Vor-Ort-Anfrage

Sie stehen beim Kunden, es gibt noch keinen Auftrag und noch kein Projekt — trotzdem wollen Sie gleich messen und fotografieren. Dafür ist die Vor-Ort-Anfrage da: Sie nehmen Kontakt, Aufmaß und Fotos auf und geben alles ans Büro. Das Büro macht daraus Kunde und Projekt.

Wer das darf

Inhaber, Administration und Leitung können Vor-Ort-Anfragen von Haus aus anlegen. Monteure und andere Feldrollen bekommen das Recht einzeln unter Personal → Mitarbeiter → Berechtigungen anpassen („Vor-Ort-Anfragen anlegen“); dieselbe Seite erreichen Sie auch über Einstellungen → Mitarbeiter. Wer anlegt, sieht seine eigenen Anfragen; das Büro sieht alle.

So geht's auf dem Handy

1. Mehr → Vor-Ort-Anfragen → Neue Vor-Ort-Anfrage.
2. Kontakt eintragen: Name (Pflicht), Telefon, E-Mail, Adresse der Baustelle und kurz, worum es geht. Ein Kundendatensatz entsteht dabei noch nicht.
3. Privatkunde ist vorab angehakt. Nehmen Sie den Haken heraus, wenn es ein gewerblicher Kunde ist. Bei Privatkunden wird im Aufmaß jede Öffnung abgezogen, sonst gelten die Übermessungs-Schwellen (VOB/C-orientierte Richtwerte).
4. Aufmaß aufnehmen — mit denselben Wegen wie im Projekt: Vor Ort messen (Laser oder Zollstock), Foto und, wenn im Betrieb freigegeben, Sprache; beim Dachdecker Manuell. Den Bauplan gibt es an einer Anfrage nicht — der liegt erst am Projekt.
5. Fotos dazu.
6. An Büro übergeben. Das Büro bekommt eine Benachrichtigung. Bis das Büro die Anfrage übernommen hat, können Sie Aufmaß und Fotos noch ergänzen.

Ohne Netz

Im Keller oder im Funkloch speichert die App die Anfrage auf dem Gerät. Die Offline-App öffnet sich im Bereich Erfassen mit der Karte Vor-Ort-Anfrage:

• Anfrage speichern — Kontakt wie oben.
• Raum speichern — Raumname, Länge, Breite, Höhe. Abzüge und weitere Wege ergänzen Sie später mit Verbindung.
• Foto zur Anfrage — die Kamera öffnet sich, das Foto bleibt auf dem Gerät.

Sobald wieder Netz da ist, überträgt die App zuerst die Anfrage, danach Aufmaß und Fotos. Was noch wartet, steht unter Wartend. An Büro übergeben geht danach mit Verbindung auf der Anfrage-Seite — dort sehen Sie auch, ob alles angekommen ist.

Was das Büro macht

Unter CRM → Anfragen → Posteingang stehen die übergebenen Anfragen im Abschnitt Vor Ort aufgenommen, neben Kontaktformular- und Terminanfragen. In der Anfrage:

• Umwandeln — NexDeck schlägt einen bestehenden Kunden vor, wenn E-Mail, Telefonnummer oder Name passen. Sie wählen ihn oder legen einen neuen aus den Anfragedaten an, geben den Projektnamen ein und tippen Kunde und Projekt anlegen. Aufmaß und Fotos wandern ans neue Projekt; der Monteur sieht die Anfrage als „Umgewandelt“.
• Verwerfen — wenn nichts daraus wird.

Wie lange eine Anfrage ohne Auftrag bleibt

Wird eine Anfrage nicht umgewandelt, löscht NexDeck sie nach der Frist Ihres Betriebs ab Anlage: Kontaktdaten und Aufmaß werden gelöscht, Fotos entfernt. Voreingestellt sind 3 Monate. Ändern können Sie das unter Einstellungen → Vertrieb & Pipeline → DSGVO & Datenschutz → Vor-Ort-Anfragen ohne Umwandlung. Umgewandelte Anfragen gehören danach zum Kunden und Projekt und folgen deren Fristen.

Siehe auch: Aufmaß · Offline arbeiten · Anfragen