Angebote erstellen und versenden

Unter CRM → Angebote legen Sie ein neues Angebot an, aus dem Stand oder ausgehend von einer Anfrage oder einem Kunden.

1. „Neues Angebot" klicken.
2. Im Feld für den Empfänger den Kunden suchen und auswählen.
3. Einen Titel eintragen.
4. Unten die Positionen eintragen oder aus dem Katalog wählen, mit Einzelpreis.
5. „Angebot erstellen" klicken.

Positionen

Im Angebotseditor fügen Sie Positionen aus Ihrem Katalog ein oder tragen sie frei ein. Neben echten Leistungs- und Materialpositionen können Sie:

• Überschriften einfügen, um Positionen in Abschnitte zu gliedern,
• Freitext für Erklärungen zwischen den Positionen,
• Zwischensummen setzen,
• Positionen einrücken, um Unterpositionen zu bilden.

Positionen aus einem Aufmaß

Liegt für die Baustelle ein freigegebenes Aufmaß vor, legen Sie das Angebot in einem Schritt daraus an: auf Neues Angebot oben unter Aus freigegebenem Aufmaß anlegen die Baustelle wählen und Positionen wählen — oder in der Aufmaß-Liste Angebot erstellen, in der App Angebot vorbereiten. Sie haken die Aufmaß-Positionen an und sehen Mengen und Preise vorab; das Angebot entsteht mit Kunde und Positionen, jeder Raum wird zur Überschrift. Fehlt einer Position der Katalog-Preis, geht die Übernahme nicht, bis Sie im Aufmaß einen Katalog-Artikel zuordnen. In einem bestehenden Angebotsentwurf mit Projekt holen Sie weitere Positionen über Aus Aufmaß übernehmen dazu.

Optionale Positionen

Eine Position lässt sich als optional markieren. Sie steht im Angebot, zählt aber erst in die Gesamtsumme, wenn Ihr Kunde sie beim Annehmen bewusst auswählt. Im PDF ist eine optionale Position klar als solche gekennzeichnet — vor der Annahme als „nicht in der Gesamtsumme", danach als „gewählt" oder „nicht gewählt".

Zahlungsplan

Statt einer einzigen Zahlung bei Rechnungsstellung können Sie einen Zahlungsplan mit mehreren Raten hinterlegen (zum Beispiel eine Rate bei Annahme, eine bei Fertigstellung). Der Plan erscheint als eigener Abschnitt im Angebots-PDF.

Jede Rate wird später eine eigene Rechnung. Einträge der Art Rate tragen als Verwendungszweck eine gemeinsame Referenz, die mit „RF" beginnt. Ihr Kunde kann sie deshalb per Dauerauftrag zahlen, und der Bankabgleich erkennt die Referenz auch ab der zweiten Rate. Anzahlung und Schlussrechnung tragen ihre eigene Rechnungsnummer als Verwendungszweck. Mehr dazu unter Rechnung stellen.

Versenden

Verschickt wird ein Angebot erst, wenn Sie auf Versenden klicken — NexDeck tut das nicht von sich aus. Der Versand geht als PDF; ein Angebot bekommt keinen ZUGFeRD-Anhang (das ist eine Rechnungsfunktion). Haben Sie das Angebot anders übergeben, zum Beispiel ausgedruckt beim Termin vor Ort, nutzen Sie Als versendet markieren. Versenden lässt sich nur ein Entwurf.

Ist Ihr Kunde Verbraucher (oder ist im Angebot nicht angegeben, dass er Unternehmer ist), hängt NexDeck an die Angebots-E-Mail immer ein PDF mit Widerrufsbelehrung und Muster-Widerrufsformular an. Ab Werk erzeugt NexDeck es aus dem amtlichen Muster und setzt nur Name, Anschrift und Kontakt Ihres Betriebs ein. Ihre eigene hochgeladene Fassung nimmt NexDeck nur, wenn Sie unter Einstellungen → Rechtliches & Compliance → Rechtliches im Abschnitt E-Mail-Anhänge bei Angebots-Versand die Option eigene hochgeladene PDF wählen. Beim Verbraucherbauvertrag hängt NexDeck nur eine hochgeladene Belehrung an.

Gültigkeit abgelaufen

Liegt das Datum Gültig bis beim Versenden schon in der Vergangenheit, verschickt NexDeck das Angebot nicht und öffnet stattdessen den Dialog Gültigkeit abgelaufen. Dort wählen Sie ein neues Datum ab heute; erst mit Gültigkeit setzen und versenden (bzw. … als versendet markieren) geht es weiter. Still verlängert wird nichts.

