Lieferschein auf der Baustelle fotografieren, Positionen im Büro prüfen, auf Projekt oder Lager buchen — und später mit der Lieferantenrechnung abgleichen.

Lieferscheine erfassen, prüfen und buchen

Ein Lieferschein auf der Baustelle ist schnell verloren. In NexDeck fotografiert ihn, wer die Ware annimmt; eine KI-Texterkennung liest die Positionen aus, das Büro prüft und bucht sie. Danach steht das Material in der Nachkalkulation des Projekts oder im Lagerbestand — und wenn die Rechnung des Lieferanten kommt, sehen Sie, ob Mengen und Preise zum Lieferschein passen.

Die Lieferscheine sind ein eigenes Modul. In den Handwerks- und Reinigungsbranchen ist es ab Werk eingeschaltet. Sehen Sie den Menüpunkt bzw. die Kachel nicht, ist es für Ihren Betrieb noch nicht eingeschaltet.

Wer darf was?

Schritt	Wer
Erfassen (fotografieren, hochladen)	Inhaber, Administratoren, Betriebsleitung, Disposition, Mitarbeitende und Monteure — nicht Backoffice und Buchhaltung
Prüfen, korrigieren, buchen	Inhaber, Administratoren, Betriebsleitung
Ins Lager buchen	zusätzlich nur, wer das Zentrallager verwalten darf

Hat der Inhaber einzelne Rechte gesondert vergeben, gilt das Recht der Person.

1. Auf der Baustelle: fotografieren

In der App das Projekt öffnen und auf Lieferschein tippen.
Erste Seite fotografieren. Hat der Lieferschein mehrere Seiten, nehmen Sie jede weitere über die Kachel Seite hinzufügen auf — alle Seiten werden ein Lieferschein (höchstens 10).
Lieferschein übermitteln.

Danach zeigt die App, was gelesen wurde: Lieferant, Lieferschein-Nummer, Datum und Anzahl der Positionen. Dauert das Auslesen länger, steht dort, dass es noch läuft — der Lieferschein ist trotzdem übermittelt.

Ohne Netz heißt der Knopf Offline sichern: Die Fotos bleiben verschlüsselt auf dem Gerät und werden übertragen und ausgelesen, sobald wieder eine Verbindung besteht. Auch in der Offline-App können Sie Lieferscheine fotografieren (Lieferschein speichern) — sofern beim letzten Abgleich das Modul eingeschaltet war und Sie das Recht zum Erfassen hatten.

KI-Zustimmung: Die Fotos gehen zum Auslesen an einen KI-Dienst. Ohne Ihre Zustimmung zur KI-Verarbeitung (Einstellungen → KI-Funktionen) wird der Lieferschein nicht ausgelesen.

Weitere Wege

Im Büro: Unter Betrieb → Lieferscheine → Foto aufnehmen fotografieren Sie oder wählen Aus Galerie oder PDF wählen — auch PDF-Lieferscheine gehen.
Über „Beleg erfassen“ in der App: Erkennt die Texterkennung beim Beleg-Scan einen Lieferschein und ist ein Projekt gewählt, bietet die App Als Lieferschein erfassen an. Dann wird er als Lieferschein zum Projekt ausgelesen, und der Beleg wird zurückgenommen.
Per E-Mail: Schickt jemand aus Ihrem Team oder ein freigegebener Lieferant einen Lieferschein an die Beleg-Adresse, landet er in den Lieferscheinen. Ein gescannter Lieferschein bleibt zusätzlich als nicht verarbeiteter Beleg in den Eingangsrechnungen stehen. Dieselbe Datei wird nur einmal angelegt. Siehe Belege erfassen.

2. Im Büro: prüfen

Unter Betrieb → Lieferscheine stehen alle erfassten Lieferscheine. Ausgelesene tragen den Status Zu prüfen; oben zählt Zu bestätigen, wie viele warten.

