Belege erfassen

Jede Rechnung, die Sie bekommen, ist Geld wert — als Betriebsausgabe und, wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, als Vorsteuer. Der Beleg, der im Handschuhfach verschwindet, ist bares Geld, das liegen bleibt.

Wo: Finanzen → Ausgaben → Belegerfassung

So kommt ein Beleg herein

Weg	Wofür
Hochladen (Drag & Drop)	PDF-Rechnungen vom Großhandel, per E-Mail bekommen
Abfotografieren (Mobile-App, „Beleg erfassen“)	Der Bon von der Tankstelle, direkt an Ort und Stelle
An die Beleg-Adresse weiterleiten	Rechnung aus einem beliebigen Postfach an die Beleg-Adresse Ihres Betriebs schicken
Mit dem Label „NexDeck-Beleg" markieren	Rechnung im eigenen Gmail- oder Outlook-Postfach labeln, ohne sie weiterzuleiten

Der bequemste Weg ist die Weiterleitung: Lieferantenrechnung im Postfach → weiterleiten → fertig. Kein Download, kein Upload. Die Adresse finden Sie in der Belegerfassung unter „Beleg-Adresse" — und ebenso unter Einstellungen → Integrationen → Lieferanten-Auto-Import.

Welche Mails an die Beleg-Adresse zum Beleg werden

Die Beleg-Adresse ist nicht zu erraten. Geben Sie sie Ihren Lieferanten, aber veröffentlichen Sie sie nicht (Website, Signatur). Damit nicht jeder beliebige Absender Belege in Ihre Buchhaltung legen kann, gilt:

Absender	Was passiert
Sie oder jemand aus Ihrem Team leitet an die Beleg-Adresse weiter (von der Adresse, mit der Sie sich bei NexDeck anmelden)	PDFs und Fotos werden Beleg
Ein Lieferant, den Sie freigegeben haben (Einstellungen → Integrationen → Lieferanten-Auto-Import) — mit exakter Adresse oder mit seiner Domain	PDFs werden Beleg. Bei exakter Adresse nur, wenn die Mail ein PDF enthält, dann auch mitgeschickte Fotos; bei freigegebener Domain auch Fotos ohne PDF.
E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) von beliebigem Absender	wird Beleg
Alle anderen	Mit PDF steht die Mail oben in der Belegerfassung als „Vorschlag: unbekannter Absender" (übernehmen, Absender freigeben oder ausblenden); im Team-Postfach geht es mit „Als Beleg".

Zusätzlich prüft NexDeck, ob die Mail wirklich vom angegebenen Absender stammt (SPF/DMARC). Eine Mail mit gefälschtem Absender bleibt im Posteingang.

Die ganze Einrichtung samt Weiterleitungsregel in Gmail und Outlook, Größengrenzen und den häufigsten Stolpersteinen: Belege per E-Mail empfangen.

Tipp: Leiten Sie automatisch weiter (Filterregel in Gmail oder Outlook), bleibt der Lieferant als Absender stehen. Geben Sie ihn dann als Lieferanten frei — oder bitten Sie ihn gleich, seine Rechnungen direkt an die Beleg-Adresse zu schicken.

Mit einem Label in Gmail oder Outlook markieren

Statt weiterzuleiten, können Sie eine Rechnung auch direkt in Ihrem eigenen Postfach markieren — praktisch unterwegs, wenn Sie eine Mail ohnehin schon offen haben. Das setzt voraus, dass dieses Postfach bereits über Einstellungen → Integrationen mit NexDeck verbunden ist (siehe Unipile einrichten).

So richten Sie es ein, unter Einstellungen → Integrationen:

1. Legen Sie in Gmail ein Label bzw. in Outlook einen Ordner mit dem Namen „NexDeck-Beleg" an — Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle.
2. Klicken Sie bei dem verbundenen Postfach auf „Verbinden" — NexDeck findet das Label und merkt es sich.
3. Markieren Sie künftig Lieferantenrechnungen mit diesem Label. NexDeck holt sie automatisch in die Belegerfassung — sofort beim Labeln, nachträglich gelabelte Mails spätestens alle 10 Minuten.