In der Kanban-Ansicht von „Entwurf" nach „Versendet" ziehen

Ziehen Sie in der Ansicht Kanban einen Entwurf in die Spalte Versendet, ist das ein echter Versand: NexDeck fragt, ob es Per E-Mail versenden oder nur Als versendet markieren soll (etwa wenn Sie das Angebot ausgedruckt oder selbst verschickt haben). In beiden Fällen wird das Angebot unveränderlich und als PDF abgelegt — wie beim Knopf in der Angebotsansicht. Eine E-Mail geht nie ohne diese Wahl hinaus; mit Abbrechen bleibt alles beim Alten. Ist die Gültigkeit abgelaufen, öffnen Sie das Angebot und wählen dort ein neues Datum.

Bei anderen Zügen fragt ein Dialog nach einer Notiz, die im Verlauf des Angebots landet. Beim Zug auf Angenommen ist sie Pflicht (zum Beispiel „hat telefonisch zugestimmt"); beim Zug auf Abgelehnt wird sie als Ablehnungsgrund gespeichert.

Welche Angebote der Link zeigt

Über den Link in der E-Mail erreicht Ihr Kunde nur versendete Angebote. Ein Entwurf oder ein gelöschtes Angebot öffnet sich nicht. Haben Sie eine überarbeitete Fassung erstellt, zeigt der alte Link Es gibt eine neuere Fassung und lässt sich nicht mehr annehmen; ist die neue Fassung schon versendet, führt Zur aktuellen Fassung dorthin.

Link aufgerufen

Öffnet Ihr Kunde auf der Angebotsseite aus der E-Mail zum ersten Mal das PDF — über den Knopf Angebot als PDF öffnen —, steht am Angebot Link aufgerufen am … und der Status wechselt auf Link aufgerufen. Gespeichert wird nur dieser Zeitpunkt, keine IP-Adresse und kein Gerät. Wer die Seite nur ansieht, ohne das PDF zu öffnen, erscheint nicht; das Öffnen der Seite durch Virenscanner oder eine Mail-Vorschau zählt ebenso wenig wie Ihre eigenen Aufrufe.

Erfasst wird erst, wenn der Inhaber Ihres Betriebs der Fassung des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) vom 05.10.2026 zugestimmt hat. Bis dahin erfasst NexDeck keinen Aufruf und zeigt keinen an, und weder die E-Mail noch die Angebotsseite enthält den Hinweis dazu. Lässt sich die Zustimmung nicht feststellen, gilt dasselbe.

Ihr Kunde sieht in der E-Mail und auf der Seite einen Hinweis darauf und kann mit Aufruf nicht melden widersprechen. Dann wird der Zeitpunkt gelöscht, für dieses Angebot wird kein Aufruf mehr erfasst, und ein noch offenes Angebot steht wieder auf Versendet statt auf Link aufgerufen. Ein angenommenes oder abgelehntes Angebot behält seinen Status.

Unter Einstellungen → Dokumente & Vorlagen → Dokumente & Kommunikation schalten Sie die Funktion ab.

Annahme

Ihr Kunde nimmt über den Link in der E-Mail an. Dabei wählt er auch, welche optionalen Positionen er möchte. Der Knopf zum Annehmen heißt Zahlungspflichtig beauftragen; er wird erst aktiv, wenn Ihr Kunde das Kästchen zur verbindlichen Annahme gesetzt hat. Hat er Ihnen stattdessen telefonisch oder schriftlich zugesagt, tragen Sie das manuell ein: Als angenommen markieren.

Was bei der Annahme festgehalten wird

Nimmt Ihr Kunde über den Link an, speichert NexDeck am Angebot den Zeitpunkt sowie die IP-Adresse und die Browserkennung, mit der er angenommen hat; dasselbe gilt für Anlagen, die mit dem Angebot angenommen werden. Den Text des Annahme-Kästchens legt NexDeck dabei nicht gesondert ab. Bei Verbrauchern kommen die Zustimmung, die Unterlagen per E-Mail zu erhalten, und gegebenenfalls das Verlangen nach Beginn vor Ablauf der Widerrufsfrist hinzu: Diese Erklärungen werden im angezeigten Wortlaut mit Prüfsumme, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung gespeichert. Die Annahmeseite weist Ihren Kunden direkt über dem jeweiligen Knopf darauf hin und nennt Ihren Betrieb als Verantwortlichen. NexDeck hält diese Angaben nur fest — ob die Annahme wirksam ist, beurteilt NexDeck nicht.

