Touren

Unter Ausführung → Touren planen Sie einen Tag mit mehreren Stopps hintereinander. Das ist typisch für Reinigungsteams oder andere mobile Service-Einsätze, bei denen an einem Tag mehrere Orte angefahren werden. Regelmäßige Touren legen Sie einmal als Vorlage an, und NexDeck legt die einzelnen Tage selbst an.

Auf der Karte einer Tour zeigt NexDeck die Route, meist mit Gesamtstrecke und Fahrzeit. Ist keine Straßenroute verfügbar, verbindet eine Luftlinie die Stopps in der geplanten Reihenfolge, dann ohne Strecke und Fahrzeit. Die Fahrzeit ist eine Schätzung zur Orientierung. Verkehr und die tatsächliche Dauer vor Ort können abweichen.

Stopps hinzufügen

Mit „Stop hinzufügen“ wählen Sie einen Stopp aus Ihren Kunden, Projekten oder Leads oder geben eine Adresse von Hand ein. In der Auswahl stehen auch Einträge, für die NexDeck noch keine Koordinaten kennt. Sie sind mit „Noch ohne Koordinaten — werden beim Anlegen ermittelt“ markiert.

Bei Kunden steht dort die Rechnungsanschrift, bei Projekten deren Adresse. Beim Anlegen des Stopps ermittelt NexDeck die Koordinaten aus der Adresse. Haben Sie die Adresse im Formular nicht geändert, speichert NexDeck die Koordinaten auch beim Kunden, Projekt oder Lead, soweit Sie diesen Eintrag bearbeiten dürfen. Lässt sich die Adresse nicht umwandeln, wird der Stopp trotzdem angelegt. Sie sehen dann einen Hinweis, und der Stopp fehlt auf Karte und Route. In der Stoppliste steht bei ihm „Keine Koord.“. Dasselbe gilt für Stopps in einer Vorlage.

Dauer je Stopp

Jeder Stopp braucht eine Dauer. Sie tragen sie in Minuten ein oder lassen sie aus Fläche und Leistungswert rechnen („Aus Fläche rechnen“). Den Leistungswert geben Sie selbst an, NexDeck gibt keinen vor. Das Feld startet leer, und gespeichert werden kann der Stopp erst, wenn eine gültige Dauer da ist.

Die Dauer der Tour ist die Summe ihrer Stopps, sobald jeder Stopp eine Dauer hat. Fehlt bei einem Stopp die Dauer, bleibt auch die Tourdauer offen, und die Tour zeigt „Dauer unvollständig“. Fahrzeiten zwischen den Stopps sind nicht eingerechnet.

Ziehen Sie den Termin der Tour im Kalender oder in der Plantafel länger oder kürzer, gilt diese Dauer. Neue oder geänderte Stopps überschreiben sie dann nicht mehr. Weicht sie von der Summe der Stopps ab, zeigt die Tour den Hinweis „Dauer weicht von den Stopps ab“. Mit dem Knopf „Dauer aus Stopps übernehmen“ gilt wieder die Summe.

Wiederkehrende Touren

In einer Vorlage stellen Sie die Serie ein:

• Wochentage und Rhythmus: jede Woche oder alle 2 Wochen,
• Uhrzeit, zu der die Tour beginnt,
• Person oder Kolonne, die die Tour fährt,
• Start ab und optional ein Ende.

Wochentage, Uhrzeit und Person oder Kolonne sind Pflicht. Ohne Zuständige lässt sich „Serie aktiv“ nicht einschalten. Unter dem Formular sehen Sie die Tage der nächsten 4 Wochen, jeweils mit den Hinweisen zu Feiertagen und Abwesenheiten. Die Vorschau rechnet schon mit Ihren noch nicht gespeicherten Angaben.

Solange die Serie aktiv ist, legt NexDeck die Touren 4 Wochen im Voraus an: einmal sofort beim Speichern und danach jeden Morgen für die neu hinzukommenden Tage. Jede Tour bekommt die Stopps, die Uhrzeit und die Zuständigen der Vorlage.

Je Vorlage und Tag gibt es genau eine Tour. Der Lauf legt einen Tag nie doppelt an, auch nicht, wenn Sie die Tour inzwischen auf einen anderen Tag verschoben haben. Eine verschobene Tour bleibt ihrem ursprünglichen Tag zugeordnet.

