Assistent Nex — was er heute kann

Nex ist der Assistent in NexDeck, den Sie per Text oder Sprache fragen. Dieser Artikel beschreibt, was er heute kann. Neue Fähigkeiten kommen hier dazu, sobald sie verfügbar sind.

Was Nex für Sie tun kann — je nach Rolle

Nex kann nur, was Sie selbst in NexDeck auch dürfen. Er sieht dieselben Daten wie Sie. Was davon erscheint, hängt außerdem davon ab, welche Bereiche Ihr Betrieb nutzt — ohne Bautagebuch kein Bautagebuch-Eintrag, ohne verbundenes Postfach kein E-Mail-Entwurf.

• Monteure und Mitarbeiter im Feld: eigene Einsätze samt Projekt und Kunde abfragen, „Was steht heute an?" fragen, eigene Aufgaben und Termine anlegen, Zeit buchen, einen Bautagebuch-Eintrag diktieren, ein Aufmaß oder eine Baustellennotiz festhalten, die Fahrzeuge sehen.
• Inhaber, Admin, Betriebsleitung: zusätzlich die Einsätze aller Mitarbeiter sehen, neue Einsätze und Umplanungen vorschlagen, Rechnungen, Bankumsätze und Ausgaben abfragen, Kunden und Anfragen anlegen, Angebotsentwürfe und Nachbestellungen vorbereiten, ein Projekt planen lassen, Lieferanten abfragen und Personalfristen nachsehen (Qualifikationen, Befristungen, Unterweisungen, Lohnstichtag). Ist Ihr Postfach verbunden, entwirft Nex E-Mails an Kunden; Inhaber und Admin können ihn dafür auch die letzten E-Mails eines Kontakts lesen lassen.
• Disponent: die Einsätze aller sehen, Einsätze und Umplanungen vorschlagen, Termine und Aufgaben anlegen, Projekte, Fahrzeuge und Lieferanten abfragen — keine Finanzdaten.
• Touren (Reinigung und Field-Service): Wer Touren sieht, fragt Nex „Welche Touren sind heute?“ und bekommt die Touren des Tages mit Status, Beginn und Stopps. Mitarbeitende im Feld sehen dabei nur die eigenen Touren und die ihrer Kolonne, ausgefallene Touren nennt Nex nur auf Nachfrage. Inhaber, Admin, Betriebsleitung, Disposition und Backoffice lassen sich außerdem eine wiederkehrende Tour vorschlagen, siehe Touren planen mit Nex.
• Backoffice: die Einsätze aller sehen, Einsätze und Umplanungen vorschlagen, Kunden und Anfragen anlegen, Angebotsentwürfe, Nachbestellungen und E-Mail-Entwürfe vorbereiten, ein Projekt planen lassen und Rechnungen abfragen — Bankumsätze und Ausgaben nicht.
• Buchhaltung: Rechnungen, Bankumsätze, Ausgaben und Einkaufspreise abfragen, Projekte, Fahrzeuge und Lieferanten sehen, die eigene Zeit buchen.

Fragen zur Bedienung („Wie beantrage ich Urlaub?", „Wo stelle ich die Zwei-Faktor-Anmeldung ein?") beantwortet Nex aus dieser Hilfe und nennt Ihnen den passenden Artikel als Link. Findet er nichts Passendes, ist er angewiesen, das zu sagen statt eine Anleitung zu erfinden — prüfen Sie im Zweifel den verlinkten Artikel.

An den Support weitergeben: Hat die Hilfe keinen passenden Artikel oder möchten Sie ausdrücklich den Support sprechen, fragt Nex: „Soll ich das an den NexDeck-Support geben?" Erst nach Ihrem Ja legt er eine Supportanfrage mit Ihrer Frage an. Die Antwort kommt per E-Mail. Das geht in jeder Rolle, die das Hilfecenter öffnen kann.

Eine Seite öffnen: „Öffne die Rechnungen" oder „Wo finde ich meine Termine?" — Nex zeigt eine Karte und öffnet die Seite nach drei Sekunden. Mit Abbrechen bleiben Sie, wo Sie sind. Nex bietet nur Seiten an, die Sie mit Ihrer Rolle und den Bereichen Ihres Betriebs auch selbst öffnen können.

Weitere Fragen, die Nex beantwortet

• „Kann ich Projekt Weber abrechnen?" oder „Was fehlt noch bei Projekt Weber?" — Nex fasst zusammen: gebuchte Stunden der letzten 90 Tage, noch offene Zeilen im Zahlungsplan des angenommenen Angebots, wie viele Materialbuchungen erfasst sind und das Ergebnis einer Stichwortsuche nach Mängel-Hinweisen in bestätigten Bautagebuch-Einträgen der letzten 30 Tage. Nex liest dabei nur — eine Rechnung erstellen Sie selbst über das Projekt oder den Zahlungsplan. Die Frage beantwortet Nex auf der Übersicht sowie bei den Projekten und Aufgaben, und zwar für jede Rolle, die Projekte sieht — auch hier nur zu Projekten, die Ihnen in NexDeck sonst ebenfalls angezeigt werden.
• „Welches Material wurde bei Projekt Weber verbaut?" — Nex nennt die bis zu 20 jüngsten Materialbuchungen des Projekts mit Menge, Einheit, Notiz und Datum. Einen Abgleich mit geplanten Mengen macht er nicht. Voraussetzung ist der Bereich Projekte.
• „Welche Artikel sind im Lager knapp?" — Auf der Übersicht nennt Nex, wie viele Artikel er im Lager gefunden hat und wie viele davon den Mindestbestand erreicht oder unterschritten haben. Welche Artikel das sind, sehen Sie unter Betrieb → Zentrallager, sofern Ihr Betrieb den Bereich Zentrallager nutzt. Für die Auskunft von Nex sind der Bereich Anlagenverwaltung und das Recht nötig, den Lagerbestand zu sehen.
• Verschiebewunsch ans Büro: Hat das Büro einen Termin für Sie eingeplant, sagen Sie zum Beispiel „Sag dem Büro, der Termin bei Weber muss auf Freitag". Nex zeigt die Karte „Verschiebewunsch ans Büro?" mit Ihrem Wunsch und, falls genannt, dem Grund. Mit Senden geht der Wunsch an alle, die im Betrieb Termine umplanen; Verwerfen schickt nichts. Der Termin selbst ändert sich dadurch nicht. Das geht nur für eigene Termine, die weder abgesagt noch erledigt sind, und in jeder Rolle, die eigene Termine anlegen darf.