Steht ein Lieferschein auf Wartend, sind die Seiten gespeichert, aber noch nicht ausgelesen — etwa weil die Person, die ihn fotografiert hat, der KI-Verarbeitung nicht zugestimmt hat. Wer prüfen darf und selbst zugestimmt hat, startet das Auslesen in der Detailansicht mit Auslesen starten. Ohne eigene Zustimmung öffnet NexDeck dafür zuerst die Abfrage.

Positionen mit dem Foto vergleichen: Menge, Einheit, Einzelpreis (netto) und Katalogartikel. Positionen lassen sich ändern, entfernen oder mit Position hinzufügen ergänzen.
Fehlt der Katalogartikel, suchen Sie ihn nach Name, Artikelnummer oder EAN. Bestätigte Zuordnungen eines Barcodes merkt sich NexDeck für den nächsten Lieferschein.
Einheit weicht vom Katalog ab: Steht auf dem Lieferschein „2 Pkg“, der Artikel wird aber in Stück geführt, tragen Sie ein, wie viele Stück eine Packung hat (oft schon vorgeschlagen). Gebucht wird dann in Stück; der Betrag der Zeile bleibt gleich.
Lieferant und Lieferdatum bei Bedarf korrigieren. Bestell- und Kommissionsnummer werden angezeigt, wenn sie auf dem Lieferschein stehen.
Das Projekt prüfen. Wurde beim Fotografieren ein Projekt gewählt, bleibt es. Sonst schlägt NexDeck eines vor — aus einer Baustellenangabe auf dem Lieferschein, aus dem Terminplan der erfassenden Person oder aus dem Aufnahmeort; die Herkunft steht am Feld. Es ist ein Vorschlag: ändern Sie ihn oder wählen Sie „Kein Projekt (Lager)“.
Prüfung speichern & bestätigen. Der Status wechselt auf Bestätigt.

Die angezeigte KI-Konfidenz ist eine Einschätzung der Texterkennung, keine Prüfung. Gebucht wird nur, was Sie bestätigt haben.

3. Buchen: Projekt oder Lager

Nach der Bestätigung wählen Sie das Ziel und tippen auf … Positionen buchen:

Ziel	Was passiert
Ins Projekt	Das Material steht mit dem Einkaufspreis aus dem Lieferschein in der Nachkalkulation des Projekts. Ist Material dem Kunden berechnen angehakt (Vorgabe), erscheint es an einer Rechnung zu diesem Projekt unter Verbrauchtes Material und lässt sich dort zum Verkaufspreis aus dem Katalog übernehmen.
Ins Lager	Der Bestand im Zentrallager steigt, wie bei einem Wareneingang. Dafür ist die Berechtigung für das Lager nötig.

Nur Positionen mit Katalogartikel gehen in Nachkalkulation oder Lagerbestand. Positionen ohne Artikel werden nur als Wareneingang festgehalten — die Ansicht sagt Ihnen vor dem Buchen, wie viele das sind. Wählen Sie vorher einen Artikel, wenn sie mitzählen sollen.

Die Buchung läuft in einem Schritt: ein zweiter Klick bucht nicht doppelt. Eine Rechnung an den Kunden entsteht dabei nicht — übernommen wird erst, wenn Sie es an der Rechnung tun.

Nach dem Buchen

Ein gebuchter Lieferschein lässt sich nicht mehr ändern. Ist beim Prüfen ein Fehler durchgerutscht, korrigieren Sie die Buchung im Projekt bzw. im Lager. Löschen lässt sich ein Lieferschein nur, solange er noch wartet oder das Auslesen fehlgeschlagen ist.

In der Nachkalkulation zählt ein gebuchter Lieferschein nicht doppelt: Ist ihm später eine Eingangsrechnung zugeordnet, die selbst als Materialkosten des Projekts zählt, zählt nur die Rechnung. Siehe Projekte.

