Vertrieb-Einstellungen, Rechnungstexte, Automations- und E-Mail-Vorlagen

Fünf Einstellungsseiten, die sich alle um Vorlagen und Automatisierung rund um Kunden, Angebote und Pipeline drehen.

Vertrieb & Pipeline

Wo: Einstellungen → Unternehmen & Team → Vertrieb & Pipeline

• Pipelines — je Pipeline einstellbar, angelegt aus einem Branchen-Template.
• Lead-Automationen — automatische Aktionen bei Statuswechseln im Kanban-Board.
• Automatische E-Mails — welche Momente im Vertriebsprozess von selbst eine E-Mail auslösen.
• DSGVO & Datenschutz — Aufbewahrungs- und Löschfrist für verlorene Leads (Grundsatz der Speicherbegrenzung, Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO).

Dokumente & Kommunikation

Wo: Einstellungen → Dokumente & Vorlagen → Dokumente & Kommunikation

• Zahlungsbedingungen und Rechtstexte, die in Ihre Dokumente einfließen.
• Dokument-E-Mail-Konfiguration — Absender für den Dokumentenversand auswählen. Darunter steht der Hinweis „Keine Öffnungs- und Klickmessung an Belegen": Rechnungen, Angebote, Mahnungen und andere Belege gehen ohne Zählpixel und ohne umgeschriebene Links raus. Einen Schalter für die Messung gibt es hier nicht; die Messung für E-Mail-Serien stellen Sie unter Rechtliches → E-Mail-Tracking ein (siehe Rechtliches & Datenschutz).
• „Link aufgerufen" anzeigen — Schalter Aufruf melden, standardmäßig aktiviert. Öffnet ein Empfänger über den Link aus Ihrer E-Mail die Seite zu einem Angebot oder einer Rechnung und dort das PDF, sehen Sie am Beleg „Link aufgerufen am …". Erfasst wird nur der Zeitpunkt des ersten Öffnens, keine IP-Adresse und kein Gerät; wer die Seite nur ansieht, erscheint nicht, und Ihre eigenen Aufrufe zählen nicht. Der Empfänger sieht in der E-Mail und auf der Seite einen Hinweis und kann mit „Aufruf nicht melden" widersprechen. Ausgeschaltet wird kein neuer Aufruf erfasst, und der Hinweis in E-Mail und Kundenseite entfällt; bereits erfasste Zeitpunkte bleiben bis zum Abschluss des Belegs sichtbar. Gemeldet wird außerdem erst, wenn der Inhaber Ihres Betriebs der aktuellen Fassung des Auftragsverarbeitungsvertrags zugestimmt hat. Mehr dazu unter Angebote.

Die Geschäfts-E-Mail selbst (Domain, Postfächer, Zustellbarkeit) stellen Sie an anderer Stelle ein, unter Einstellungen → Geschäfts-E-Mail.

Rechnungstexte

Wo: Einstellungen → Dokumente & Vorlagen → Rechnungstexte

Standard-Textbausteine für Ihre Rechnungs-PDFs: Einleitung, Zahlungsbedingungen und Schlussbemerkung.

Automations-Vorlagen

Wo: Einstellungen → Dokumente & Vorlagen → Automations-Vorlagen

E-Mail-Vorlagen, die von den Pipeline-Automationen verschickt werden — zum Beispiel beim Nachfassen, als Willkommens-Mail oder als Erinnerung. Die Vorlagen sind nach Kategorie gruppiert; manche sind als vorgegeben erkennbar und gesperrt, andere können Sie bearbeiten.

E-Mail-Sequenzen

Wo: Einstellungen → Dokumente & Vorlagen → E-Mail-Sequenzen

Automatische E-Mail-Serien — zum Beispiel die Nachfrage zu einem verschickten Angebot, eine Begrüßungs-Serie für neue Kunden oder eine Bewertungsanfrage. Jede Serie zeigt, ob sie eingeschaltet ist, ihren Auslöser („Startet bei“) und wie viele Kontakte gerade in der Serie sind bzw. sie abgeschlossen haben, und lässt sich einzeln ein- oder ausschalten. Ob sie Öffnungen misst, ist pro Serie erkennbar.

Serien anlegen

• Standardvorlagen anlegen — solange noch keine Serie existiert, legt dieser Knopf drei Standard-Serien an: „Neue Anfragen nachfassen", „Angebot: eine Nachfrage" und „Begrüßung neuer Kunden". Alle drei sind ausgeschaltet und verschicken erst, wenn Sie sie einschalten. Nur in der Marketing-Branche legt derselbe Knopf zusätzlich die Tafeln für Verkauf und Auftragsabwicklung sowie Regeln für Laufzeit und Kündigung an.
• Neue Serie — hier wählen Sie eine Vorlage. Für Maler, Gebäudereinigung, Agenturen, Dachdecker, Bodenleger, Fliesenleger, Trockenbau und Service-Einsätze gibt es eigene Branchen-Vorlagen, dazu eine allgemeine Begrüßung nach der Auftragserteilung. Gibt es für Ihre Branche keine eigenen Vorlagen, sehen Sie alle; die Texte passen Sie nach dem Anlegen an.

