Gemeinsame Postfächer gemeinsam bearbeiten, die eigene Inbox verwenden und nachsehen, welche Dokumente per E-Mail verschickt wurden.

Team-Postfach, Meine Inbox und Postausgang

NexDeck unterscheidet drei Orte für E-Mails: ein gemeinsames Team-Postfach, Ihre persönliche Inbox und ein Register der automatisch versendeten Geschäftsdokumente.

Team-Postfach

Unter Team-Postfach bearbeitet Ihr Team gemeinsam die Postfächer, die als geteilt verbunden wurden (siehe Geschäfts-E-Mail einrichten). Sie filtern die Konversationen nach Status — Offen, In Bearbeitung, Erledigt, Schlummert oder Alle — und unter Zugewiesen nach Mir, Nicht zugewiesen oder Alle. So sehen mehrere Personen dieselbe E-Mail-Flut und wissen, wer sich um was kümmert, ohne sich doppelt zu melden.

Auch Mails, die per Weiterleitung an Ihre NexDeck-Empfangsadresse kommen, landen hier.

Wer sieht welches Postfach?

Postfach	Wer es sieht
Geteilt (z. B. info@)	Inhaber, Admins, wer es verbunden hat — und wem Sie Zugriff geben
Persönlich (z. B. name@firma.de)	der zuständige Mitarbeiter, wer es verbunden hat — und wem Sie Zugriff geben. Inhaber und Admins nur, wenn sie sich selbst Zugriff geben.

Zugriff geben Sie unter Einstellungen → Geschäfts-E-Mail → Postfächer beim jeweiligen Postfach über Person hinzufügen. Zur Wahl stehen nur Personen aus dem Büro (Inhaber, Administrator, Betriebsleitung, Disposition, Backoffice, Buchhaltung) — Monteure und externe Rollen wie Steuerberater oder Vertriebspartner bekommen keinen Postfach-Zugriff. Je Person legen Sie fest:

Lesen — sieht die Mails des Postfachs.
Antworten — darf antworten und interne Notizen schreiben.
Verwalten — darf Verläufe zuweisen und löschen.

Wer keinen Zugriff auf ein Postfach hat, wird zur Startseite zurückgeleitet. Für Inhaber und Administratoren gilt das nicht.

Als privat markieren: Wer ein Postfach verbunden hat, kann einzelne Mails als privat markieren. Eine private Mail sieht dann im Team-Postfach nur noch diese Person.

Meine Inbox

Meine Inbox zeigt Ihre eigenen Postfächer und die Kanäle, die Ihnen freigegeben wurden — anders als das Team-Postfach also eine persönliche statt eine geteilte Sicht.

Postausgang (Dokumente)

Postausgang (Dokumente) ist ein eigenes Register, getrennt von den Konversations-Postfächern: Es listet, welche Rechnungen, Angebote und Mahnungen per E-Mail verschickt wurden — auch solche, die automatisch durch einen Mahnlauf oder eine andere Automatisierung versendet wurden. Diese Seite sehen nur Inhaber und Administratoren, weil die Einträge finanz- und vertragssensibel sind. Von dort gelangen Sie mit einem Klick zur jeweiligen Rechnung, zum Angebot oder zur Bestellung. Mahnungen sind dort nicht verlinkt.