommunikation

Bei Malerbetrieben zeigt die Projektseite zusätzlich die Karte Farben-Chargen.

Ein Projekt in der App

Tippen Sie in der App auf ein Projekt, sehen Sie oben Name und Status, darunter Projektnummer, Kunde, Zeitraum und — wenn eine Baustellenadresse hinterlegt ist — den Standort mit Route starten. Im Außendienst öffnen Sie nur Projekte, denen Sie zugewiesen sind.

Gehört das Projekt zu einem Verbraucherauftrag, kann darunter die Zeile Vorzeitiger Beginn stehen. Liegt zum Projekt ein versendetes, noch nicht angenommenes Verbraucherangebot vor (kein Verbraucherbauvertrag), erscheint die Karte Angebot zur Annahme: Der Kunde scannt den QR-Code mit seinem eigenen Handy oder Sie schicken ihm den Link über Teilen — angenommen wird auf seinem Gerät.

Unter Aktionen stehen die Kacheln für die Arbeit vor Ort. Welche Sie sehen, hängt von den Modulen, dem Gewerk Ihres Betriebs und Ihrer Rolle ab:

• Zeit erfassen — öffnet die Zeiterfassung für dieses Projekt
• Material buchen — siehe Die App auf dem Handy
• Lieferschein — siehe Lieferscheine
• Foto aufnehmen und Unterlagen — siehe unten
• Bautagebuch (je nach Branche „Tageseinsatzprotokoll" oder „Einsatzprotokoll") und Melden — siehe Bautagebuch und Meldungen
• Aufmaß — siehe Aufmaß
• Freigabe vor Arbeitsbeginn — nur für Inhaber, Admin und Betriebsleitung in den Bau-Gewerken, siehe Vorabfreigabe
• Leistung bestätigen — siehe Leistungsbestätigung am Handy
• Projekt-Chat — mit der Zahl ungelesener Nachrichten

Foto aufnehmen

Mit Kamera öffnen fotografieren Sie, mit Vorhandenes Bild auswählen nehmen Sie ein Bild aus der Galerie. Unter Kategorie wählen Sie Vorher, Baufortschritt, Nachher, Mangel, Material oder Sonstiges. Bleibt Automatisch erkennen stehen, wird das Foto als Mangel markiert, wenn Sie kurz davor oder danach einen Mangel im Bautagebuch erfassen.

Standort mitspeichern erscheint nur, wenn Ihr Betrieb GPS freigeschaltet und Sie selbst eingewilligt haben; sonst wird das Foto ohne Standort gespeichert. Mit dem Kästchen KI-Beschreibung erzeugen (anfangs aus) wird das Foto im Hintergrund auf Deutsch beschrieben. Foto hochladen speichert es am Projekt. Ohne Netz bleibt das Foto auf dem Gerät und wird bei der nächsten Verbindung hochgeladen.

Unterlagen

Unterlagen zeigt Pläne, Dokumente, Fotos und Videos des Projekts — zum Ansehen, nicht zum Hochladen. Mit Alle, Pläne & Dokumente und Fotos & Videos filtern Sie die Liste. Pläne und Dokumente legt das Büro ab, Fotos entstehen über Foto aufnehmen. PDFs öffnen sich direkt in der App.

Rollen

Jede Rolle sieht die Projekte, die ihr zugewiesen sind oder für die sie eine Berechtigung hat — das regelt die Zeilenebene der Datenbank, nicht nur die Menüführung.