Zahlen je E-Mail

Auf der Detailseite einer Serie zeigt die Tabelle „Zahlen je E-Mail", wie oft jede E-Mail der Serie verschickt wurde, wie viele Antworten kamen und wie viele E-Mails nicht zugestellt wurden. Antworten und nicht zugestellte E-Mails zählen bei der E-Mail, bei der die Serie gerade stand.

Die Spalten Geöffnet und Geklickt erscheinen nur bei Serien, die Öffnungen messen. Gezählt wird nur, wenn die Messung unter Rechtliches → E-Mail-Tracking eingeschaltet ist und der Empfänger in die Messung eingewilligt hat — je E-Mail höchstens einmal, auch wenn sie mehrfach geöffnet wurde. Die Zahlen sind deshalb eine Untergrenze, keine Öffnungsquote.

Jede Serie trägt eines von zwei Kennzeichen:

• Auftragsnachricht — Nachrichten zum laufenden Auftrag. NexDeck verlangt dafür keine Einwilligung in Werbe-E-Mails.
• Werbe-E-Mail · nur mit Einwilligung — geht nur an Kontakte mit bestätigter Einwilligung in Werbe-E-Mails; alle anderen lässt NexDeck aus. Die Vorlagen mit Bitten um eine Bewertung oder Weiterempfehlung und die Branchen-Vorlagen mit mehreren Nachfass-E-Mails zu einem Angebot sind so eingestellt.

Welche Art eine Serie hat, wählen Sie unter „Art der E-Mails". Jede Serie schreibt nur an den Kontakt, für den sie gestartet wurde, nie an Dritte.

Die eine Nachfrage zu einem Angebot

Die Standard-Serie „Angebot: eine Nachfrage" ist eine Auftragsnachricht mit dem Auslöser „Angebot verschickt". Sie besteht aus genau einer E-Mail: Sie fragt den Empfänger des Angebots, ob er Fragen dazu hat, und verlinkt das Angebot. So arbeitet sie:

• Wann: 7 Tage nach dem Versand des Angebots, spätestens 2 Tage vor Ende der Bindefrist („gültig bis", sonst 30 Tage nach dem Versand). Reicht die Bindefrist dafür nicht, entfällt die Nachfrage.
• Eine je Angebot: Je Angebot geht höchstens eine Nachfrage raus — automatisch oder von Hand über „Nachfassen" am Angebot. Haben Sie schon von Hand nachgefasst, entfällt die automatische. Jede weitere Nachfrage verschickt NexDeck nur an Empfänger mit bestätigter Einwilligung in Werbe-E-Mails.
• Ankündigung: Ist die Serie eingeschaltet, steht in der Angebots-E-Mail, dass Sie in einigen Tagen einmal nachfragen, mit einem Link zum Abbestellen. Der Link führt auf eine Seite mit einem Knopf; erst der Knopf bestellt die Nachfrage zu diesem Angebot ab. Die Nachfrage selbst enthält denselben Link.
• Sie entfällt, wenn das Angebot angenommen, abgelehnt oder abgelaufen ist, wenn der Empfänger die Nachfrage abbestellt oder sich von Ihren E-Mails abgemeldet hat und wenn Sie schon nachgefasst haben.
• Pflichtangaben: Solange Ihre Angaben für Impressum und Datenschutzerklärung unvollständig sind, hält NexDeck die Nachfrage an, wie jede Serie.

Eine Nachricht zum Auftrag mit dem Auslöser „Angebot verschickt" lässt sich nicht auf mehrere E-Mails erweitern. Für mehrere Nachfass-E-Mails stellen Sie die Serie auf Werbe-E-Mail um oder nehmen eine Branchen-Vorlage — dann gehen sie nur an Empfänger mit Einwilligung.

Eine eingeschaltete Serie lässt sich nicht löschen. Waren schon Kontakte eingetragen, bleibt sie zum Nachweis erhalten; ausgeschaltet verschickt sie nichts. Für Platzhalter, die oft leer sind (zum Beispiel „Angebot gültig bis"), warnt der Editor, wenn kein Ersatztext gesetzt ist. Eine Serie mit dem Auslöser „Angebot verschickt" endet, sobald genau dieses Angebot angenommen, abgelehnt oder abgelaufen ist.

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