Bautagebuch

Unter Bautagebuch dokumentieren Sie den Verlauf auf der Baustelle, Tag für Tag.

Einen Eintrag erfassen

Der Hauptweg ist sprechen:

• Bericht sprechen — Sie halten die Aufnahme-Taste und sagen, was heute gemacht wurde. Daraus entsteht ein Tagesbericht, den Sie vor dem Speichern prüfen und korrigieren. Sprechen allein reicht.
• Fotos (optional) — Sie können Fotos aufnehmen oder aus der Galerie wählen. Jedes Foto bekommt eine Nummer. Beim Diktieren können Sie auf diese Nummern zeigen, zum Beispiel „Foto 2, Wohnzimmer Erdgeschoss, linke Ecke neben der Tür …".
• Zu einem Foto sprechen — Tippen Sie ein Foto an, halten Sie die Taste und sagen Sie etwas zu genau diesem Foto. Haben Sie so zu Ihren Fotos gesprochen, können Sie mit Bericht aus den Foto-Notizen erstellen daraus den Bericht machen lassen. Sprechen Sie stattdessen noch einen Bericht, kommen die Foto-Notizen zu Ihrem Diktat dazu.
• Nebenwege — Video + Diktat aufnehmen (wenn Ihr Betrieb das nutzt) und Stattdessen manuell tippen. Von Hand helfen Ihnen Schnellbausteine für Material, Mangel, Stunden und Wetter mit einem Textanfang.

Ohne Internet ist keine Spracherkennung möglich; tippen Sie den Eintrag dann von Hand. Die Aufnahme wird nur zur Texterkennung verarbeitet, ein Audio wird nicht dauerhaft gespeichert.

Was aus Ihrem Diktat wird

• Der Bericht entsteht nur aus dem, was Sie gesagt haben. Die Fotos sind keine Quelle für den Bericht-Text.
• Fotos werden Ihren Sätzen nur zugeordnet — und zwar nur, wenn die KI-Fotobeschreibung für Ihren Betrieb und Ihre Rolle freigegeben ist und das Tageslimit nicht erreicht ist. Dann gilt: Ein ausdrücklich genanntes Foto („Foto 2 …") oder ein Foto, zu dem Sie gesprochen haben, wird diesem Satz direkt zugeordnet. Die übrigen Fotos versucht die Auswertung einem Satz zuzuordnen, höchstens acht Fotos je Auswertung.
• Ohne Freigabe sehen Sie einen Hinweis. Der Bericht entsteht trotzdem aus dem Diktat, und die Fotos bleiben am Eintrag — sie werden dann aber keinem Satz zugeordnet, auch die ausdrücklich genannten nicht.
• Stunden übernimmt die Auswertung nur, wenn Sie die Zahl so gesagt haben — oder ausdrücklich „jeder" bzw. „pro Mann" dazusagen. Aus „2 Leute, 6 Stunden" macht sie also keine 12 Stunden; ob 6 Stunden je Person oder zusammen gemeint sind, tragen Sie im Prüfschritt selbst ein. Ein hochgerechneter Wert, den Sie so nicht gesagt haben, bleibt leer.

Bericht prüfen und übernehmen

Bevor etwas gespeichert wird, sehen Sie Bericht prüfen & übernehmen:

• Den Bericht, das Wetter und Mängel / Behinderungen (eine Zeile je Punkt) können Sie direkt ändern, ebenso Personen und Stunden, solange es für den Tag keine Zeiten in der Zeiterfassung gibt. Fotos können Sie hier noch anhängen.
• Steht im Bericht eine Bewertung, die so nicht in Ihrem Diktat vorkam, wird sie markiert („Eine Formulierung stammt nicht aus Ihrem Diktat"). Ersetzen Sie sie gegebenenfalls durch das, was Sie gesehen haben.
• Unter Fotos zum Bericht steht jedes Foto neben dem Satz, dem es zugeordnet wurde. Fotos ohne Zuordnung sind markiert; sie bleiben trotzdem am Eintrag.
• Gibt es für den Tag schon Zeiten in der Zeiterfassung, sehen Sie Personen und Stunden aus Zeiterfassung und Diktat nebeneinander; Abweichungen sind markiert. Gespeichert werden dann die Werte aus der Zeiterfassung.
• Hat das Projekt keine Baustellenadresse, steht hier ein Hinweis: Wettermesswerte (DWD) kommen dann nicht in den Eintrag. Mit Adresse im Projekt werden sie beim Speichern ergänzt.

Gab es heute eine Behinderung?

Im Prüfschritt fragt NexDeck: Gab es heute eine Behinderung? Die Frage ist nicht vorausgewählt — ob Sie sich behindert sehen, entscheiden Sie.

