Belege per E-Mail empfangen — die Beleg-Adresse
Rechnungen an die Beleg-Adresse weiterleiten oder direkt vom Lieferanten schicken lassen: Einrichtung in Gmail und Outlook, was automatisch Beleg wird und was nicht.
Belege per E-Mail empfangen
Ihr Betrieb hat eine eigene Beleg-Adresse. Was dort ankommt, prüft NexDeck und legt Rechnungen in die Belegerfassung — dort prüfen und buchen Sie sie wie jeden anderen Beleg. Kein Herunterladen, kein Hochladen.
Wo finde ich die Adresse?
Finanzen → Ausgaben → Belegerfassung, unter der Belegliste die Karte Beleg-Adresse. Mit Adresse kopieren übernehmen Sie sie, mit Anschreiben kopieren einen fertigen Text, mit dem Sie Lieferanten bitten, ihre Rechnungen künftig dorthin zu schicken. Dieselbe Karte steht auch unter Einstellungen → Integrationen → Lieferanten-Auto-Import, dort gleich aufgeklappt.
Die Karte sehen alle, die Belege erfassen dürfen — nicht aber Steuerberater, Vertriebspartner oder Prüfer.
Die Adresse ist nicht zu erraten. Geben Sie sie Ihren Lieferanten, aber veröffentlichen Sie sie nicht (Website, Signatur).
Drei Wege, wie Rechnungen dort ankommen
| Weg | Was Sie tun | Was Beleg wird |
|---|---|---|
| Selbst weiterleiten | Sie leiten eine Rechnung von der Adresse, mit der Sie sich bei NexDeck anmelden, an die Beleg-Adresse weiter | PDFs und Fotos |
| Lieferant schickt direkt | Der Lieferant hat die Beleg-Adresse als Rechnungsadresse | E-Rechnungen sofort; normale PDFs, sobald Sie den Lieferanten freigegeben haben |
| Automatische Weiterleitung | Eine Regel in Gmail oder Outlook schickt Rechnungen eines Lieferanten weiter | wie „Lieferant schickt direkt" — als Absender gilt der Lieferant |
E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden von jedem Absender übernommen.
Lieferanten freigeben Sie unter Einstellungen → Integrationen → Lieferanten-Auto-Import
— mit exakter Adresse (z. B. rechnung@lieferant.de) oder mit der ganzen Domain
(lieferant.de). Dieselbe Regel gilt, wenn NexDeck Rechnungen aus einem verbundenen Gmail-
oder Outlook-Postfach ohne Label übernimmt. Schneller geht es aus der Belegerfassung selbst:
Mails mit PDF von Absendern, die Sie noch nicht freigegeben haben, stehen dort unter der Belegliste als
„Vorschlag: unbekannter Absender" — mit „Als Beleg übernehmen", „Absender
freigeben" oder „Ausblenden". Im Team-Postfach geht dasselbe mit „Als Beleg
markieren".
Gibt es den Lieferanten noch nicht, legen Sie ihn auf der Belegkarte mit „Lieferant anlegen" an — die Angaben sind aus dem Beleg vorbefüllt und vor dem Anlegen zu prüfen.
Automatische Weiterleitung einrichten
Gmail / Google Workspace
- In Gmail: Einstellungen → Alle Einstellungen → Weiterleitung und POP/IMAP → Weiterleitungsadresse hinzufügen und die Beleg-Adresse eintragen.
- Google schickt eine Bestätigungs-Mail an die Beleg-Adresse. Sie erscheint in NexDeck im Team-Postfach unter dem Filter „Alle" (nicht unter „Kundenanfragen"). Öffnen und den Link klicken.
- Einen Filter anlegen, z. B. „Von: rechnung@lieferant.de", Häkchen bei „Mit Anhang" → Filter erstellen → Weiterleiten an → die Beleg-Adresse.
Leiten Sie nicht das ganze Postfach weiter, nur die Rechnungen — siehe unten.
Outlook / Microsoft 365
- In Outlook: Einstellungen → E-Mail → Regeln → Neue Regel.
- Bedingung, z. B. „Von" = der Lieferant, und „Hat Anlage".
- Aktion „Weiterleiten an" → die Beleg-Adresse.
In Microsoft 365 sind automatische Weiterleitungen nach außen ab Werk oft gesperrt. Kommt nichts an, muss Ihre IT sie für dieses Postfach freigeben.
Was nicht automatisch Beleg wird
- Mails von Absendern, die Sie nicht freigegeben haben, mit normalem PDF oder Foto. Mit PDF erscheinen sie als „Vorschlag: unbekannter Absender" in der Belegerfassung; die Mail selbst liegt im Team-Postfach.
- Weitergeleitete Mails von Kollegen, bei denen die Beleg-Adresse nicht im An- oder Cc-Feld steht. Das betrifft vor allem eine Weiterleitung des ganzen Postfachs: Dieselbe Adresse dient auch dazu, ein Postfach ins Team-Postfach zu spiegeln (siehe Postfächer einrichten). Dann wäre sonst jedes Angebot mit PDF ein „Beleg".
- Mails, deren Absender sich nicht als echt ausweisen lässt (SPF/DMARC) — sie bleiben im Team-Postfach.
- Logos aus der Signatur und PDFs ohne Beträge (z. B. AGB) werden aussortiert.
- Lieferscheine gehen in die Lieferschein-Erfassung, sofern sie bei Ihnen eingeschaltet ist.
- Anhänge mit Virenbefund werden nie Beleg; die Mail bleibt im Team-Postfach.
Grenzen
| Dateitypen | PDF, XML (E-Rechnung), JPG, PNG, HEIC |
| je Anhang | 15 MB |
| je Mail | 30 MB, höchstens 10 Anhänge |
Fotos werden nur übernommen, wenn Sie sie selbst weiterleiten oder der Lieferant mit seiner ganzen Domain freigegeben ist. Bei einer Freigabe der exakten Adresse muss ein PDF anhängen.
Häufige Fragen
Meine Rechnung ist nicht in der Belegerfassung. Mails mit PDF von nicht freigegebenen Absendern zeigt die Belegerfassung unter der Belegliste als „Vorschlag: unbekannter Absender" — dort genügt „Als Beleg übernehmen". Im Team-Postfach holt „Als Beleg markieren" sie ebenso herüber.
Kann ich auch ohne Weiterleitung Belege aus meinem Postfach holen? Ja, mit dem Label „NexDeck-Beleg" in einem verbundenen Gmail- oder Outlook-Postfach — siehe Belege erfassen.
Wird damit automatisch gebucht? Nein. Jeder Beleg landet zur Prüfung in der Belegerfassung; gebucht wird erst, wenn Sie bestätigen.