Übernommen werden Mails mit diesem Label und, ohne Label, Mails von Lieferanten, die Sie unter Einstellungen → Integrationen → Lieferanten-Auto-Import freigegeben haben. Alle übrigen Mails Ihres Postfachs bleiben unangerührt. Akzeptiert werden PDF, JPG, PNG und HEIC bis 15 MB je Datei; eine versehentlich doppelt gelabelte Mail wird nur einmal übernommen. Das Label lässt sich jederzeit wieder deaktivieren — bereits erfasste Belege bleiben dabei erhalten.

Vertrauenswürdige Lieferanten automatisch übernehmen (Lieferanten-Auto-Import)

Unter Einstellungen → Integrationen → Lieferanten-Auto-Import markieren Sie einzelne Lieferanten als vertrauenswürdig, damit ihre Rechnungen ohne manuellen Schritt in die Belegerfassung übernommen werden — die Prüfung vor dem Verbuchen bleibt trotzdem bei Ihnen. Zwei Vertrauensstufen stehen zur Wahl:

• Exakte Adresse (z. B. rechnung@vodafone.de) — nur Mails genau dieser Adresse mit PDF werden übernommen.
• Domain (z. B. vodafone.de, inklusive Subdomains) — Mails jeder Adresse dieser Domain werden übernommen. Bequemer, aber weiter gefasst.

Das gilt gleich für die Beleg-Adresse und für Gmail/Outlook ohne Label. Mails anderer Absender werden ohne Label nicht übernommen — auch nicht, wenn die Datei „Rechnung" heißt oder der Absender schon öfter geschrieben hat. Solche Mails an die Beleg-Adresse erscheinen oben in der Belegerfassung als „Vorschlag: unbekannter Absender" — dort übernehmen Sie sie mit einem Klick als Beleg, geben den Absender frei oder blenden sie aus.

Hat die Erkennung einen Lieferanten gelesen, den es noch nicht gibt, legen Sie ihn auf der Belegkarte mit „Lieferant anlegen" an — Name, Anschrift, USt-IdNr. und IBAN sind aus dem Beleg vorbefüllt und vor dem Anlegen zu prüfen.

Die Freischaltung ist je Lieferant eine bewusste Entscheidung von Inhaber oder Administrator. Zusätzlich prüft NexDeck bei jeder eingehenden Mail die Absenderauthentisierung (SPF/DMARC); eine Mail mit gefälschtem Absender wird nicht automatisch übernommen.

Beleg am Handy

Unterwegs fotografieren Sie einen Beleg über die mobile Seite „Beleg erfassen" — mit der Kamera direkt oder aus der Galerie, optional mit Zuordnung zu einem laufenden Projekt. Diese Berechtigung erlaubt ausschließlich das Einreichen: Monteure mit diesem Zugang sehen hier keine Liste bereits erfasster Belege und auch keine Lieferantenrechnungen des Betriebs — das bleibt dem Finanzmodul vorbehalten. Jeder am Handy erfasste Beleg landet wie jeder andere zur Prüfung in der Belegerfassung; gebucht wird nichts automatisch.

Nach dem Foto zeigt eine Kontrollansicht, was erkannt wurde; unsichere Felder sind markiert. Mit Stimmt so bestätigen Sie. Innerhalb von 30 Minuten nach dem Erfassen können Sie Ihren eigenen Beleg dort noch berichtigen oder verwerfen. Verlassen Sie die Kontrollansicht, ohne zu bestätigen, steht der Beleg oben unter Noch nicht bestätigt — ein Tipp darauf öffnet ihn wieder. Das ist keine Belegliste: Dort erscheinen nur Ihre eigenen, noch unbestätigten Belege aus diesem Zeitfenster.

