Geschäfts-E-Mail einrichten

Unter Einstellungen → Geschäfts-E-Mail richten Sie Ihre eigene Absenderdomain ein und verbinden Postfächer. Die Seite ist in fünf Reiter aufgeteilt: Domain, Postfächer, Zustellbarkeit, Sperrliste, Antworten.

Von welcher Adresse gehen Angebote und Rechnungen raus?

Ohne weitere Einrichtung verschickt NexDeck Angebote, Rechnungen und Mahnungen von noreply@nexdeck.de. Eine eigene Adresse bekommen Sie auf einem von drei Wegen. Steht „Automatisch (empfohlen)" eingestellt, nimmt NexDeck den ersten, der passt:

1. Ein verbundenes Postfach (Gmail, Outlook oder per IMAP) — die Mail liegt danach auch in dessen Gesendet-Ordner. Ist eine eigene Domain verifiziert, werden private Freemail-Adressen (Gmail, GMX …) dabei übersprungen.
2. Ein eigener E-Mail-Server (SMTP), falls Sie einen eingetragen haben.
3. Ihre verifizierte Domain (siehe unten).

Welcher Absender gerade gilt, zeigt Einstellungen → Dokumente & Kommunikation in der Karte Dokument-Absender. Dort können Sie auch fest ein bestimmtes Postfach wählen, statt es NexDeck zu überlassen. Den eigenen SMTP-Server tragen Sie auf derselben Seite unter E-Mail-Server (SMTP) ein — er geht der verifizierten Domain vor.

Domain einrichten

Im Reiter Domain durchlaufen Sie einen Assistenten in vier Schritten:

1. Ihre Domain — Sie tragen Ihre Domain, den Firmennamen und den gewünschten Absendernamen vor dem @-Zeichen ein (zum Beispiel „info").
2. DNS-Einträge — NexDeck zeigt Ihnen die einzutragenden DNS-Einträge: eine TXT-Zeile zur Domain-Verifizierung, mehrere CNAME-Einträge für die DKIM-Signierung und, empfohlen, SPF- und DMARC-Einträge. Zu gängigen Providern (IONOS, Strato, Hetzner, Cloudflare, GoDaddy) gibt es einen kurzen Hinweis, wo Sie die DNS-Verwaltung finden. Jeder Eintrag lässt sich per Klick kopieren. Bei Cloudflare schalten Sie für diese Einträge den Proxy aus (graue statt orange Wolke).
3. DNS-Verbreitung prüfen — NexDeck prüft automatisch alle 30 Sekunden, ob die Einträge sichtbar sind. Das kann üblicherweise 10 bis 70 Minuten dauern; schlägt die Prüfung fehl, kontrollieren Sie die Einträge bei Ihrem Provider noch einmal.
4. Fertig — die Domain ist verifiziert. Unter Verbindung testen schicken Sie sich eine Test-Mail und haken ab, dass sie angekommen ist, Absender und Anzeigename stimmen und sie nicht im Spam liegt.

Ihr Betrieb hat eine Absender-Domain. Wollen Sie wechseln, pausieren Sie die bisherige; danach können Sie eine neue hinzufügen.

Für strenge DMARC-Regeln (p=quarantine oder p=reject) gibt es bei der verifizierten Domain den aufklappbaren Bereich DMARC-Alignment via Custom MAIL FROM: Sie legen eine Subdomain wie mail.ihre-domain.de fest und tragen dafür einen MX- und einen TXT-Eintrag ein. Ohne strenge DMARC-Regel brauchen Sie das nicht.

Bevor der Assistent erscheint, prüft NexDeck zwei Dinge: ob jedes Inhaberkonto die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet hat (sonst bleibt der Assistent gesperrt; fehlt sie nur bei Administratoren, erscheint ein Hinweis) und ob die Firmenangaben vollständig sind. Fehlen Firmenangaben, zeigt die Seite einen Hinweis mit der Liste, was zu ergänzen ist — die Domain können Sie trotzdem schon einrichten. Bis die Angaben vollständig sind, steht unter Ihren E-Mails nur, was hinterlegt ist.

Testen Sie nach der Einrichtung eine E-Mail an einen Ihrer eigenen Zugänge bei einem anderen Anbieter (Gmail, GMX, Outlook), bevor Sie die Domain produktiv nutzen.

Postfächer verbinden

Im Reiter Postfächer verbinden Sie Geschäftspostfächer wie info@, kontakt@ oder rechnung@ mit NexDeck. Über Postfach verbinden legen Sie fest, ob das Postfach als

• geteiltes Postfach (sichtbar für Inhaber, Admins, die Person, die es verbunden hat, und die Mitarbeiter, denen Sie Zugriff geben; Grundlage für das Team-Postfach) oder
• persönliches Postfach (einem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet, z. B. name@firma.de)

angelegt wird. Danach pflegen Sie Alias-Adressen und geben weiteren Personen aus dem Büro Zugriff. Wer welches Postfach sieht, steht in Team-Postfach, Meine Inbox und Postausgang. Danach pflegen Sie Alias-Adressen und vergeben Team-Zugriffe.

Ein Postfach, geteilt oder persönlich, lässt sich nur von einem Konto einrichten, das selbst einen zweiten Faktor eingerichtet hat.

Wer darf im Namen eines Postfachs antworten?

Zwei Einstellungen auf derselben Seite regeln die Absender-Identität:

• Kundenmails teilen — legt fest, ob Mails neu verbundener Postfächer, die einem Kunden, einer Anfrage oder einem Projekt zugeordnet sind, für Kolleginnen und Kollegen im Büro sichtbar werden, die diesen Datensatz sehen dürfen. Nicht zugeordnete Mails sieht nur, wer das Postfach verbunden hat. Inhaber und Admins können den Standard verbindlich festschreiben. Wer ein Postfach verbunden hat, nimmt einzelne Mails in Meine Inbox mit „Als privat markieren" heraus.
• Sende-Berechtigungen — bestimmt, wer als welches Postfach oder welcher Alias antworten darf. Inhaber und Administratoren können ohnehin als jede Identität senden; für andere Rollen tragen Sie hier gezielt ein, welche Identität sie nutzen dürfen.

Rechtlich zu beachten

Für die E-Mails in Ihrem Postfach sind Sie selbst verantwortlich (im Datenschutzrecht „Verantwortlicher" nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO). NexDeck verarbeitet diese Daten ausschließlich in Ihrem Namen und nach Ihren Weisungen.

Einen Überblick über alle drei Wege, wie E-Mail in NexDeck ankommt — verbundenes Postfach, Geschäfts-E-Mail-Postfach oder reine Weiterleitung — und welcher wofür passt, gibt Postfächer einrichten — welche Variante passt?.

Zustellbarkeit, Sperrliste und Antworten

Die weiteren Reiter dieser Seite:

• Zustellbarkeit — Status Ihrer DNS-Einrichtung und Zustellprobleme.
• Sperrliste — Adressen, an die aktuell keine E-Mail zugestellt wird (zum Beispiel nach wiederholten Zustellfehlern).
• Antworten — vorformulierte Antworttexte für den E-Mail-Composer.