Abgleich mit der Lieferantenrechnung

Wird später die Rechnung des Lieferanten ausgelesen (unter Finanzen → Ausgaben → Belegerfassung oder per Weiterleitung, siehe „Belege erfassen“), vergleicht NexDeck sie mit den Lieferscheinen desselben Lieferanten, die frühestens 45 Tage vor dem Rechnungsdatum erfasst wurden — auch mit solchen, die noch zu prüfen sind. Der Abgleich läuft beim Auslesen der Rechnung.

Kommt der Lieferschein erst nach der Rechnung — etwa wenn beide in derselben Mail stecken —, gleicht NexDeck nach dem Auslesen des Lieferscheins die offenen Rechnungen desselben Lieferanten neu ab: Rechnungen mit gelesenen Positionen, deren Rechnungsdatum höchstens 45 Tage vor oder nach dem Liefer- bzw. Erfassungsdatum liegt, höchstens zehn je Lieferschein. Festgeschriebene, an DATEV übergebene, abgelehnte oder stornierte Rechnungen bleiben unberührt, ebenso Rechnungen, deren Positionen schon alle einem Lieferschein zugeordnet sind.

Das Ergebnis steht an der Prüfkarte der Rechnung:

„… von … Positionen passen", wenn nichts auffällt,
sonst die möglichen Abweichungen bei Menge oder Einzelpreis (mehr als 2 %), jeweils mit Lieferschein ansehen.
„kein passender Lieferschein erfasst", wenn keine Position der Rechnung einen Lieferschein trifft — etwa beim Kassenbon aus dem Baumarkt. Dann gibt es nichts abzugleichen, und NexDeck meldet nichts.

Gibt es Abweichungen, erscheint zusätzlich eine Meldung in der Glocke — bei allen, die Belege freigeben dürfen, eine je Rechnung. Ein Tipp darauf führt zur Rechnung in der Belegliste. Gleicht ein später erfasster Lieferschein die Abweichung aus, ändert sich dieselbe Meldung in „keine Abweichung mehr“.

Ist das Leistungsdatum der Rechnung noch leer und haben alle zugeordneten Lieferscheine dasselbe Lieferdatum, bietet die Prüfkarte Lieferdatum laut Lieferschein übernehmen an. Das füllt nur das Feld; gespeichert wird es mit Ihrer Prüfung.

Jede Lieferschein-Position wird höchstens einer Rechnung zugeordnet. Kommt die nächste Rechnung, vergleicht NexDeck sie nur noch mit den Positionen, die noch offen sind. Wird eine Rechnung abgelehnt oder storniert, ist ihre Zuordnung wieder frei. Positionen, die auf einem Lieferschein stehen, aber nicht auf der Rechnung, zeigt NexDeck nur bei Lieferscheinen an, von denen diese Rechnung mindestens eine Position enthält. An einer festgeschriebenen oder schon an DATEV übergebenen Rechnung schreibt der Abgleich nichts mehr.

Das ist ein Hinweis aus der Texterkennung beider Belege, keine Bewertung — ob eine Abweichung berechtigt ist (Teillieferung, Nachlass, Preisänderung), entscheiden Sie.

Aufbewahrung, Steuerberatung und Betriebsprüfung

Ein erfasster Lieferschein wird zunächst sechs Jahre aufbewahrt. Sobald er gebucht oder einer Eingangsrechnung zugeordnet ist, gilt er als Buchungsbeleg und wird acht Jahre aufbewahrt.
Im DATEV-Export liegen Lieferscheine, die einer exportierten Eingangsrechnung zugeordnet sind, als eigenes Paket bei (3_Lieferscheine/DATEV_Lieferscheine.zip), ohne Verknüpfung zur Buchungszeile. Ob Ihre Kanzlei es überträgt, entscheidet sie. Fotos im HEIC-Format können dort nicht beigelegt werden; sie werden im Export benannt.
Die Datenüberlassung für die Betriebsprüfung enthält Lieferscheine, ihre Positionen, Materialbewegungen und Wareneingänge als eigene Tabellen.