Postfächer einrichten — welche Variante passt?

E-Mail in NexDeck läuft über drei unterschiedliche Wege, die sich kombinieren lassen. Dieser Artikel führt einmal durch die ganze Kette — von der ersten Verbindung bis zur Frage, wer im Namen des Postfachs antworten darf — und hilft bei der Entscheidung, welcher Weg für welchen Zweck passt.

Die drei Wege im Überblick

Schritt 1 — Konto verbinden (Einstellungen → Integrationen)

Der Grundstein für die ersten beiden Wege: Unter Einstellungen → Integrationen verbinden Sie ein E-Mail-Konto.

• Gmail oder Outlook — per OAuth. Sie melden sich bei Google bzw. Microsoft an, Ihr Passwort geben Sie nie in NexDeck ein.
• Jeder andere Anbieter — per IMAP. Bei Anbietern, die in der Auswahl mit „App-PW" gekennzeichnet sind, brauchen Sie ein separates App-Passwort; die Anleitung erscheint nach der Auswahl.

Details zu diesem Schritt: Unipile einrichten.

Ohne diesen Schritt geht es bei den Geschäfts-E-Mail-Postfächern nicht weiter — die Postfächer-Verwaltung baut auf einer bestehenden Verbindung auf und verweist, wenn keine vorhanden ist, zurück auf diese Seite.

Schritt 2 — als Geschäftspostfach einrichten (optional)

Wollen Sie eine Adresse wie info@ihre-domain.de als Team-Postfach nutzen, auf das mehrere Personen zugreifen, richten Sie sie unter Einstellungen → Geschäfts-E-Mail → Postfächer ein. Die Anlage läuft in drei Schritten:

1. Konto — Sie wählen eine bereits verbundene Unipile-Verbindung aus.
2. Adresse — die E-Mail-Adresse, eine Bezeichnung und die Sichtbarkeit: geteiltes Postfach (fürs Team, Grundlage für das Team-Postfach) oder persönliches Postfach (einem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet; Inhaber und Admins sehen es nur, wenn sie sich selbst Zugriff geben).
3. Pflicht-Hinweise — drei Bestätigungen, bevor das Postfach aktiv wird: ob ein Betriebsrat zu beteiligen war (BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 6, Mitbestimmung bei Überwachungs-geeigneten Systemen), dass Sie selbst Verantwortlicher für die Postfach-Inhalte nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO sind, und — bei Gmail/Outlook — dass die Inhalte dabei in die USA übertragen werden (Drittland-Transfer, Art. 44 ff. DSGVO), abgesichert über das AVV-Addendum. Die Bestätigung wird mit Datum, Uhrzeit und Ihrem Namen protokolliert.

Wer darf antworten?

• Kundenmails teilen legt fest, ob Mails neu verbundener Postfächer, die einem Kunden, einer Anfrage oder einem Projekt zugeordnet sind, für Kolleginnen und Kollegen im Büro sichtbar werden — für die, die diesen Datensatz sehen dürfen. Nicht zugeordnete Mails sieht weiter nur, wer das Postfach verbunden hat. Inhaber und Admins können den Standard verbindlich festschreiben.
• Sende-Berechtigungen bestimmen, wer als welches Postfach oder welcher Alias-Adresse antworten darf. Inhaber und Administratoren dürfen ohnehin als jede Identität senden.

Mehr zur täglichen Arbeit in diesen Postfächern: Team-Postfach, Meine Inbox und Postausgang.

Weg C — E-Mail-Empfang per Weiterleitung, ohne Konto zu verbinden

Wollen Sie keine Kontoverbindung einrichten (zum Beispiel weil IT-Richtlinien das verbieten, oder weil es nur um das Mitlesen eingehender Anfragen geht), gibt es einen dritten, einfacheren Weg: eine Weiterleitung in Ihrem bestehenden Postfach.

Unter Einstellungen → Geschäfts-E-Mail → Domain finden Sie eine eigene, nicht erratbare NexDeck-Empfangsadresse (<zufälliger-token>@inbound.nexdeck.de). In Ihrem bestehenden Postfach richten Sie dafür eine Weiterleitung an diese Adresse ein — mit aktivierter „Kopie im Postfach behalten". Danach kommt jede E-Mail in beiden Postfächern an: unverändert in Ihrem gewohnten Postfach und zusätzlich in der NexDeck-Inbox.

🔴 Wichtig: Dabei werden niemals die MX-Einträge Ihrer Hauptdomain geändert — nur eine Weiterleitung. Ihre normale E-Mail-Zustellung bleibt unberührt.

Viele Anbieter verschicken nach dem Einrichten einer Weiterleitung einmalig eine Bestätigungs-Mail mit Link an die Zieladresse — ohne Klick auf diesen Link wird die Weiterleitung nicht aktiv. Diese Bestätigungs-Mail landet zwar in NexDeck, aber meist unter „Alle Mails" statt im Kundenfilter, weil sie von einem automatischen Absender kommt.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen liegen direkt auf der Seite für Hostinger, Google Workspace/Gmail und Microsoft 365/Outlook.

Antworten: Sie können solche Mails auch direkt aus NexDeck beantworten, ohne ein Postfach zu verbinden. Die Antwort geht dann von Ihrer verifizierten Domain raus (ohne Domain im Namen Ihres Betriebs über NexDeck). Antwortet der Kunde darauf, landet seine Mail in NexDeck — nicht in Ihrem gewohnten Postfach. Soll der ganze Verlauf auch dort stehen, antworten Sie lieber aus dem ursprünglichen Postfach.

🔴 Dieselbe Adresse ist auch Ihre Beleg-Adresse. Was an diese Adresse geht, prüft NexDeck zusätzlich auf Belege. Wer das ganze Postfach dorthin weiterleitet, bekommt deshalb nicht jede Mail mit PDF als Beleg — nur E-Rechnungen und Mails von Lieferanten, die Sie freigegeben haben. Details: Belege per E-Mail empfangen.

Halten Sie die Adresse vertraulich: Geben Sie sie Lieferanten, aber veröffentlichen Sie sie nicht (Website, Signatur).

Welche Variante wähle ich?

Textbausteine

Vorformulierte Antworttexte für den E-Mail-Composer pflegen Sie im Reiter Antworten der Geschäfts-E-Mail-Seite.

Zustellprobleme und Sperrliste

Adressen, an die aktuell keine E-Mail zugestellt wird — etwa nach wiederholten Zustellfehlern — stehen im Reiter Sperrliste. Bounces und Beschwerden der letzten 30 Tage zeigt der Reiter Zustellbarkeit, den Stand Ihrer DNS-Einrichtung der Reiter Domain. Alle drei Reiter finden Sie auf derselben Geschäfts-E-Mail-Seite.

Rechtlich zu beachten

Für die Inhalte, die in Ihren Postfächern verarbeitet werden, sind Sie selbst Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO — NexDeck verarbeitet sie nur in Ihrem Namen und nach Ihren Weisungen. Details zu Aufbewahrung und Drittland-Transfer stehen im Artikel Unipile einrichten.