Was die Texterkennung macht

Nach dem Hochladen liest NexDeck den Beleg aus und schlägt vor: Lieferant, Rechnungsdatum, Nummer, Netto, Steuersatz, Brutto und eine Kategorie. Beim Hochladen in der Belegerfassung: „Beleg hochladen" → Datei wählen oder in das Feld ziehen → „Hochladen & Analysieren".

Diese Vorschläge müssen Sie bestätigen. Das ist kein Höflichkeitsklick, sondern der entscheidende Punkt: Texterkennung liest, was auf dem Papier steht — sie versteht es nicht. Ein verwischter Bon, ein Beleg mit zwei Steuersätzen, ein Skontovermerk im Kleingedruckten: alles Fälle, in denen der Vorschlag danebenliegen kann.

Bei PDF-Rechnungen gleicht NexDeck die erkannte Rechnungsnummer zusätzlich mit dem Text ab, der in der PDF selbst steht. Unterscheiden sich beide nur in Zeichen, die sich im Schriftbild gleichen — der Buchstabe O und die Ziffer 0, oder I, l und 1 —, übernimmt NexDeck die Schreibweise aus der PDF. Eine andere Nummer wird dabei nie eingesetzt; steht die Nummer in mehreren abweichenden Schreibweisen im Dokument oder hat die PDF keinen Text (etwa ein eingescanntes Blatt), bleibt es bei der erkannten Nummer. Prüfen Sie die Nummer trotzdem.

Die Kategorien lernt NexDeck mit: Haben Sie einen Beleg eines Lieferanten mit einer Kategorie gebucht, ist diese Kategorie beim nächsten Beleg mit genau demselben Lieferantennamen vorbelegt. Es gilt jeweils die zuletzt bestätigte Zuordnung.

Worauf Sie besonders schauen sollten

• Der Steuersatz. 19 % ist der Normalfall, aber nicht immer richtig. Bei gemischten Belegen (Baumarkt: Material 19 %, Lebensmittel 7 %) gehören beide Sätze erfasst.
• Das Leistungsdatum. Es gehört zu den Pflichtangaben der Rechnung. In welches Wirtschaftsjahr ein Beleg gehört, hängt von Ihrer Gewinnermittlung ab: bei Bilanzierung in der Regel vom Zeitpunkt der Lieferung, bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung in der Regel vom Zahlungstag (§ 11 EStG). Im Zweifel fragen Sie Ihre Kanzlei.
• Reverse-Charge. Steht auf der Rechnung „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (§ 13b UStG), weist der Lieferant keine Umsatzsteuer aus — Sie schulden sie. Erfassen Sie das entsprechend, sonst fehlt sie in der Voranmeldung.

Lieferscheine und Eingangsrechnungen

Ist das Modul Lieferscheine eingeschaltet, gilt zusätzlich:

• Lieferschein statt Rechnung erwischt? Erkennt die Texterkennung beim Scan in der App einen Lieferschein, bietet sie Als Lieferschein erfassen an, sofern ein Projekt gewählt ist. Ein Lieferschein, den Sie selbst, jemand aus Ihrem Team oder ein freigegebener Lieferant an die Beleg-Adresse schickt, geht an die Lieferschein-Erfassung. Wurde er als gescanntes Blatt erst in der Texterkennung als Lieferschein erkannt, bleibt er zusätzlich als nicht verarbeiteter Beleg stehen.
• Abgleich an der Prüfkarte: Beim Auslesen einer Lieferantenrechnung vergleicht NexDeck ihre Positionen mit erfassten Lieferscheinen desselben Lieferanten und zeigt mögliche Abweichungen bei Menge und Einzelpreis — als Hinweis, nicht als Bewertung.
• Leistungsdatum: Ist das Feld leer und haben die zugeordneten Lieferscheine ein eindeutiges Lieferdatum, bietet die Prüfkarte Lieferdatum laut Lieferschein übernehmen an. Gespeichert wird es erst mit Ihrer Prüfung.

Mehr dazu unter Lieferscheine.

