Personalakte führen

Wo: Personal → Personalakte

Hier legen Sie Dokumente je Mitarbeiter ab — Arbeitsverträge, Zeugnisse, Nachweise und mehr — und sehen, was fällig ist.

Wer die Akte führt

Diese Seite führen Inhaber und Administrator. Jede andere Person sieht nur ihre eigene Akte, und das in der App unter Profil → Meine Personalakte (siehe Meine Personalakte in der App). Es gibt also keine zweite Ansicht derselben Daten, nur zwei verschiedene Wege zum eigenen bzw. zum verwalteten Bestand.

Einzelrecht „Personalakte: Basisunterlagen"

Der Inhaber kann einer weiteren Person aus dem Team (zum Beispiel der Büroleitung) unter Personal → Mitarbeiter → „Berechtigungen anpassen" das Einzelrecht „Personalakte: Basisunterlagen führen (ohne Gesundheit, Verhalten, Entgelt)" geben. Damit führt sie die Basisakte aller Beschäftigten — mehr nicht:

• Die Bereiche Gesundheit, Verhalten und Entgelt bleiben für sie geschlossen; eine Freigabe je Kategorie gibt es nur für Administratoren.
• Lohnstammdaten, besondere Personaldaten und die Anzahl nicht freigegebener Dokumente werden ihr nicht angezeigt.
• Den Menüpunkt „Personal → Personalakte" sieht sie mit diesem Einzelrecht ebenfalls.

Externe Rollen (Steuerkanzlei, Prüfer, Vertriebspartner) können dieses Einzelrecht nicht erhalten. Dem Inhaber lässt es sich nicht entziehen.

Vier Bereiche mit unterschiedlichem Zugang

Ein Administrator sieht standardmäßig nur die Basisakte — Arbeitsvertrag, Nachweise, Urlaubsbescheinigungen, Qualifikationen, Schriftverkehr. Drei weitere Bereiche sieht er erst, wenn der Inhaber sie für ihn freigibt:

Nur der Inhaber sieht den Abschnitt „Freigaben je Kategorie" und schaltet dort für jeden Administrator einzeln frei, welche der drei geschützten Bereiche er sehen darf — Voreinstellung ist aus. Ein Entzug löscht die Freigabe nicht, sondern trägt Zeitpunkt und Status ein; so bleibt nachvollziehbar, wer wann Zugang hatte.

Für die Bereiche Gesundheit und Verhalten verlangt die Oberfläche beim Öffnen zusätzlich einen kurzen Anlass — das wird mitprotokolliert.

Ein- und Austritt am Handy

In der App öffnen Inhaber und Administratoren unter Team per Tippen auf eine Person deren Ein- und Austritt — sofern Ihr Betrieb das Modul Personal nutzt. Die Seite zeigt nur diesen Ablauf, nicht die Akte selbst. Oben steht, wie viele Punkte noch offen sind.

Die meisten Punkte ergeben sich aus Ihren Daten und ändern sich mit ihnen. Von Hand vermerken Sie nur, was NexDeck nicht sieht — etwa Meldungen Ihrer Steuerkanzlei oder eigene Schritte: mit Erledigt vermerken samt Datum. Einen Vermerk nehmen Sie mit Vermerk zurücknehmen und einem Grund wieder zurück. Einen eigenen Schritt, der bei einer Person nicht zutrifft, markieren Sie mit Begründung als Entfällt bei dieser Person. Unten unter „Eigener Schritt“ geben Sie eine Bezeichnung ein und legen den Schritt mit Schritt hinzufügen an. Er gilt für alle Personen des Betriebs oder nur für bestimmte Rollen und Anstellungsarten.

Dokument ablegen

Bei jeder Person legen Sie über „Ablegen" ein Dokument der passenden Art an. Jede Art trägt ihre eigene Aufbewahrungsfrist; eine einheitliche Frist für die ganze Akte gibt es bewusst nicht, weil die Fristen gesetzlich unterschiedlich sind.

Prüftermine

Manche Dokumentarten tragen einen Prüftermin (zum Beispiel eine Befristung oder, mit freigeschalteten Gesundheitsnachweisen, eine Vorsorgebescheinigung). Läuft ein solcher Termin an, treffen Sie eine Entscheidung dazu: „aufbewahren" oder „entfernen". Entscheiden Sie sich für „aufbewahren", brauchen Sie dafür eine kurze Begründung — ohne sie bleibt der Termin offen stehen.

Ausgetretene Mitarbeitende

Auch nach dem Austritt bleibt die Akte einer Person sichtbar, deutlich als „ausgetreten" markiert — die Aufbewahrungsfristen laufen unabhängig vom Beschäftigungsverhältnis weiter.

Modul abgeschaltet: Kopie und Aushändigung über den Restbestand

Ist das Modul „Gesundheitsnachweise" nicht aktiv, wird eine noch vorhandene Vorsorgekartei trotzdem weiter nach § 3 Abs. 4 ArbMedVV gelöscht, spätestens 30 Tage nach dem Austritt. Die Kopie für die ausgeschiedene Person ziehen Sie dann über den Link „Restbestand der Vorsorgekartei" unter der Personenauswahl, im Austrittsschritt der Gesamtansicht finden Sie denselben Verweis. Dort prüfen Sie den Restbestand (die Prüfung wird protokolliert), laden die Kopie als CSV (mit frischem Code) und tragen das Datum der Aushändigung ein. Der Weg steht nur dem Inhaber und Administratoren mit der Freigabe „Gesundheit und Vorsorge" offen. Neue Einträge erfassen Sie ohne das Modul nicht.