Annahme durch Verbraucher

Ist Ihr Kunde Verbraucher und handelt es sich nicht um einen Verbraucherbauvertrag, führt die Annahmeseite durch diese Schritte:

1. Unterlagen per E-Mail — Ihr Kunde setzt einen Haken, dass er die Unterlagen per E-Mail statt auf Papier erhalten möchte, und klickt Unterlagen jetzt per E-Mail senden. Damit gehen ihm Widerrufsbelehrung und Muster-Widerrufsformular zu. Die Zustimmung gilt in NexDeck für dieses und künftige Angebote an dieselbe Adresse. Bei einem Folgeauftrag entfällt der Haken, und die Seite nennt Adresse und Datum der Zustimmung sowie den Weg zu Ihrem Betrieb. Will der Kunde eine andere Adresse oder lieber Papier, nimmt er die Zustimmung bei Ihrem Betrieb zurück; Sie vermerken das in NexDeck (siehe „Rücknahme der Zustimmung vermerken“ unten). NexDeck wertet eine Mail, die vor der Zustimmung versendet wurde (zum Beispiel die Angebotsmail), nicht als Versand der Unterlagen: Nach dem Zustimmungsklick gehen die Unterlagen immer neu. Annehmen kann Ihr Kunde erst, wenn die Unterlagen nach seiner Zustimmung gesendet wurden. Ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt, ist die Annahme über den Link nicht möglich; die Seite bittet dann, die Adresse zu prüfen oder Ihren Betrieb zu kontaktieren.
2. AGB und weitere Dokumente — haben Sie solche Dokumente hinterlegt, bestätigt Ihr Kunde in einem eigenen, nicht vorangekreuzten Kästchen, dass er sie zur Kenntnis genommen hat.
3. Verbindliche Annahme — das Kästchen, mit dem er das Angebot verbindlich annimmt und zustimmt, Rechnungen elektronisch zu erhalten.
4. Beginn vor Ablauf der Widerrufsfrist — ein Kästchen, mit dem Ihr Kunde verlangen kann, dass Sie schon vor Ablauf der Widerrufsfrist beginnen. Es erscheint nur, wenn Sie unter Einstellungen → Rechtliches & Compliance → Rechtliches den Schalter Vorzeitigen Beginn bei der Online-Annahme abfragen eingeschaltet haben (ab Werk aus) und der gewünschte Termin weniger als 14 Tage nach dem Annahmetag liegt oder fehlt. Annehmen kann Ihr Kunde auch ohne dieses Kästchen.

Bei Angeboten an Verbraucher ist im Angebot der Gewünschte Termin / Liefertermin Pflicht. Ohne ihn lässt sich das Angebot nicht versenden — auch nicht als „versendet“ markieren: NexDeck meldet „Bitte zuerst den gewünschten Termin eintragen“, und Sie tragen ihn über Bearbeiten nach.

Scheitert der Versand der Angebotsmail (zum Beispiel weil das PDF nicht erstellt werden konnte oder die Mail nicht hinausging), bleibt das Angebot ein Entwurf — oder, wenn der Versand erst nach dem Statuswechsel scheitert, setzt NexDeck es auf „Entwurf“ zurück. Sie bekommen eine Fehlermeldung mit dem Grund und können erneut versenden. Lässt sich der Status ausnahmsweise nicht zurücksetzen, sagt die Meldung das ausdrücklich; dann holen Sie den Versand außerhalb von NexDeck nach oder legen eine neue Version an.

Rücknahme der Zustimmung vermerken

Auf der Annahmeseite steht, dass der Kunde die Zustimmung, Unterlagen per E-Mail statt auf Papier zu erhalten, jederzeit gegenüber Ihrem Betrieb zurücknehmen kann. Nimmt er sie zurück, vermerken Sie das in NexDeck: Auf der Angebotsseite eines Verbraucher-Angebots zeigt die Zeile Unterlagen per E-Mail „Zustimmung vom …“ (mit der Adresse) und den Knopf Rücknahme vermerken. Der Knopf öffnet einen Dialog mit einem optionalen Notizfeld (zum Beispiel wie die Rücknahme einging, höchstens 500 Zeichen); erst mit Rücknahme vermerken im Dialog wird gespeichert. Danach steht dort „Rücknahme am … vermerkt“ (gespeichert ist der Zeitpunkt Ihres Vermerks). Der Dialog weist darauf hin, dass sich der Vermerk nicht rückgängig machen lässt. Den Knopf sehen Inhaber, Admin, Manager und Backoffice.