Wenn ein Beleg doppelt aussieht

NexDeck vergleicht jeden neuen Beleg mit den bereits erfassten. Ein Verdacht entsteht, wenn es schon einen Beleg gibt

• mit genau derselben Datei, auch wenn die Texterkennung sie unterschiedlich gelesen hat, oder
• mit demselben Lieferanten, derselben Rechnungsnummer und demselben Bruttobetrag, oder
• mit demselben Lieferanten, demselben Bruttobetrag und einem Rechnungsdatum, das höchstens drei Tage abweicht — so fällt auch eine Kopie auf, deren Nummer anders gelesen wurde.

Auf der einzelnen Belegkarte wird in diesem Fall nicht still gebucht. Wenn Sie auf „Speichern & Prüfen" klicken, erscheint die Rückfrage „Möglicherweise bereits erfasst". Sie haben zwei Möglichkeiten:

• „Abbrechen und prüfen" — nichts wird gebucht. Ist es tatsächlich dieselbe Rechnung, lehnen Sie die Kopie mit „Ablehnen" ab.
• „Es sind zwei verschiedene Rechnungen — buchen" — etwa bei einer monatlich wiederkehrenden Rechnung über denselben Betrag. Der Beleg gilt danach nicht mehr als Duplikat und geht wie jeder andere in den DATEV-Export und in die Monatszahlen der Ausgaben-Übersicht ein.

Markieren Sie mehrere Belege und klicken auf „Verbuchen", werden Belege, die NexDeck als Duplikat erkannt hat (gleiche Datei oder gleiche Rechnungsnummer, gleicher Lieferant und gleicher Bruttobetrag), nicht mitgebucht — öffnen Sie sie einzeln, prüfen Sie sie und bestätigen Sie dort. Belege, bei denen nur Lieferant, Betrag und ein nahes Rechnungsdatum übereinstimmen, prüft „Verbuchen" dagegen nicht; sie werden ohne Rückfrage mitgebucht. Prüfen Sie solche Belege deshalb einzeln.

Vom Virenscan gesperrte Belege (Quarantäne)

Dateien, die Sie hochladen, mit der App fotografieren, an die Beleg-E-Mail-Adresse schicken, über das Label in Ihrem verbundenen Postfach übergeben oder im Postfach mit „Als Beleg" übernehmen, werden nach dem Ablegen automatisch auf bekannte Schadsoftware geprüft. Die Prüfung läuft einmal, einige Sekunden nach dem Ablegen; die Texterkennung kann schon vorher beginnen. Sie erkennt nicht jede Schadsoftware. Dateien, die sie nicht prüfen kann (zum Beispiel verschlüsselte), bleiben ohne Prüfergebnis nutzbar. Belege aus einer Datenübernahme werden nicht geprüft. Meldet schon der E-Mail-Empfang über eine NexDeck-Empfangsadresse einen Virenbefund, werden die Anhänge nicht als Beleg übernommen; die E-Mail bleibt mit ihren Anhängen im Team-Postfach.

Schlägt die Prüfung an, erhält der Beleg den Status „Quarantäne":

• In der Belegerfassung erscheint dann der Reiter „Quarantäne" mit der Zahl der betroffenen Belege. Gibt es keine, wird der Reiter nicht angezeigt.
• Der Beleg trägt oben die Kennzeichnung „MALWARE QUARANTINE". Statt der Vorschau sehen Sie den Hinweis „Anhang quarantäniert" — die Belegerfassung zeigt die Datei weder an noch gibt sie sie zum Herunterladen aus.
• Buchen ist gesperrt, auch mit Bestätigung. Ein Klick auf „Speichern & Prüfen" endet mit dem Hinweis, dass die Datei beim Virenscan gesperrt wurde. Auch „Verbuchen" für mehrere markierte Belege lässt ihn aus.
• In den DATEV-Buchungsstapel geht der Beleg nicht.
• In der Ausgaben-Übersicht zählt er weder in der Monatssumme noch bei der Top Kategorie.