Wie Nex Einsätze vorschlägt und umplant, steht unter Einsätze planen und Einsatzlage und Umplanen.

Was Nex direkt anlegt — und was er nur vorschlägt

Direkt angelegt wird, was Sie Nex ausdrücklich auftragen und was Sie jederzeit selbst ändern oder löschen können:

• eine Aufgabe („Erstelle eine Aufgabe: Fenster schleifen, morgen"),
• eine Anfrage („Neue Anfrage von Familie Weber") oder ein Kunde,
• ein Termin im Kalender,
• eine Zeitbuchung.

Als Entwurf angelegt wird ein Angebot mit Positionen, die Sie diktieren, ein Bautagebuch-Eintrag und eine E-Mail an einen Kunden. Ein Entwurf geht nirgendwohin: Sie prüfen ihn im jeweiligen Bereich und schicken ihn selbst ab.

Nex sagt Ihnen danach, was er angelegt hat. Prüfen Sie es kurz in der jeweiligen Liste.

Nur als Vorschlag kommt alles, was weitreichender ist — zum Beispiel ein Einsatz oder eine Umplanung in der Planung, eine Nachbestellung beim Lieferanten, ein Angebot aus einem Aufmaß, ein neues Aufmaß, ein geplantes Projekt, eine wiederkehrende Tour oder eine Änderung an einem bestehenden Termin (verschieben, Ort, Notiz, Kunde). Dafür zeigt Nex im Chat eine Karte mit den vorgeschlagenen Werten. Erst wenn Sie sie bestätigen, entsteht etwas, das Sie im jeweiligen Bereich prüfen.

Nex verschickt nie etwas an Ihre Kunden — kein Angebot, keine Rechnung, keine Mahnung, keine E-Mail.

Wie Nex Kunden und Anfragen beim Namen findet

Nennen Sie Nex einen Kunden oder eine Anfrage beim Namen, sucht er in Firmenname, Vor- und Nachname und Ansprechpartner. Jedes Wort, das Sie nennen, muss irgendwo passen; die Reihenfolge ist egal. Umlaute und Akzente gleicht Nex an — „Müller", „Mueller" und „Muller" finden denselben Kunden, „Cafe" findet „Café". Wörter wie „Herr", „Frau", „Familie" oder „Firma" und Rechtsformen wie „GmbH" lässt er beim Vergleich weg.

Passen mehrere Einträge oder nur einer unsicher (etwa bei einem abgekürzten Namen), wählt Nex nicht selbst, sondern fragt zurück, wen Sie meinen. Bei gleichem Namen nennt er Kunden vor Anfragen.

Rückgängig machen

Sagen Sie „Mach das rückgängig", nimmt Nex seine letzte Aktion für Sie zurück — einen Termin, eine Anfrage, eine Aufgabe oder eine Zeitbuchung, die er angelegt hat. Das geht nur innerhalb einer Stunde und nie bei Rechnungen oder Finanzbuchungen. Eine Zeitbuchung in einem abgerechneten oder abgeschlossenen Lohnmonat bleibt stehen.

Nicht über „Mach das rückgängig" zurücknehmen lässt sich alles, was Sie über eine Vorschlagskarte bestätigt haben — etwa ein Einsatz oder eine Umplanung —, außerdem ein angelegter Kunde, eine angelegte oder verschobene Verkaufschance, ein Angebotsentwurf, eine Notiz, ein E-Mail-Entwurf oder ein Bautagebuch-Eintrag. Das ändern oder löschen Sie im jeweiligen Bereich selbst.

Was Nex bewusst nicht tut

Nex nennt Ihnen keinen Verkaufspreis, keinen Aufschlag und keine Marge. Was Sie Ihrem Kunden berechnen, entscheiden Sie. Eine vom Assistenten geschätzte Spanne sähe wie eine Empfehlung aus, ohne aus Ihren Zahlen zu stammen. Solche Fragen beantwortet Nex deshalb nicht.

Einkaufspreise nennt er Inhaber, Admin, Betriebsleitung und Buchhaltung gern, zum Beispiel „Was kostet Artikel X bei 200 Stück?" — das kommt aus den Preisen Ihres Lieferanten.

Nex ist eine KI

Antworten von Nex entstehen mit künstlicher Intelligenz und sind als solche gekennzeichnet. Prüfen Sie Zahlen und Vorschläge, bevor Sie sich darauf verlassen.

Damit Nex Ihnen antworten kann, gehen Ihre Eingaben an KI-Dienste. Das geschieht erst, wenn Sie persönlich zugestimmt haben — siehe KI-Funktionen: Ihre persönliche Zustimmung.