Ab dem Vermerk gilt in NexDeck für offene Angebote keine Zustimmung mehr: Die Annahmeseite zeigt dem Kunden wieder das Kästchen, und stimmt er neu zu, gehen die Unterlagen nach dieser neuen Zustimmung noch einmal hinaus. Für Angebote, die schon angenommen sind, bleibt der Nachweis, wie er bei der Annahme war — der Vermerk ändert weder diese Angebote noch ihre Auftragsbestätigung. Der Vermerk wird mit Datum, Nutzer und Notiz gespeichert und im Protokoll des Angebots festgehalten; er gilt für alle Angebote derselben Kundin oder desselben Kunden an diese Adresse und lässt sich nicht zurücknehmen. NexDeck hält nur fest, was Sie vermerken — ob die Rücknahme eingegangen ist, prüft NexDeck nicht.

Auftragsbestätigung

Nimmt Ihr Kunde über den Link an, geht die Auftragsbestätigung automatisch per E-Mail an ihn. Haben Sie die Annahme manuell eingetragen, lösen Sie sie selbst mit Auftragsbestätigung senden aus.

Den Versand der Auftragsbestätigung können Sie ausschalten — das wirkt aber nur bei Unternehmern, und dort für beide Wege: Auch Auftragsbestätigung senden vermerkt den Auftrag dann nur als bestätigt, eine E-Mail geht nicht hinaus. Auf Auftragsbestätigung erneut senden wirkt der Schalter nicht. Einen Zustellstand zeigt NexDeck bei Angeboten an Unternehmer nicht an.

Ist Ihr Kunde Verbraucher (oder ist im Angebot nicht angegeben, dass er Unternehmer ist), geht die Auftragsbestätigung auch bei ausgeschaltetem Versand hinaus. Die Widerrufsbelehrung steht darin, solange die im Angebot hinterlegte Widerrufsfrist nicht verstrichen ist und kein Widerruf erfasst wurde. Ohne Verbraucherbauvertrag ist die Auftragsbestätigung ein einziges PDF: der Auftrag, die Erklärungen Ihres Kunden von der Annahmeseite sowie Widerrufsbelehrung und Muster-Widerrufsformular.

Bei Angeboten an Verbraucher sehen Sie im Abschnitt „Wie kam der Vertrag zustande?“ auf der Angebotsseite, was mit dieser E-Mail geschehen ist:

• versendet — die E-Mail ist raus,
• beim Empfänger-Server angekommen — der Mailserver Ihres Kunden hat sie angenommen,
• hat den Kunden nicht erreicht — der Versand schlug fehl oder die Adresse ist unzustellbar (Bounce),
• wurde nicht versendet — zum Beispiel, weil keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist oder die Adresse auf der Sperrliste Ihres Betriebs steht.

In den beiden letzten Fällen prüfen Sie bitte die E-Mail-Adresse und senden die Auftragsbestätigung mit Erneut senden noch einmal — oder lassen sie Ihrem Kunden samt Widerrufsbelehrung auf anderem Weg zukommen, zum Beispiel ausgedruckt.

Auftragsbestätigung erneut senden

Ist der Auftrag bestätigt, schicken Sie die Auftragsbestätigung mit Auftragsbestätigung erneut senden an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Wurde sie schon einmal versendet, geht derselbe abgelegte Beleg wie beim ersten Mal hinaus; ist kein abgelegter Beleg vorhanden, erstellt NexDeck ihn neu. Haben Sie bei einem Unternehmer den Versand ausgeschaltet und ist deshalb noch keine Auftragsbestätigung hinausgegangen, verschicken Sie sie auf diesem Weg zum ersten Mal. Bei Unternehmern steht der Knopf oben auf der Angebotsseite. Bei Verbrauchern heißt er Erneut senden und steht im Abschnitt „Wie kam der Vertrag zustande?“ beim Zustellstand; gibt es dort keinen Zustellstand (ältere Bestätigungen), steht er oben. Hat Ihr Kunde den Widerruf erklärt, geht keine erneute Bestätigung hinaus. Dasselbe Angebot lässt sich höchstens einmal in zwei Minuten erneut senden.