Auch „Tour aus Vorlage“ hält sich daran. Gibt es für den Tag schon eine Tour, meldet NexDeck „Für diesen Tag gibt es die Tour schon“ mit einem Link zur Tour (bei einer verschobenen Tour mit dem neuen Datum). Ist die Tour für diesen Tag abgesagt, können Sie den Ausfall direkt dort zurücknehmen.

Die Tour im Kalender

Eine Tour erscheint als Termin im Kalender und in der Plantafel, sobald sie einen Beginn und eine Dauer hat. Ganztägige Tour-Termine gibt es nicht.

Fehlt eins von beiden, gibt es keinen Termin. Die Tour zeigt dann „Beginn fehlt – zählt nicht in der Planung“ bzw. „Dauer fehlt – zählt nicht in der Planung“, und sie blockiert in der Auslastung keine Zeit. Nimmt man einer Tour später Beginn oder Dauer weg, verschwindet ihr Termin wieder. Ein schon erledigter Termin bleibt stehen.

Was Sie am Termin ändern, übernimmt die Tour: Zeit, Dauer, Person oder Kolonne, Titel und Status. Umgekehrt folgt der Termin der Tour. Zeit, Zuständige oder eine Absage am Termin ändern dürfen nur Personen, die Touren planen, denn die Tour wird mit geändert.

Feiertag und Abwesenheit

Fällt ein Tourtag auf einen Feiertag oder ist die zuständige Person abwesend, legt NexDeck die Tour trotzdem an und zeigt einen Hinweis an der Tour und in der Vorschau. Gesperrt wird nichts. Ob an dem Tag gefahren wird, entscheiden Sie.

• Feiertage prüft NexDeck nach dem Bundesland, in dem die zuständige Person beschäftigt ist. Bei einer Kolonne zählt das für jedes Mitglied einzeln, zum Beispiel „Feiertag für 2 von 3 aus der Kolonne“. Ist niemand zuständig, gilt das Bundesland des Betriebs. Ist kein Bundesland hinterlegt, sagt das der Hinweis, und Feiertage werden nicht geprüft.
• Betriebsfeiertage, die Sie für Ihren Betrieb eingetragen haben, erscheinen ebenfalls.
• Abwesenheiten zählen, sobald sie genehmigt sind.

Tag ausfallen lassen

Fällt ein Tag aus, öffnen Sie die Tour und wählen „Tag ausfallen lassen“. Erst der zweite Klick führt die Absage aus. Eine Tour aus einer Vorlage wird dabei nicht gelöscht, sondern bleibt als abgesagt stehen, damit die Serie den Tag nicht neu anlegt. Ihr Termin wird mit abgesagt. Eine einzelne Tour ohne Vorlage löschen Sie mit „Tour löschen“.

Abgesagte Touren sind in der Tourliste ausgeblendet. Mit „Abgesagte anzeigen“ sehen Sie sie wieder.

„Ausfall zurücknehmen“ darf, wer Touren plant, auch das Backoffice. Einen erledigten Termin über die Tour wieder öffnen oder absagen darf dagegen nur die Leitung (Inhaberin bzw. Inhaber, Administration, Betriebsleitung oder Disposition). Alle anderen sehen dafür eine Meldung.

Tour erledigt melden und wieder öffnen

Wer eine Tour fährt, meldet sie in der App am Tourtermin mit Tour als erledigt melden ab. Die Tour folgt dem Termin: Sie ist erledigt, wenn alle Stopps erledigt sind, sonst steht sie „in Arbeit". Eine laufende Zeiterfassung beendet das nicht.

Eine erledigte Tour öffnet die Leitung mit Tour wieder öffnen — vorausgesetzt, sie darf Touren planen und erledigte Termine wieder öffnen. Die Tour ist danach wieder geplant. Was mit dem Termin geschieht, sagt die Rückfrage vorher: Hängt der erledigte Termin noch an der Tour, wird er mit geöffnet. Hängt keiner mehr daran, entsteht ein neuer Termin, sobald Beginn und Dauer feststehen — steht am Tag noch ein erledigter Termin, weist die Plantafel darauf hin, dass die Tour an diesem Tag bereits erledigt wurde.

Vorlage ändern

Ändern Sie an einer Vorlage mit Serie die Uhrzeit oder die Person bzw. Kolonne, ziehen die künftigen, noch geplanten Serientouren nach. Ausgenommen sind:

• Touren, bei denen Sie diesen Wert von Hand anders gesetzt haben. Ihre Änderung bleibt.
• Touren, die einzeln über „Tour aus Vorlage“ angelegt wurden. Sie bleiben, wie sie sind.
• Vergangene, erledigte und abgesagte Touren.