Was Sie tun können: Fordern Sie die Rechnung beim Lieferanten neu an und erfassen Sie die neue Datei. Den gesperrten Eintrag können Sie mit „Ablehnen" aus der Prüfliste nehmen und danach mit „Endgültig löschen" entfernen, wenn Sie ihn nicht mehr brauchen. Im Zweifel wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Was ein Beleg enthalten muss

Damit der Vorsteuerabzug hält, braucht die Rechnung Ihres Lieferanten dieselben Pflichtangaben, die auch Ihre eigenen Rechnungen brauchen — inklusive Ihrer vollständigen Anschrift und der Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten.

Ausnahme Kleinbetragsrechnung: Bis 250 € brutto reichen Ausstellungsdatum, Name und Anschrift des Lieferanten, Menge und Art, Entgelt und Steuersatz (§ 33 UStDV). Für einen typischen Tankstellenbon reichen diese Angaben meist aus. Bei einer Rechnung über 250 € brutto gelten dagegen alle Pflichtangaben, auch Ihre Anschrift.

Fehlt eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug beanstanden. Bitten Sie den Lieferanten dann um eine berichtigte Rechnung. Ob und ab wann der Abzug in Ihrem Fall gilt, klärt Ihre Kanzlei. Das lohnt sich zu prüfen, solange der Beleg frisch ist und der Ansprechpartner sich noch erinnert.

Darf ich das Papier wegwerfen?

Meistens ja — aber die Entscheidung ist Ihre, nicht unsere.

Das „ersetzende Scannen" ist nach den GoBD (Rz. 130 ff.) ausdrücklich zulässig: Beleg einscannen, digital aufbewahren, Original vernichten. Voraussetzung ist, dass der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt und der Ablauf dokumentiert ist.

Was NexDeck leistet: unveränderbare Aufbewahrung, Protokollierung jeder Änderung, Erhalt des Originalbildes, Export für die Prüfung.

🔴 Was NexDeck nicht leisten kann: die Entscheidung, ob dieses Original vernichtet werden darf. Manche Dokumente müssen im Original bleiben — Urkunden, Zollbelege, Verträge mit Formvorschrift. Ob Ihrer dazugehört, weiß nur Ihr Steuerberater.

Was Sie dafür festhalten müssen (fünf Angaben, mehr nicht):

1. Wer scannt
2. Was gescannt wird und was nicht
3. Wann gescannt wird — beim Eingang oder gesammelt
4. Wie geprüft wird, dass der Scan lesbar und vollständig ist
5. Wann und wie das Original vernichtet wird

Den passenden Textbaustein dafür finden Sie unter Einstellungen → Verfahrensdokumentation.

Aufbewahrungsfristen

Was	Frist
Rechnungen, Bankbelege, Buchungsunterlagen (Buchungsbelege)	8 Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO)
Geschäftsbriefe, Angebote	6 Jahre
Verträge	6 Jahre nach Vertragsende

Die Frist läuft ab Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 darf also frühestens 2035 verschwinden.

Häufige Fragen

„Ich habe denselben Beleg zweimal hochgeladen." Das fällt in der Regel beim Buchen auf: NexDeck fragt mit „Möglicherweise bereits erfasst" nach (siehe „Wenn ein Beleg doppelt aussieht"). Wählen Sie „Abbrechen und prüfen" und lehnen Sie die Kopie mit „Ablehnen" ab.

„Der Beleg ist von letztem Jahr." Erfassen Sie ihn trotzdem. Ob er noch ins alte Jahr gehört, entscheidet Ihre Kanzlei — das Leistungsdatum steht ja drauf.

„Bewirtungsbelege?" Die brauchen zusätzlich Anlass und Teilnehmer. Tragen Sie beides ins Notizfeld ein, sonst ist der Abzug angreifbar.

„Muss ich Belege monatlich erfassen?" Buchführungspflichtige ja — dort gilt die zeitgerechte Erfassung. Als Einnahmen-Überschuss- Rechner haben Sie mehr Luft. Bequemer ist es in beiden Fällen, laufend zu erfassen: Belege, die einen Monat liegen, sind Belege, deren Kontext niemand mehr kennt.