Vorzeitiger Beginn: „Erklärung eingeholt“

Haben Sie Vorzeitigen Beginn bei der Online-Annahme abfragen eingeschaltet, zeigt NexDeck bei angenommenen Verbraucher-Aufträgen über dem Abschnitt „Wie kam der Vertrag zustande?“ eine Zeile Vorzeitiger Beginn, ebenso auf der Projektseite der mobilen App. Erklärung eingeholt steht dort, wenn Ihr Kunde den vorzeitigen Beginn verlangt hat, seine Erklärung im abgelegten PDF der Auftragsbestätigung enthalten ist und die Auftragsbestätigung zugestellt wurde. Ging sie über Ihr eigenes Postfach, steht der Status mit dem Hinweis da, dass dieser Weg keine Zustellbestätigung liefert.

Sonst nennt die Zeile, was vorliegt — zum Beispiel „Auftragsbestätigung kam als unzustellbar zurück“ oder „Kein vorzeitiger Beginn verlangt“ mit dem rechnerischen Fristende nach den hinterlegten Angaben, das NexDeck nicht prüft. Das Fristende nennt die Zeile nur, wenn für das Angebot ein Versand der Widerrufsbelehrung nach der Zustimmung „Unterlagen per E-Mail“ nachgewiesen ist (ohne Rückläufer); ging bis zur Annahme nur eine Mail vor der Zustimmung hinaus (zum Beispiel die Angebotsmail), steht dort stattdessen, dass kein Versand nach der Zustimmung nachgewiesen ist. Wo es weiterhilft, steht Erneut senden direkt dabei. Die Zeile ist nur ein Hinweis: Zeiterfassung und Einsätze sperrt sie nicht.

Legen Sie zu einem solchen Auftrag einen Termin an oder verschieben Sie ihn, zeigt NexDeck beim Speichern einen Hinweis, wenn der Einsatztag am oder vor dem rechnerischen Fristende liegt — oder wenn sich nach den hinterlegten Angaben kein Fristende errechnen lässt. Kam die Widerrufsbelehrung als unzustellbar zurück, erscheint der Hinweis unabhängig vom Datum. Das gilt auf der Plantafel am Computer und in der mobilen App. Gespeichert wird der Termin trotzdem.

Was nach der Annahme automatisch passiert (Projekt, erste Rechnung) steht in der Kette Von der Anfrage bis zur Mahnung.

Ein Angebot in der App ansehen

In der App öffnen Sie unter Angebote jedes Angebot zum Lesen: Nummer, Stand, Kunde, Titel und gegebenenfalls Nachtrag oder Fassung, darunter Netto, Umsatzsteuer (bei Kleinunternehmern der Hinweis darauf) und Gesamt, die Daten Angebotsdatum, Versendet am, Gültig bis, Angenommen am bzw. Abgelehnt am, die Positionen und eine Anmerkung. PDF öffnen gibt das Angebot als PDF aus — in der App über das Teilen-Fenster Ihres Handys, im Browser als Download.

Anlegen, Versenden und Annehmen bleiben am Computer. Die Seite sehen Sie nur mit dem Recht, Angebote anzusehen — im Außendienst ist es ab Werk nicht dabei, Ihr Inhaber kann es einzeln freischalten. Bei einem versendeten Verbraucherangebot zeigt das Projekt in der App einen QR-Code zur Annahme: Der Kunde öffnet ihn auf seinem eigenen Handy (siehe Projekte).

Rollen

Inhaber, Admin, Manager, Backoffice und Finanzen sehen Angebote — Finanzen, weil Angebote der kaufmännische Kontext für spätere Rechnungen sind.

Anlegen, bearbeiten und versenden dürfen Inhaber, Admin, Manager und Backoffice; Finanzen sieht Angebote nur. Auf der Angebotsseite sehen Sie nur die Knöpfe, deren Aktion Sie auch ausführen dürfen. Rechnung erstellen hängt am Recht, Rechnungen anzulegen — diesen Knopf sieht deshalb auch Finanzen. Wer Angebote bearbeiten darf, darf auch Entwürfe löschen — also auch das Backoffice. Ein bereits versendetes oder angenommenes Angebot lässt sich nicht löschen. Die Auftragsbestätigung erneut senden dürfen Inhaber, Admin, Manager und Backoffice.