Geänderte Stopps gelten nur für Touren, die danach neu angelegt werden. Schon angelegte Touren behalten ihre Stopps.

Ändern Sie den Turnus oder schalten Sie die Serie aus, sagt NexDeck Touren, die nicht mehr passen, nicht von selbst ab. Nach dem Speichern erscheint stattdessen der Knopf „N künftige Touren absagen“, und erst der zweite Klick sagt sie ab.

Gibt es die zuständige Person oder Kolonne nicht mehr, stoppt die Serie. Die Vorlage zeigt dann „Serie gestoppt“, und es werden keine neuen Touren angelegt, bis Sie neue Zuständige wählen und die Serie wieder einschalten.

Löschen Sie eine Vorlage, werden ihre künftigen, noch geplanten Serientouren abgesagt. Einzeln angelegte Touren bleiben als normale Touren bestehen.

Sommerzeit

Am Tag der Umstellung auf Sommerzeit gibt es 02:00 bis 02:59 Uhr nicht. Eine einzelne Tour können Sie an diesem Tag nicht auf diese Uhrzeit legen. NexDeck bittet um 03:00 Uhr oder später.

Beginnt eine Serie zu dieser Uhrzeit, entsteht die Tour an dem Tag trotzdem. Ihr Termin beginnt eine Stunde später, und die Tour zeigt dazu einen Hinweis. Umbenennen, absagen oder wieder planen können Sie diese Tour wie jede andere. Bei der Umstellung auf Winterzeit gibt es die Stunde 02:00 bis 02:59 Uhr zweimal. NexDeck nimmt dann die zweite.

Wer sieht welche Tour

Der Menüpunkt erscheint nur, wenn die Tour-Planung für Ihren Betrieb aktiv ist. Bei den Branchen-Presets Reinigung und Field-Service ist sie das automatisch. Ist sie nicht aktiv, sind auch die Seiten der Touren und Vorlagen nicht erreichbar.

• Alle Touren sehen Inhaberin bzw. Inhaber, Administration, Betriebsleitung, Disposition und Backoffice, dazu alle mit dem Recht „Alle Einsätze ansehen“, etwa Objektleiter:innen.
• Mitarbeitende im Feld sehen nur die Touren, für die sie selbst oder ihre Kolonne eingeteilt sind, samt deren Stopps.
• Vorlagen sehen nur Personen, die Touren planen oder alle Touren sehen dürfen. Für alle anderen steht dort „Vorlagen pflegt die Disposition.“

Für Personen mit eigenen Rechten gibt es in der Rechteverwaltung zwei Schnellauswahlen für die Reinigung: Reinigungsmeister:in sieht alle Touren und plant Touren und Vorlagen, Objektleiter:in sieht alle Touren und Vorlagen, ändert aber nichts.

Im Kalender gelten für Tour-Termine die Kalender-Einstellungen Ihres Betriebs: Wer dort Termine von Kolleginnen und Kollegen sehen darf, sieht auch deren Tour-Termine. Diese Einstellung finden Sie unter Planung → Trupps & Ressourcen → Trupps im Abschnitt „Wer sieht welche Termine?“. Die Tourliste bleibt davon unberührt und zeigt Mitarbeitenden im Feld weiter nur die eigenen Touren.

Wer plant

Anlegen, ändern und löschen dürfen nur Personen mit dem Recht „Einsätze anlegen“. Dazu gehört: Touren und Vorlagen anlegen, Stopps hinzufügen, umsortieren und entfernen, den Start ab Firmenadresse umschalten, eine Serie einstellen, eine Tour als Vorlage speichern, aus einer Vorlage eine Tour erstellen, einen Tag ausfallen lassen und einen Ausfall zurücknehmen. Das Recht haben Inhaberin bzw. Inhaber, Administration, Betriebsleitung, Disposition und Backoffice. Im Einzelfall lässt es sich je Person vergeben oder entziehen.

Wer das Recht nicht hat, sieht die Touren als ruhige Ansicht ohne diese Knöpfe. Dasselbe gilt im Reinigungs-Aufmaß: Der Abschnitt „Als Tour-Halt übernehmen“ erscheint nur, wenn die Tour-Planung aktiv ist und Sie das Recht „Einsätze anlegen“ haben.

Eine Serie können Sie auch mit dem Assistenten anlegen, siehe Touren planen mit Nex.