Rechtliches & Datenschutz

Wo: Einstellungen → Rechtliches & Compliance → Rechtliches

Diese Seite bündelt vier Bereiche in Reitern: Übersicht, E-Mail-Tracking, Datenexport und Aufbewahrung. Owner und Admin können die Seite öffnen; was sich davon tatsächlich speichern lässt, ist unterschiedlich geregelt — siehe die jeweiligen Abschnitte unten.

Übersicht — AVV, Rechtsdokumente, Datenschutz-Einstellungen

Im ersten Reiter liegt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) als für Ihre Firma personalisierte PDF-Datei zum Download — Sie können ihn bei Datenschutz-Audits oder auf Anfrage Ihrer eigenen Kunden vorlegen. Eine öffentliche, nicht personalisierte Fassung steht zusätzlich unter nexdeck.app/avv.

Daneben finden Sie:

• Weitere Rechtsdokumente — Links zu Datenschutzerklärung, AGB, Unterauftragsverarbeiter-Liste, SLA, Cookie-Richtlinie und Impressum.
• Werbewiderspruch — Link zur Werbesperrliste: Wer einer werblichen Ansprache widersprochen hat, wird beim nächsten Listenimport nicht erneut kontaktiert. Gespeichert wird nicht die Adresse selbst, sondern nur ein daraus berechneter Prüfwert für den Abgleich.
• Wer ist wofür verantwortlich — eine Tabelle, die aufteilt, was NexDeck als Plattform übernimmt (Server, Verschlüsselung, Subprozessoren-Verträge) und was bei Ihnen als Betrieb liegt (Dateneingabe, eigene Einwilligungen, eigene Datenschutzerklärung für Ihre Endkunden).

E-Mail-Tracking — Öffnungs- und Klickmessung

Wo: Einstellungen → Rechtliches → Reiter E-Mail-Tracking

Optional zuschaltbar: NexDeck erfasst dann Öffnungs-Zeitstempel und geklickte Links in versendeten Rechnungen, Angeboten und Mahnungen. Standardmäßig ausgeschaltet. Owner und Admin können die Einstellung umschalten.

Datenexport und Anbieterwechsel

Wo: Einstellungen → Rechtliches → Reiter Datenexport

Hier fordern Sie einen Gesamtexport Ihrer Tenant-Daten an — als Vorbereitung für einen Anbieterwechsel oder einfach, um eine eigene Kopie zu haben.

Sie wählen den Umfang:

• Vollständig — Geschäftsdaten und Protokolle
• Nur Stammdaten des Mandanten

Danach läuft der Export im Hintergrund; Sie bekommen eine E-Mail, sobald er fertig ist, und finden ihn auf derselben Seite zum Herunterladen. Das Ergebnis ist ein ZIP mit Ihren Datensätzen als JSON und als CSV sowie den archivierten Dokumenten (Rechnungen, E-Rechnungs-XML, Angebote, Eingangsbelege). Eine beiliegende README.md beschreibt den Aufbau des Pakets; falls etwas wegen einer Mengengrenze ausgelassen wurde, liegt zusätzlich UNVOLLSTAENDIG.txt mit der Stückzahl bei.

Die Bereitstellung erfolgt spätestens innerhalb von 30 Kalendertagen — in aller Regel deutlich früher. Es läuft immer nur eine Anfrage gleichzeitig; ein weiterer Export ist erst möglich, sobald die laufende abgeschlossen ist.

Anfordern und herunterladen kann nur der Owner. Der Export enthält die Daten des gesamten Betriebs. Admin sieht die Seite, aber weder die bisherigen Anfragen noch einen Download.

Notfall, Sonderformat oder begleiteter Wechsel

Für Fälle, die der Self-Service-Knopf nicht abdeckt — ein Sicherheitsvorfall mit 72-Stunden-Frist, ein Sonderformat oder eine begleitete Migration zu einem anderen Anbieter — öffnet ein Button eine vorausgefüllte E-Mail an legal@nexdeck.de; für mehrstufige oder rechtlich komplexe Anfragen steht zusätzlich trust@nexdeck.de bereit.

Zusammenhang mit Kündigung und Löschung

Der Datenexport ist unabhängig von einer Vertragskündigung nutzbar — Sie müssen Ihren Vertrag dafür nicht kündigen. Wollen Sie Ihren NexDeck-Vertrag selbst beenden, Zusatzplätze anpassen oder einen Anbieterwechsel vorbereiten, ist das eine eigene Fläche: Ihr NexDeck-Vertrag: ansehen, erweitern, kündigen. Was nach einer Kündigung mit Ihren Daten passiert, regelt der AVV (Rückgabe bzw. Löschung); solange eine Aufbewahrungsfrist läuft (siehe unten), bleibt ein Löschen in NexDeck ohnehin gesperrt.