• Ja: Sie beschreiben kurz, was behindert hat. Der Text kommt als eigene Zeile zu den Mängeln / Behinderungen. Beim Übernehmen geht außerdem eine Meldung vom Typ Behinderung ans Büro. Von dort kann das Büro eine Behinderungsanzeige an den Auftraggeber senden.
• Der Bautagebuch-Eintrag selbst geht nicht von selbst an den Auftraggeber. Ob ein Eintrag eine Anzeige ersetzt, sagt NexDeck nicht; der Hinweis im Prüfschritt verweist dazu auf die Fundstelle und auf Ihre Beratung.

Fotos automatisch beschreiben lassen

Hat Ihr Betrieb die KI-Fotobeschreibung für Ihre Rolle freigegeben, erscheint beim Anhängen das Kästchen Fotos automatisch beschreiben lassen. Es ist anfangs aus. Ändert das Büro die Freigabe, prüft das Kästchen das neu, sobald Sie zur App zurückkehren.

Die Beschreibung erscheint unter dem Foto, ist als KI-Vorschlag gekennzeichnet und wird nicht Teil des Berichts. Übernehmen Sie den Text nur, wenn er stimmt — dann ist es Ihre Aussage. Enthält ein Vorschlag eine Bewertung statt einer Beobachtung, wird er nicht angezeigt; Sie sehen dann einen entsprechenden Hinweis.

Bestätigen sperrt den Eintrag

Zu jedem Tag können Sie unter anderem das Wetter vermerken. Solange ein Eintrag noch Entwurf ist, können Sie alles daran korrigieren. Bestätigen Sie ihn, lässt sich der gesamte Eintrag — nicht nur das Wetterfeld — über diese Ansicht nicht mehr ändern.

Bestätigen dürfen ab Werk Inhaber, Admin, Manager und Backoffice; ein Einzelrecht des Inhabers kann das erweitern oder entziehen. Monteurinnen und Monteure bestätigen selbst nur, wenn Ihr Betrieb das in den Bautagebuch-Einstellungen erlaubt hat. In der App heißt der Knopf dafür Abschließen, am Computer im Bautagebuch des Projekts Bestätigen.

Einen Eintrag als PDF

Jeder bestätigte Eintrag hat einen Knopf PDF. Damit erhalten Sie den Eintrag als PDF-Datei — am Computer als Download, in der App über das Teilen-Fenster Ihres Handys zum Weitersenden oder Speichern. Für Entwürfe gibt es noch kein PDF. Wer im Außendienst arbeitet, erhält das PDF nur für Projekte, denen er zugewiesen ist.

Mit dem Bauherrn teilen

Ist das Teilen für Ihren Betrieb freigeschaltet, erzeugen Sie im Bautagebuch je Projekt unter Bauherr-Lesezugang (Link) einen Link, über den der Bauherr die bestätigten Einträge ohne Anmeldung liest. Der Link erscheint nur ein einziges Mal im Klartext — kopieren Sie ihn sofort. Den Link können Sie jederzeit widerrufen; außerdem läuft er von sich aus nach einer bei Ihnen eingestellten Zeit ab (höchstens 365 Tage).

Der Bauherr sieht eine datenminimierte Ansicht: Angaben zu einzelnen Mitarbeitenden sind ausgeblendet. Freitextfelder zeigt der Link so, wie sie geschrieben wurden — prüfen Sie sie vor dem Teilen auf personenbezogene Angaben.

Unter den Einträgen kann der Bauherr mit seinem Namen eine Kenntnisnahme bestätigen („Kenntnisnahme bestätigen"). Das ist eine reine Empfangsbestätigung, dass er die Einträge gesehen hat — keine Abnahme und kein Anerkenntnis der dokumentierten Leistungen, Mengen oder Stunden; so steht es auch auf seiner Seite. Gespeichert werden sein Name, der Zeitpunkt und die gekürzte IP-Adresse. In Ihrer Link-Liste sehen Sie je Link, wie oft er aufgerufen und wie oft eine Kenntnisnahme abgegeben wurde.

Verknüpfung mit Aufmaß

Ein Bautagebuch-Eintrag lässt sich mit einer einzelnen Position aus einem Aufmaß des Projekts verknüpfen — das machen Sie im Cockpit, wenn Sie dort nach einem Projekt filtern.

Weiter zum Nachtrag

Nach dem Bestätigen prüft NexDeck den Eintrag per KI auf mögliche Zusatzleistungen — personenbezogene Angaben werden vorher entfernt. Erkennt die Auswertung eine, landet sie als Vorschlag in der Nachtrag-Inbox. Ein Nachtrag entsteht daraus erst, wenn jemand den Vorschlag dort übernimmt.

Rollen

Wer vor Ort ist, kann eigene Einträge erfassen (auch Disposition und Außendienst sehen die Liste). Wer bestätigen darf, steht oben unter „Bestätigen sperrt den Eintrag“. Die betriebsweite Übersicht exportieren und die Teilen-Links verwalten Inhaber, Admin, Manager und Backoffice — und auch Finanzen/Buchhaltung, weil das Bautagebuch für Buchhaltung und Steuerprüfung als Unterlage zählen kann.