Termine anlegen, ändern und Kunden einladen
Wie Sie einen Termin anlegen, Kunden oder externe Gäste einladen und einen Video-Link (Google Meet oder Microsoft Teams) hinzufügen.
Termine anlegen, ändern und Kunden einladen
Termine legen Sie an mehreren Stellen an — unter Planung → Mein Kalender, in der Plantafel, direkt bei einem Kunden, einer Anfrage oder einem Projekt. Überall öffnet sich dasselbe Dialogfeld, mit denselben Möglichkeiten.
Termin anlegen oder ändern
Im Dialog legen Sie Datum, Uhrzeit, eine Betreffzeile und die zuständige Person fest. Darüber hinaus können Sie:
- den Termin einer Wiederholung folgen lassen (einmalig, wöchentlich, mit einzelnen Wochentagen, …),
- ihn zusätzlich in Ihrem verbundenen Kalender (Gmail oder Outlook) anlegen lassen — dann greifen dessen Erinnerungen, und der Termin steht auf allen Ihren Geräten,
- externe Teilnehmer per E-Mail einladen,
- ihn mit dem Häkchen Als Entwurf zunächst nur für die Planung anlegen — ohne Häkchen ist der Termin sofort veröffentlicht, und die zugewiesenen Personen werden benachrichtigt.
Reicht eine Uhrzeit über Mitternacht hinaus (zum Beispiel 20:00 Uhr plus acht Stunden), setzt der Dialog das Enddatum auf den Folgetag. Gelöschte Konten stehen in der Personenauswahl nicht.
Ist ein Termin mit einem Einsatz verknüpft, wird beim Verschieben auch der Einsatz verschoben. Zeit und zuständige Person eines solchen Termins ändern deshalb nur Rollen, die Einsätze planen dürfen.
Personen anfragen statt einteilen
Wählen Sie weitere Personen für einen Termin, können Sie als Planende das Häkchen Zusage anfragen setzen: Die gewählten Personen sind dann zunächst angefragt und sagen per Push zu oder ab. Wer selbst nur sich zuweisen darf, fragt weitere Personen immer an.
Die angefragte Person sieht die Anfrage in der App unter Heute im Abschnitt Anfragen — mit „Angefragt von …" — und antwortet dort mit Zusagen oder Absagen. Auf dem Handy stehen beide Knöpfe auch direkt auf der Benachrichtigung. Wird ein Termin gelöscht oder abgesagt, verschwindet die Anfrage; zusagen lässt er sich dann nicht mehr.
Ein Termin, der läuft und nach seinem geplanten Ende nicht abgeschlossen wurde, heißt in der App Nicht abgeschlossen statt „Läuft". Der Status selbst ändert sich dadurch nicht — abschließen muss ihn weiterhin jemand.
Kunde als Teilnehmer einladen
Ist der Termin einem Kunden zugeordnet und eine E-Mail-Adresse hinterlegt, zeigt der Dialog einen Schnell-Button „Kunde einladen" mit Name und E-Mail-Adresse — ein Klick genügt. Weitere externe Gäste tragen Sie frei über Name und E-Mail-Adresse ein, optional mit einer zweiten Adresse (zum Beispiel einer privaten Zustelladresse für die Bestätigung). Zu externen Teilnehmern zeigt der Dialog einen Datenschutz-Hinweis nach Art. 13 DSGVO.
Video-Link hinzufügen (Google Meet / Microsoft Teams)
Ein automatischer Video-Link lässt sich nur hinzufügen, wenn der Termin gleichzeitig in einem verbundenen externen Kalender angelegt wird — wählen Sie dafür zuerst „Auch in externen Kalender übernehmen". Erst dann erscheint das Kästchen „Video-Anruf hinzufügen".
Welcher Anbieter genutzt wird, entscheidet die Art der verbundenen Mailbox — Sie wählen ihn nicht selbst aus:
| Verbundenes Postfach | Video-Anbieter |
|---|---|
| Gmail | Google Meet |
| Outlook / Microsoft 365 | Microsoft Teams |
Der Link wird vom jeweiligen Kalender-Anbieter selbst erzeugt und erscheint nach kurzer Zeit im Termin in NexDeck — nicht sofort beim Speichern. Ohne eine verbundene Mailbox steht diese Funktion nicht zur Verfügung; wie Sie Gmail oder Outlook verbinden, steht unter Mein Kalender.
Video-Link bei der Online-Terminbuchung
Nutzen Sie die öffentliche Online-Terminbuchung, können Sie zusätzlich je Termin-Typ festlegen, dass bei einer Bestätigung automatisch ein Online-Meeting-Link erzeugt und mit der Bestätigungs-Mail an den Kunden mitgeschickt wird (Google Meet, Microsoft Teams, Telefon oder Vor-Ort als Textangabe). Das stellen Sie unter Einstellungen → Öffentliche Terminbuchung je Termin-Typ ein — Details dazu in Online-Terminbuchung aktivieren.