Kündigungsschaltfläche für Ihre eigene Webseite

Wo: Einstellungen → Rechtliches → Übersicht, Abschnitt „Kündigungsschaltfläche auf Ihrer Webseite"

NexDeck stellt Ihnen eine eigene Kündigungsseite bereit — mit Ihrem Firmennamen und Impressum, ohne Anmeldung erreichbar. Auf Ihrer eigenen Webseite binden Sie nur den Link dorthin ein. Dafür bekommen Sie fertige Code-Bausteine zum Kopieren für Plain HTML, WordPress, Shopify, Wix und React/Next.js, dazu den direkten Link zum Kopieren und Öffnen.

Ob Ihre eigenen Verträge mit Verbrauchern unter die gesetzliche Pflicht zur Kündigungsschaltfläche fallen, prüfen Sie selbst — die Seite zeigt dazu einen ausklappbaren Hinweis mit Fundstellen.

Widerrufsbelehrung und vorzeitiger Beginn bei Angeboten

Wo: Einstellungen → Rechtliches → Übersicht, Karte „E-Mail-Anhänge bei Angebots-Versand"

In dieser Karte legen Sie fest, welche Dokumente an Angebots-Mails und Auftragsbestätigungen angehängt werden. Zwei Bereiche betreffen Angebote an Verbraucher:

• Widerrufsbelehrung für Verbraucher — Verbraucher erhalten Widerrufsbelehrung und Muster-Widerrufsformular als PDF-Anhang an der Angebots-Mail und an der Auftragsbestätigung. Sie wählen die Quelle: von NexDeck erzeugt (Muster) — das amtliche Muster, in das nur Name, Anschrift und Kontakt Ihres Betriebs eingesetzt werden; das ist die Vorgabe — oder eigene hochgeladene PDF mit Belehrung und Formular aus Einstellungen → Dokumente. Solange dort nicht beide Dateien hochgeladen sind, hängt NexDeck die erzeugte Fassung an. Beim Verbraucherbauvertrag hängt NexDeck nur eine hochgeladene Belehrung an.
• Vorzeitigen Beginn bei der Online-Annahme abfragen — ab Werk aus. Ist der Schalter an, sieht ein Verbraucher auf der Annahmeseite ein eigenes Kästchen, mit dem er den Beginn vor Ablauf der Widerrufsfrist verlangen kann. Das Kästchen erscheint nur, wenn der geplante Beginn weniger als 14 Tage nach der Annahme liegt oder kein Termin eingetragen ist, und nicht beim Verbraucherbauvertrag. NexDeck zeigt danach am Auftrag, ob die Erklärung vorliegt und die Auftragsbestätigung zugestellt wurde.

NexDeck stellt Muster und Abfrage bereit. Ob Ihre Verträge ein Widerrufsrecht auslösen, ob Ihre hochgeladene Belehrung den Absatz zum Wertersatz bei vorzeitigem Beginn enthält und ob im Einzelfall Wertersatz geschuldet ist, prüft NexDeck nicht. Speichern können Inhaber und Administratoren über Einstellungen speichern.

Aufbewahrungs-Sperren

Wo: Einstellungen → Rechtliches → Reiter Aufbewahrung

Solange für Ihren Betrieb eine Sperre offen ist, wird nichts gelöscht. Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist endet nicht, solange die Unterlagen für eine laufende Prüfung von Bedeutung sind — ob das zutrifft, wissen nur Sie, deshalb tragen Sie es hier ein.

Sie wählen einen Anlass (Außenprüfung, Rechtsstreit, Behördliche Anordnung, Sonstiges) und geben einen Grund an, konkret genug, dass er später nachvollziehbar ist — zum Beispiel mit Aktenzeichen oder dem Datum der Prüfungsanordnung. Owner und Admin können eine Sperre setzen und auch wieder aufheben — mit einer Ausnahme: Eine Behördliche Anordnung heben nicht Sie selbst auf, das bleibt dem Betreiber vorbehalten.

Setzen Sie die Sperre im Zweifel: Sie verhindert ausschließlich Löschungen und lässt sich jederzeit wieder aufheben.

Wie lange Unterlagen ohne Sperre aufbewahrt werden

Während dieser Zeit ist das Löschen in NexDeck gesperrt; danach löscht NexDeck erst nach Ihrer Freigabe.

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